Lagemaat: "Met de software van AFAS en Cleverdesk bewegen we steeds meer naar een digitale organisatie"

‘Alle administratieve processen hebben we nu in één pakket gewaarborgd, waarbij we met één druk op de knop de juiste gegevens naar voren halen.’

Lagemaat is een snelgroeiend familiebedrijf dat vooroploopt in de sloopbranche. Het was enkele jaren geleden dan ook tijd om in te zetten op digitalisering van bedrijfsprocessen met de software van AFAS en Cleverdesk. En kijk nu: Lagemaat heeft de papierstroom enorm verminderd, met een druk op de knop halen medewerkers de juiste informatie naar voren en de foutgevoeligheid is afgenomen. 

Soms groeien bedrijven harder dan ze zelf hadden voorzien. Lagemaat is een mooi voorbeeld. Telde de organisatie 15 jaar geleden nog 25 medewerkers, inmiddels zijn dat er maar liefst ruim 250. Cruciaal daarin is de keuze voor digitalisering geweest. Met het toenemen van de hoeveelheid werk en daarmee de papieren rompslomp, besloot de directie van Lagemaat voor een financieel pakket te kiezen en de projectadministratie te digitaliseren. Uiteindelijk liep het familiebedrijf door de groei ook tegen de grenzen van die oplossing aan. ‘Het was onbeheersbaar geworden’, blikt financieel directeur Bart Kemper terug. ‘Administratieve processen waren versnipperd, er moest wat gebeuren. We waren toe aan één centraal systeem voor onze administratie en eenduidigheid in onze werkwijze. Dat was het moment om verder te automatiseren en bedrijfsprocessen te integreren in één allesomvattend ERP-pakket.’ 

Een ERP-systeem dat kan meegroeien

De directie van Lagemaat kwam uit bij AFAS en Cleverdesk, die als partners van elkaar de gewenste oplossing bieden. AFAS als ERP-pakket, Cleverdesk met specifieke software voor planning en urenregistratie en accordering. ‘De flexibiliteit en schaalbaarheid van deze oplossing gaf voor ons de doorslag’, verklaart Corine. ‘Vijftien jaar geleden hadden we niet gedacht dat we nu zo gegroeid zouden zijn. En hoe we er over vijftien jaar voor staan, is niet te voorspellen. Groei is niet een doel op zich, maar we lopen er niet voor weg. Daarom hebben we gekozen voor een pakket dat met ons mee kan groeien.’

Tijdwinst en minder foutgevoeligheid

Eerst de balans opmaken: wat heeft het gebruik van Cleverdesk en AFAS de organisatie van Lagemaat nu al opgeleverd? Dat is een vraag voor Niels Schuurman, die het functioneel beheer van AFAS op zich heeft genomen. Hij is positief over de resultaten tot nu toe: ‘Alle administratieve processen hebben we nu in één pakket gewaarborgd, waarbij we met één druk op de knop de juiste gegevens naar voren halen. De handmatige handelingen zijn beperkt en dat levert tijdwinst op. Daarnaast is de foutgevoeligheid verminderd, nu alle gegevens uit één database komen. Een groot verschil met de versnipperde situatie zoals we die voorheen kenden. Toen was data veel moeilijker te verkrijgen uit alle pakketten. Nu weten we waar we moeten zoeken. Daardoor kunnen we bezig met workflows inrichten en processen steeds verder automatiseren.’

Eenvoudiger vastleggen en alle gegevens bij de hand

Ook de gebruikerservaringen met Cleverdesk en AFAS zijn positief, zowel op de werkvloer van Lagemaat als ‘buiten’ op projecten. Al had dat wel even tijd nodig, vertelt Bart. ‘Onze mensen hebben wel even moeten wennen aan de nieuwe software. En daarbij: sommige administratieve werkzaamheden worden nooit leuk. Maar het loopt goed, iedereen kan met de app werken en medewerkers zien er steeds meer de voordelen van in. Als je buiten aan het werk bent vul je de bon in op de app. Dat is eenvoudiger vastleggen. En je hebt alle gegevens bij de hand, zoals projectnummers. Het biedt dus ook inzicht.’