"Ik dacht: het moet ook anders kunnen!"


Dat je als applicatiebeheerder het verschil kunt maken bewees Joyce Voll bij Payroll- en HRM  dienstverlener Kolibrie. Ze bedacht een manier van werken, waar anderen aanvankelijk niet in geloofden. Gesteund door haar directie en de software van AFAS zette ze door. Met een indrukwekkend resultaat.


Kolibrie in het kort

Branche:

Payrolling

Aantal medewerkers:

60 medewerkers

Gevestigd in:

Tilburg

Klant van AFAS sinds:

1 augustus 2009

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:

Joyce Voll


Schaap met de 5 poten


“Veel ondernemers denken dat ze het schaap met de vijf poten moeten zijn. Dat is natuurlijk onzin. Het is juist de kunst om goede mensen om je heen te verzamelen.” Aan het woord is Harold Briels, commercieel directeur bij Kolibrie. “Als vertegenwoordigers van een bedrijf dat payroll- en HRM-diensten verkoopt, hebben wij als directie uitgesproken ideeën over hoe je in een organisatie met elkaar het beste resultaat bereikt. Door niet alleen het talent van medewerkers maximaal te benutten, maar ook door te investeren in bedrijfsautomatisering. Daarmee maken wij de dienstverlening van ons bedrijf bewezen beter en sneller.”

Het talent en de kennis van automatisering komen bij Kolibrie samen op de afdeling ICT, waarvan Joyce Voll onderdeel uitmaakt. Zij is er werkzaam als functioneel applicatiebeheerder, sinds 2009. In dat jaar stapte het bedrijf over op de ERP-software van AFAS, na een oriëntatieronde onder leveranciers. Kolibrie was op zoek naar een nieuwe softwarepartner omdat de relatie met de oude leverancier verslechterde. De software van deze partij was instabiel vanwege verouderde techniek, herinneren Briels en Voll zich nog goed.



Kolibrie Online

“In eerste instantie waren we op zoek naar een goed verloningspakket” zegt Joyce, “maar toen we uiteindelijk bij AFAS uitkwamen kregen we daar nog veel meer functionaliteit bij. We hebben het overgrote deel van de ERP-software van Profit dan ook in gebruik genomen. Voor onze eigen Kolibrie-medewerkers hebben we InSite ingericht als Intranet en voor de medewerkers die we verlonen hebben we Kolibrie Online. Dat is een portal van AFAS-partner Akyla die we gebruiken omdat we daarmee de urenregistratie sluitend kunnen uitvoeren.” Bovendien is deze portal specifiek bedoeld voor organisaties die actief zijn op het gebied van uitzenden en payrollen, vult Harold Briels aan. “De functionaliteit kan uitstekend overweg met grote volumes.” In het geval van het Tilburgse bedrijf gaat het om zo’n vijftienduizend mensen die op de payroll staan.



Spectaculaire tijdwinst

Joyce bedacht onlangs een andere manier om het geheel administratief beter in te richten binnen AFAS, legt ze uit. “Niet zoals we het altijd al deden, maar op basis van wat echt zinvol was. Je kunt allerlei gegevens invoeren van medewerkers, maar als je er verder niets mee doet, is dat niet efficiënt. Andere payrollers en sommige deskundigen zagen echter niets in mijn idee. Toch heb ik doorgezet.” En met succes. In de vorige softwareomgeving duurde het draaien van een verloningsrun minimaal twee uur. Die verwerkingstijd is spectaculair verminderd, tot niet meer dan vijftien minuten. Op een totaal van vijftienduizend medewerkers scheelt dat een slok op een borrel. En bij seizoenspieken van vijfentwintigduizend medewerkers natuurlijk nog een stuk meer. Daarnaast duurde het inschrijfproces voor een nieuwe payrollmedewerker tot en met het uitsturen van een contract eerder vijftien minuten. Die verwerkingstijd is teruggebracht tot een derde van de oorspronkelijke duur. Ook de herrekening van uren aan het eind van het jaar (de zogenoemde TerugWerkende Kracht) waar meerdere collega’s in het verleden lange nachten voor maakten, neemt nu slechts een derde van de tijd in beslag. 

Bovendien werden er nog een stel kleinere verbeteringen gerealiseerd. Zoals het opschonen van het aantal analyses in het pakket. Want als je niet meer dan vijftig van de driehonderd in het pakket beschikbare analyses gebruikt, waarom zou je die tweehonderdvijftig ongebruikte analyses dan telkens updaten? 



Meten is weten

“Je moet niet alles kapotmeten, maar natuurlijk wel weten waarover je praat”, zegt Harold Briels. “Wij worden als directie heel blij van de maatwerkanalyses die we krijgen aangeleverd. Wij hebben hierdoor voortdurend goed in beeld hoe we ervoor staan op het gebied van omzet, marges, targets, uitval, inleen, bleeders en afhakers. Overigens is het systeem zo ingericht dat wanneer er signalen zijn dat relaties afscheid van ons zouden willen nemen, onze accountmanagers en interne consultants daarover via een workflow direct worden geïnformeerd.”

Analyses en rapportages zijn nuttig, stelt Briels, maar vertellen naar zijn mening niet het hele verhaal. “Je moet je niet blindstaren op cijfers, maar ook oog blijven houden voor het menselijke aspect.” Dit wordt wel het best geïllustreerd door de manier waarop Briels zegt de tijdwinst te benutten die de slimme automatisering oplevert. “Die investeren wij onder andere in onze relaties. Een servicegerichte houding is in het horecawezen namelijk extreem belangrijk. Dat blijkt wel uit het feit dat we in de branche niet over klanten spreken, maar over gasten. Kolibrie heeft zelf trouwens ook helemaal geen klanten, alleen maar relaties. Daarnaast zorgt de tijdswinst er ook voor dat we kunnen investeren in de rol en werkzaamheden van onze interne medewerkers.”



Indrukwekkende resultaten

Het zijn alles bij elkaar uitermate indrukwekkende resultaten, vindt ook commercieel directeur Briels. Hij looft de vasthoudendheid van Joyce. “Ze is ook niet voor niets AFAS-expert.” Ondanks alle lof blijft Joyce de bescheidenheid zelve. “Dat ik diepe kennis heb van Profit hoor je mij echt niet zo snel zeggen. Het succes is naar mijn mening mede te danken aan de consultants van AFAS. Ik heb ze leren kennen als zeer waardevolle sparringpartners”, aldus Joyce die zegt verder geen verbeterpunten voor de softwareleverancier te kunnen bedenken. “Nee, die heb ik eigenlijk niet. Wel voor mezelf, daar kijk ik liever naar. We benutten namelijk nog steeds af en toe de mogelijkheden voor de vrije inrichting van software, terwijl ons uitgangspunt is dat we ons aan de standaardinrichting conformeren.” 





Over Kolibrie

Kolibrie bestaat sinds 1994 en is destijds begonnen als uitzendbureau voor de horecasector. Rond de eeuwwisseling werd de focus verlegd naar het payrollen voor organisaties die actief zijn in recreatie, horeca en cultuur. Inmiddels werken er ruim tachtig mensen bij het in Tilburg gevestigde bedrijf. “Toen we bij Kolibrie begonnen met de verloningsactiviteiten was er niet meer dan een handvol payrollbedrijven actief”, legt commercieel directeur Harold Briels uit. “Inmiddels loopt het aantal payrollers in de honderden. De concurrentie is moordend en wordt met name op prijs gevoerd. Dat heeft het imago van de payrollmarkt trouwens geen goed gedaan. Bij Kolibrie concurreren we nadrukkelijk niet op prijs, maar op kwaliteit. ‘Geen kleine lettertjes en de beste arbeidsvoorwaarden voor onze payrollmedewerkers’ is ons credo. We nemen een zo transparant mogelijke dienstverlening als uitgangspunt.” 

Het is de ambitie van Kolibrie om actief te zijn als totaalaanbieder voor de horecasector. Het overgrote deel van de omzet behaalt Kolibrie nu nog met payrolling, maar het bedrijf is druk bezig met het in de markt zetten van twee nieuwe dienstverleningsconcepten. Het eerste concept, HRM Diensten, heeft betrekking op talentontwikkeling. Het tweede concept, Kolibrie Next, richt zich op het uitzenden van de jongste generatie werknemers, die anno 2018 andere denkbeelden hebben over leven en werken.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de brochure

Wil je meer weten over de software van AFAS?
Download dan de brochure.