Bij de start van KIBO was de Leusdense softwareleverancier voor Boogaard echt een voorbeeld. “Aan de voorkant ziet het er bij AFAS mooi en innovatief uit met een hele positieve vibe. Mensen zijn enthousiast om er te werken, ik vind dat ongelofelijk knap.” Toen hij later persoonlijke relaties aanknoopte met medewerkers van AFAS, werd dat beeld alleen maar bevestigd. “Je komt in een warm bad terecht en hun verhaal klopt gewoon.
Boogaard kwam in aanraking met AFAS omdat hij van andere accountantskantoren hoorde dat hun software zo goed is. “Dat hebben we vervolgens serieus onderzocht. We kwamen tot de slotsom dat de ERP-software van AFAS een uitstekende basis biedt om te groeien.” In de huidige setting wordt die basis gevormd door de onderdelen CRM, HRM, Financieel, Fiscaal, OutSite en InSite. Plannen voor verdere uitbreiding zijn er momenteel niet. Boogaard: “Wij kunnen met ons huidige ERP-pakket makkelijk doorgroeien naar twee- of driehonderd medewerkers. Omdat het fundament goed is.”
Aan innovatieve oplossingen dan ook geen gebrek bij KIBO. De klant wil weten waar hij aan toe is, dus een jaarrekening voor een vast bedrag is een interessante propositie. Vorig jaar is KIBO gestart met een geautomatiseerde e-mail rond de btw-aangifte. In het verleden werd een btw-aangifte als PDF via e-mail naar de klant gestuurd, al gauw een kwartier werk. In de huidige situatie start er een workflow die automatisch een e-mail uitstuurt op het moment dat een btw-aangifte in het systeem wordt opgeslagen. De vervolgstap, die KIBO naar verwachting dit najaar maakt, is dat ook die e-mail verdwijnt. De klant krijgt dan via OutSite een signaal dat de btw-aangifte klaar staat. “Je moet het de klant makkelijk maken”, stelt Boogaard.
Boogaard ergert zich in de accountancy regelmatig aan wat in zijn ogen achterhaalde opvattingen zijn. “In onze branche geldt de jaarrekening nog steeds als een heilige graal. Maar die klant is daar vaak helemaal niet in geïnteresseerd. Terecht niet, want zo’n jaarrekening is eigenlijk een overbodig product. De klant is op zoek naar toegevoegde waarde die een tussentijdse analyse hem bijvoorbeeld biedt. Om die reden voorzien wij klanten iedere maand of elk kwartaal van zo’n analyse, inclusief toelichting uiteraard. Net als AFAS gebruiken we daar dashboards bij die de klant een goed overzicht geven hoe de zaken ervoor staan.”
De filosofie van de KIBO-voorman is om de bedrijfsvoering op zo’n manier in te richten dat zijn medewerkers zoveel mogelijk klantcontact hebben. “Als je bij de klant zit, komt er altijd werk uit. Die klant wil weten hoeveel belasting hij moet betalen, of heeft behoefte aan een financieringsaanvraag.
Boogaard: “Als ik de processen rond het grootboek, de jaarrekening en de fiscale aangifte zo veel mogelijk automatiseer, dan is er meer tijd beschikbaar voor het contact met de klant.”
KIBO Accountants en Belastingadviseurs, in 2011 opgericht door Hein Kievit en Martin Boogaard, is van twee man uitgegroeid tot een team van dertig enthousiaste accountants en (belasting)adviseurs. Het bedrijf opereert vanuit het Zuid-Hollandse Middelharnis. De medewerkers van KIBO geloven dat ze veel meer kunnen betekenen voor ondernemers dan de traditionele accountant laat zien. ‘Accountants die verbazen’, is daarom de slogan van KIBO. De organisatie speelt in op de behoefte bij veel ondernemers aan een nieuw soort dienstverlening, waarbij de accountant samen met de ondernemer vooruitkijkt in plaats van terugblikt.
Benieuwd naar het volledige klantverhaal?