Bij Cycloon Post & Fietskoeriers beschouwen ze de ERP-software als smeermiddel voor de organisatie. Geen wonder, want na voltooiing van twee derde van de implementatie is de kwaliteit van de backoffice er met sprongen op vooruit gegaan. Toch valt er nog genoeg winst te behalen. “Gezien de groei die we doormaken, zijn we misschien wel nooit klaar met automatiseren.”
Transport en Logistiek
900 medewerkers
Zwolle
18-05-2017
ERP-pakket
Marieke Snoek (Algemeen Directeur)
Marike ter Pelle (Projectleider ICT)
In een periode van twintig jaar groeide Cycloon uit tot de grootste fietskoerier van Europa. Daarnaast verwerkt het bedrijf jaarlijks ongeveer vijftien miljoen poststukken. Met die gezamenlijke activiteiten bedient Cycloon meer dan 2.400 klanten. Geen wonder dat die forse groei noodzaakte tot een professioneel geautomatiseerde bedrijfsvoering. Dat het factureringsproces nog grotendeels een papieren aangelegenheid was, kon op een gegeven moment echt niet meer, blikken Marieke Snoek en Marike ter Pelle terug. “Dat was onze allereerste concrete wens voor het vernieuwen van de automatisering: het proces van frankeermachine tot factuur.”
Marieke Snoek is algemeen directeur van Cycloon en werkt er sinds 2008. Ze begon er – opmerkelijk genoeg – als fietskoerier. Al na een jaar werd ze benoemd tot bedrijfsleider van de Zwolse koerierafdeling om in 2012 de leiding van het overgenomen postbedrijf op zich te nemen. Twee jaar later werd ze mede-eigenaar en algemeen directeur. “Het is mijn ambitie om met onze organisatie impact te maken”, zegt Snoek, “terwijl dat voor een groot deel van onze medewerkers helemaal geen vanzelfsprekendheid is.” Daarmee doelt ze op het feit dat ongeveer zestig procent van de Cycloon-medewerkers in meer of mindere mate een arbeidsbeperking heeft. Impact maken wil Cycloon trouwens ook op het gebied van een duurzame bedrijfsvoering. “Wij hebben de doelstelling geformuleerd om in 2025 volledig klimaatneutraal te opereren”, legt Snoek uit.
Marike ter Pelle werkt sinds juni 2017 als projectleider ICT bij Cycloon. Ze geeft leiding aan het implementatieproject van de ERP-software van AFAS dat de naam ‘WD40’ draagt, naar de gelijknamige multispray. “We hebben die naam gekozen omdat we de ERP-software beschouwen als het smeermiddel voor onze organisatie”, zegt Ter Pelle. Ze begon in januari 2014 bij Cycloon, waar ze startte bij de verkoop binnendienst. In de jaren die volgden was ze ook actief op de klantenservice en als hoofd administratie. In die functies heeft ze naar eigen zeggen de bedrijfsprocessen door en door leren kennen.
Het project WD40 behelst de volledige implementatie van de ERP-suite. Op voorhand was dat echter geen uitgemaakte zaak. Men hield de mogelijkheid open om voor bijvoorbeeld de klantenservice een aparte oplossing in het IT-landschap op te nemen. “Wij zijn hier bij Cycloon nogal eigenwijs”, stelt Ter Pelle. “Wij hebben een heleboel ideeën, en we vinden ook nog eens dat het de beste ideeën zijn.” Duidelijk was in ieder geval dat veel handmatig en met Excel georganiseerde administratieve processen om een moderne automatiseringsoplossing vroegen.
In het oriëntatieproces dat volgde, werden meerdere demo’s van verschillende softwareleveranciers vergeleken. Op een gegeven moment werd, mede op aanraden van een zakelijke relatie, een bezoek aan AFAS ingepland. Ter Pelle herinnert het zich nog goed. “Ik ging met een collega van de salesafdeling naar Leusden. Daar voelden we meteen een klik met de accountmanager waarmee we spraken. Hij haakte makkelijk aan in het gesprek en liet blijken goed aan te voelen waar bij ons de schoen wrong. Hij benoemde onze pijnpunten feilloos en dacht constructief mee over slimme oplossingen. We kregen er dus geen verkooppraatje te horen, maar hadden echt een inhoudelijk gesprek. Daarbij kon de accountmanager zich heel goed in ons perspectief verplaatsen”, stelt Ter Pelle. “We kwamen tot de conclusie dat we een leverancier hadden gevonden met dezelfde instelling als de onze. Net zo eigenwijs, maar dan wel op een positieve manier.”
“We zijn weliswaar een sociaal werkgever”, zegt Snoek, “maar we kijken ook naar wat uit bedrijfsmatig perspectief verstandig is. Als het automatiseren van een proces niet goedkoper is dan wanneer onze medewerkers het proces handmatig verrichten, kiezen wij liever voor dat laatste. We kunnen wel een sorteermachine van een miljoen euro aanschaffen en daarmee tien banen wegbezuinigen, maar daar kiezen wij als sociaal werkgever dus niet voor.” AFAS bleek dat meteen te snappen, stelt Snoek. “Dat we jaarlijks vele miljoenen poststukken machinaal frankeren, betekent niet dat we per se alle aanverwante werkzaamheden willen wegautomatiseren. Want dat zou betekenen dat sommige medewerkers hun werk kwijtraken.” Ze geeft een voorbeeld. “De output van onze frankeermachine wordt van oudsher aan de hand van een Excel-lijst gecontroleerd. Dat hebben we zo gelaten. De handmatig gecontroleerde lijst wordt vervolgens in Profit geïmporteerd, waarna op basis van de financiële mutaties verkoopfacturen worden aangemaakt.”
De financiële processen zijn bij Cycloon intussen volledig geautomatiseerd. “Qua HRM-functionaliteit zitten we echter nog maar op zo’n 15% van de mogelijkheden”, zegt Ter Pelle, “en met CRM kunnen we ook nog veel meer functionaliteit benutten. We maken op dit moment ongeveer gebruik van 40% van de mogelijkheden van Profit. Uiteindelijk hebben we niet meer dan 60% nodig. We doen bijvoorbeeld geen voorraadbeheer of orderpicken en projectmanagement zetten we ook slechts voor een klein deel in.”
Nu twee derde van de implementatie achter de rug is, zijn al veel automatiseringswensen in Profit gerealiseerd. Dat geldt ook voor de klantenservice, waarvoor eerder nog aan een alternatieve oplossing werd gedacht. “Wij vonden een perfecte manier om een einde te maken aan onze aarzelingen daarover” licht Ter Pelle toe. “Onze applicatiebeheerder heeft een traineeship succesbeheer gevolgd bij AFAS, waarbij hij onze klantenservice als case heeft ingebracht. Vervolgens bleek dat er nauwelijks belemmeringen waren om die functie in Profit onder te brengen.” Het applicatiebeheer bij Cycloon is overigens ondergebracht bij de afdeling ICT en wordt verricht door twee medewerkers die, met dank aan het gevolgde traineeship, volgens Ter Pelle volledig thuis zijn in de ERP-software. Ze zegt ook: “Wij kunnen andere organisaties aanraden om net als wij te profiteren van de ondersteuning van de leverancier. Bijvoorbeeld als het gaat om kennisoverdracht of inspiratie. Daar zijn ze heel sterk in.”
Door de ondersteunende processen met Profit te automatiseren, is de kwaliteit van de backoffice er bij Cycloon met sprongen op vooruit gegaan, stelt Snoek. “Door autonome groei en overnames hadden we bij Cycloon op een gegeven ogenblik te maken met vijftien verschillende BV’s en 24 losse administraties. Dat hebben we overzichtelijk weten terug te brengen tot vier BV’s en evenzoveel administraties. De situatie is helemaal op orde. We hebben nu dertig vestigingen en iedere bedrijfsleider heeft maandelijks een overzicht van de eigen resultaten. Ook op centraal niveau is het inzicht in onze cijfers een stuk beter geworden. Eerder deden we vooral veel op gevoel.”
Na de ingebruikname van de interne portal InSite (onder de naam Ons Cycloon) is begin 2019 ook OutSite (Mijn Cycloon) live gegaan met een set basisfaciliteiten. Klanten kunnen hun gegevens aanpassen, facturen inzien, vragen stellen en bestellingen voor partijpost of koeriersdiensten plaatsen. Bedoeling is het aantal mogelijkheden op de externe portal nog flink uit te breiden, onder andere met sollicitanten selfservice vanaf eind 2019.
De introductie van de AFAS Pocket App is gepland voor het tweede kwartaal van 2019. In eerste instantie gaat die gebruikt worden voor het indienen van declaraties. In een later stadium gaat de App ook toegang bieden tot klantdossiers. En naarmate er meer HR-functionaliteit beschikbaar is, gaat de hoeveelheid mogelijkheden die de App biedt nog fors toenemen. Ter Pelle en Snoek kunnen er bijna niet op wachten. “Gezien de groei die we doormaken, zijn we misschien wel nooit klaar met automatiseren”, stelt Snoek. “De leverancier zegt dat het altijd beter kan. In die filosofie geloof ik zelf ook sterk.” Ter Pelle weet wel hoe dat komt als ze zegt: “De software daagt je uit om continu na te blijven denken over verbeteringen.”
Hebben de twee ten slotte nog een gouden tip? “Wees bereid om je bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en eventueel aan te passen. Je moet niet altijd van je eigen gelijk uitgaan”, zegt Ter Pelle. “Echt een tip om ter harte te nemen”, vult Snoek aan. “Zeker omdat die afkomstig is van twee mensen die van zichzelf beweren dat ze zo eigenwijs zijn!”
Cycloon Fietskoeriers ging in 1999 in Groningen van start als snel en duurzaam alternatief op het gebied van logistiek in de stad. Snel inspelend op wensen van de klant, geen nee-verkopen en tot het uiterste gaan om een klant tevreden te stellen. Het succes bleef niet onopgemerkt, want in 2006 werd Cycloon Fietskoeriers uitgeroepen tot starter van het jaar. Meer vestigingen van het fietskoeriersbedrijf volgden; inmiddels zijn het er negen.
In 2012 vroeg WEZO, de sociale werkvoorziening in Zwolle, aan Cycloon, om door middel van een pilot het sociale postbedrijf Business Post Zwolle efficiënter en redabeler te maken. Met ervaring uit fietskoerierswereld werden duidelijke en strakke werkprocessen ingericht. Bovendien werd er geïnvesteerd in persoonlijke aandacht en begeleiding van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het succes van de pilot resulteerde eind 2012 in de overname van het postbedrijf en daarmee opende de eerste vestiging van Cycloon Post zijn deuren. Met Zwolle als voorbeeld volgden de jaren erna soortgelijke overnames. Inmiddels telt Cycloon Post 25 vestigingen. Cycloon Post & Fietskoeriers biedt werkgelegenheid aan 900 mensen. Op het Zwolse hoofdkantoor zijn ongeveer tachtig medewerkers actief.
Automatiseer net als Cycloon en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |