Baetsen verlegt de focus naar sturen op rendement


De ingebruikname van een ERP-oplossing is voor veel organisaties het sluitstuk van het automatiseringsproces. Bij de Baetsen-Groep (logistiek en recycling) bleek het juist de start van een reeks ingrijpende verbeterinitiatieven. De inzet van business intelligence vergroot het inzicht in de bedrijfsvoering aanzienlijk. “We hebben nu per klant helder in beeld waar we de beste rendementen draaien en waar de pijnpunten zitten.”



Baetsen in het kort

Branche:

Afvalverwerking & Recycling

Aantal medewerkers:

300 medewerkers

Gevestigd in:

Veldhoven (hoofdkantoor), Son en Echt

Klant van AFAS sinds:

24 september 2012

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:

Jack Sillekens (Controller)


De uitdagingen

Nog niet eens zo lang geleden vertoonde het softwarelandschap bij Baetsen grote gelijkenis met een berg spaghetti. “Het bedrijf had alles bij elkaar meer dan tien softwarepakketten draaien, herinnert controller Jack Sillekens zich. “Er was weliswaar een financieel pakket, maar de debiteurenbewaking was daar bijvoorbeeld geen onderdeel van. Daarnaast deden we ontzettend veel in Excel, wat in feite het hart van onze bedrijfsautomatisering was.” De aanwezigheid van al die losse systeempjes maakte het bijna onmogelijk om de resultaten van de business units te consolideren, een groot minpunt. 

Kengetallen en KPI's
In die business units zelf ontbrak het eveneens aan een goed inzicht in de performance. Als het onderdeel Baetsen Internationaal Transport bijvoorbeeld een vrachtwagen met machines naar München liet rijden en die vrachtwagen keerde vervolgens leeg terug naar Nederland, dan wist de financiële afdeling dat er vermoedelijk geen cent was verdiend. Sillekens: “Dus als zo’n vrachtwagen met een kleine lading naar Nederland terugreed, dan waren we bij wijze van spreken al tevreden. Duidelijk was dat dit inzicht onvoldoende was: we wilden van onderbuikgevoel naar harde feiten. Naar kengetallen en KPI’s. We hebben in 2012 een ideaalplaatje getekend waarvan we zeiden: op die manier kunnen we onze vijf business units het beste automatiseren.”

Dat plaatje bestond uit drie verticale kolommen met daarboven twee horizontale balken. De verticale kolommen stelden de branchespecifieke softwarepartners voor: PieterBas (automatiseringspakket voor de afvalindustrie), Talis (voor transport en logistiek) en Groeneveld (boordcomputers). De ene horizontale balk verbeeldde een ERP-pakket en de andere balk een business intelligence oplossing.

Vertrekpunt voor Baetsen was het vinden van een ERP-systeem dat goed overweg zou kunnen met de branchespecifieke pakketten. “We hadden in eerste instantie een ERP-leverancier op het oog die voorstelde om de pakketten van Talis en Groeneveld te vervangen door maatwerk”, herinnert Sillekens zich. “Dat leek ons niet zo’n slimme oplossing. Uiteindelijk viel de keuze op AFAS, mede vanwege de kwaliteit van de onderdelen HRM, Payroll en CRM. Wat ons ook bijzonder aansprak was de mogelijkheid om het huidige werkplaatspakket in Profit te kunnen integreren.” 



Het juiste gereedschap

‘Geen tijd’ is de afgelopen jaren bij Baetsen een terugkerend fenomeen geweest. In de jaren 2016 en 2017 maakte het bedrijf een forse groei door, in de orde van grootte van ongeveer 25 procent. “Dat vergde van de organisatie het vermogen om mee te groeien om klantverwachtingen te kunnen blijven waarmaken”, stelt Sillekens. “Dat is weliswaar gelukt, maar daar moesten we een forse inspanning voor leveren.”

Vervolgens startte Baetsen een professionaliseringsslag. Onder andere de instelling van een Raad van Commissarissen in 2017 is daarvan een zichtbaar resultaat. Wat is het volgende actiepunt? Sillekens: “In de huidige situatie van beheerste groei leggen we de focus op sturen op rendement. We willen volledig in control zijn. Daarvoor hebben we 2018 aangewezen als jaar om te bouwen. 2019 moet vervolgens ons oogstjaar worden.”

Dat wil niet zeggen dat er intussen niets is veranderd. Het grootste deel van de ERP-oplossing is in gebruik genomen. Een van de eerste dingen die Baetsen aanpakte was het digitaliseren van inkoopfacturen en het inrichten van workflows. “Voor een bedrijf dat van oudsher was gericht op het zetten van vinkjes is dat een belangrijke innovatie”, stelt Sillekens. “Een ander winstpunt is dat we met InSite nu over een volwaardig intranet kunnen beschikken. Dat hadden we in de oude situatie helemaal niet. Ook de overige onderdelen van de ERP-oplossing draaien wat mij betreft naar volle tevredenheid. Daar zit onze uitdaging niet.”

Uitdaging 
Waar die uitdaging wel zit, maakt Sillekens duidelijk aan de hand van een voorbeeld. “De omzet die we registreren in PieterBas wordt weliswaar doorgestuurd naar AFAS, maar dan uitsluitend op geaggregeerd niveau. De gerealiseerde omzet per vrachtauto of per kilometer haal je daar niet uit. Sterker nog: we hebben bijvoorbeeld nog niet helemaal scherp in beeld wat de afzonderlijke onderdelen van Baetsen Containers bijdragen aan de omzet, laat staan aan het rendement.”



Gigantische database

Om dit inzicht te verkrijgen werkt Baetsen aan het aansluiten van BI-tool Qlik Sense (van AFAS-partner Qlik) op de systemen van PieterBas, Talis en Groeneveld. Sillekens: “Het werken met Qlik Sense beschouwen wij echt als een doorbraak. Het biedt ons een gigantische database met mooie stuurinformatie.” 

Sillekens wijst op de successen die de business unit Recycling al heeft geboekt, waardoor het inmiddels geldt als lichtend voorbeeld voor de rest van de organisatie. Door Qlik Sense te verbinden met de juiste parameters heeft Baetsen Recycling nu per klant inzichtelijk in welke periode welke tonnages, tegen welke prijs zijn verwerkt. Daarbij schotelt het management informatie systeem de gebruiker deze informatie per type afval voor, gekoppeld aan een afvalcode voor. “Voor wie beseft dat de business unit met ongeveer veertig verschillende afvalcodes werkt, zal duidelijk zijn dat dit een heel fijnmazig inzicht geeft van wat er in het bedrijfsonderdeel gebeurt”, stelt Sillekens. “We hebben nu per klant helder in beeld waar we de beste rendementen draaien en waar de pijnpunten zitten.” Volgens Sillekens kan de business unit bovendien veel beter sturen dankzij de analyse van stromen restafval en de kosten en opbrengsten daarvan. Duidelijk wordt ook welke klanten de afgesproken kwaliteit reststroom leveren en welke niet. 

Volgende fase
In de volgende fase van het optimalisatieproces is het bedrijfsonderdeel Containers aan de beurt. Dat wordt een zware klus, verwacht Sillekens. “Hiervoor moeten we relevante data uit PieterBas en Groeneveld gaan combineren. Dan gaat het om uren en kilometers in combinatie met voertuigen plus kentekens. We moeten op zoek naar de unieke sleutels om ervoor te zorgen dat die data in Qlik Sense stuurinformatie oplevert. Volgens mij is het geen hogere wiskunde, maar tot dusverre hebben we deze sleutels nog niet gevonden.”



'Nee' zeggen

Baetsen pakt het bouwen aan de IT-infrastructuur dit jaar serieus aan. Het vorige hoofd administratie bekleedt inmiddels de nieuwe functie van informatiemanager op de afdeling ICT. “Hij kent onze systemen door en door en hij gaat ons helpen dat we in de toekomst alle benodigde data met één druk op de knop uit onze systemen kunnen halen”, stelt Sillekens, die aangeeft dat ook sommige basisregistraties beter moeten.

“Als wij bijvoorbeeld containers hout of schroot verkopen, is het gebruikelijk dat de koper ons daarvoor een creditfactuur stuurt. Die wordt vervolgens als inkoopfactuur in AFAS geboekt. Dat deel van de omzet missen we dus in het totaalbeeld. Dat praat je wel over miljoenen. Een ander voorbeeld is dat we bijna geen ontevreden klanten hebben. Dat is mooi, maar we zouden wel graag zien dat de data bewijzen dat we het inderdaad goed doen in plaats van dat we ergens onbewust omzet laten liggen”, aldus Sillekens die constateert dat de medewerkers van Baetsen nooit geleerd hebben om ‘nee’ tegen de klant te zeggen. “Om de eenvoudige reden dat de klant koning is en we daar geen harde argumenten voor hadden. Een betere analyse van data gaat ons die argumenten verschaffen. Dat is trouwens ook in het belang van de klant.”



Over Baetsen

De Baetsen-Groep is specialist op het gebied van logistieke dienstverlening en recycling. De kernactiviteiten van het bedrijf liggen op het gebied van afvalverwerking en recycling, transport, kraanverhuur, containers, bouwstoffen, grond- en sloopwerken. Die worden verricht in opdracht van vooral bedrijven en gemeenten en soms ook particulieren.

De werkzaamheden zijn ondergebracht in vijf business units. Baetsen Transport draait primair om uren, kilometers en chauffeurs. Baetsen Kraanverhuur is tegenwoordig booming business; de kranen zijn niet aan te slepen. Baetsen Recycling is in wezen een fabriek, waar het in eerste instantie om bezetting gaat. Baetsen Containers is voor een belangrijk deel dienstverlenend aan de business unit Recycling, maar is daarnaast tevens actief met het ophalen van huisvuil in diverse gemeenten. Baetsen Bouwstoffen, Grond- en Sloopwerken is vooral een projectorganisatie.

Het in 1960 opgerichte Baetsen rekent duurzaamheid tot een van de belangrijkste kernwaarden. Cradle to cradle, groen ondernemen en een beter milieu zijn begrippen waar Baetsen dagelijks mee bezig is. Het hoofdkantoor van Baetsen bevindt zich in Veldhoven en er zijn ook vestigingen in Son en Echt. Bij het bedrijf werken ongeveer driehonderd mensen.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de brochure

Wil je meer weten over de software van AFAS?
Download dan de brochure.