Toen Annemiek Schep in de lente van 2018 bij Otolift als HR-adviseur in dienst trad, ging ze deel uitmaken van wat toen nog een vrij traditionele afdeling PZ was. Van procesautomatisering was nog geen sprake: er werd voortdurend geschoven met briefjes, bonnetjes, allerlei documenten en uitgeprinte Excel-bestanden. Toen Annemiek eind 2019 het stokje als HR-manager overnam, legde zij zich toe op automatisering. Bij haar vorige werkgever was zij betrokken geweest bij een software-implementatie van AFAS en werkte ze graag met de software. In HR-adviseur Nelleke Oosterwijk, die toen nog maar een paar maanden bij Otolift werkte, trof ze een gelijke, want ook zij had al werkervaring met AFAS.
“Van oudsher is onze benadering heel persoonlijk”, stel Annemiek, “en dat willen we graag zo houden.” Nelleke wijst op het intranet van de organisatie. “Wat ons betreft staat dat centraal bij onze eigen mensen. Daarom zijn de verjaardagenservice en de Wie-is-wie? er prominente onderdelen van.” De meer zakelijk getinte functionaliteiten zijn eveneens in InSite ingericht. Het inzien van het eigen personeelsdossier (inclusief gesprekkencyclus), het opvragen van de digitale loonstrook, het aanvragen van verlof en het indienen van declaraties (al dan niet via de AFAS Pocket App); het is inmiddels gemeengoed voor de meeste medewerkers.
Annemiek: “Alle medewerkers maken nu gebruik van een gestandaardiseerde portal waarin belangrijke onderdelen zijn opgenomen.”
De ingebruikname van de software de HR-afdeling volgens Nelleke en Annemiek echt op de kaart. “Onze zichtbaarheid is fors groter geworden en onze positionering is compleet veranderd”, zegt Annemiek. “Vroeger was niet voor iedereen duidelijk wat onze afdeling precies doet en kan betekenen. Inmiddels groeit het besef dat we daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. We fungeren in toenemende mate als sparringpartner voor het management. Aan de hand van diverse HR-thema’s zetten we leidinggevenden in hun rol door ze bijvoorbeeld inzicht te bieden in verzuim, verloop en andere personeelstrends.”
Blij is Otolift trouwens ook met de mogelijkheid om digitaal contracten te kunnen ondertekenen. “Dat is echt goud”, aldus Annemiek, “want het komt uiterst professioneel over.” Het is bovendien praktisch, stelt Nelleke. “Ook als de directie niet fysiek aanwezig is, hebben wij hier nooit contracten liggen die nog op ondertekening wachten.”
Sinds de oprichting als grofsmederij in 1891 is Koninklijke Otolift Trapliften uitgegroeid tot de grootste trapliftleverancier van Nederland. Met het produceren en installeren van trapliften wil Otolift zoveel mogelijk mensen helpen om langer thuis te blijven wonen. De visie van het familiebedrijf omvat overigens meer dan alleen het maken van de beste trapliften. Bij Otolift vindt men het ook belangrijk om een positieve invloed te hebben op de medewerkers en de omgeving. De kwaliteit, duurzaamheid en herbruikbaarheid van trapliften zijn daarom belangrijke thema’s binnen Otolift. Bij het in Bergambacht gevestigde bedrijf, dat trapliften naar 48 landen exporteert, werken in totaal ruim zevenhonderd mensen.
Benieuwd naar het volledige klantverhaal van Otolift?