100% NL: "Sinds onze overstap op ERP-software zijn omzet en winst geexplodeerd" 

“Is onze organisatie niet veel te klein voor zo’n ERP-oplossing?” Dat was de vraag die algemeen directeur en medeoprichter Eddy Guyt van mediabedrijf 100% NL Magazines zich in 2013 stelde. Dat bleek uiteindelijk niet het geval.



100% NL in het kort

Branche:

Grafische branche

Aantal medewerkers:

20 medewerkers

Gevestigd in:

Volendam

Klant van AFAS sinds:

4 juni 2013

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:

Eddy Guyt (Algemeen Directeur)


De uitdagingen

Hoe een kleine uitgeverij bij het softwarebedrijf uit Leusden terechtkwam? Het contact kwam tot stand dankzij de rubriek ‘Dromen die uitkomen’ in 100% NL Magazine, waarin een reeks ondernemers werd geportretteerd. De redactie van het magazine wilde graag ceo Bas van der Veldt van AFAS in het blad en Eddy Guyt ging in 2013 bij hem langs voor een interview. “Uiteraard kwam het gesprek op bedrijfssoftware”, herinnert Guyt zich. “Dat had er ook mee te maken dat wij destijds twee verschillende boekhoudpakketten gebruikten. Bepaald geen ideale situatie, dus we oriënteerden ons op een betere oplossing. Die hadden we ook hard nodig, want we waren intussen uitgegroeid tot een miljoenenbedrijf.”



Professionaliseringsslag

De visie van Bas van der Veldt op het automatiseren van bedrijfsprocessen sprak Guyt direct aan. “Ik dacht: dat zou best iets voor ons kunnen zijn. Tegelijk vroeg ik me af: is onze organisatie niet veel te klein voor zo’n ERP-oplossing?” Dat bleek uiteindelijk niet het geval, want de gewenste professionaliseringsslag bleek in de praktijk ook financieel haalbaar. “Daarmee creëerden we de juiste voedingsbodem voor verdere groei”, aldus Guyt. En die kwam er ook. “Sinds onze overstap op de ERP-software zijn omzet en winst geëxplodeerd. Ik zeg niet dat het er een direct gevolg van is, maar feit is wel dat we forse groei hebben gerealiseerd.”



Het juiste gereedschap

Wat Guyt wel zeker weet is dat zijn organisatie een stuk efficiënter is gaan werken. Nog afgezien van het afscheid van twee verschillende boekhoudpakketten is het aantal invoermomenten fors gedaald. “Sommige gegevens moesten we in de oude situatie wel vier of vijf keer op verschillende plekken invoeren. Nu volstaat een eenmalige invoering van gegevens die vervolgens overal in het systeem beschikbaar zijn.”



Betere rapportages

Op de dag dat we Guyt spreken is er toevallig een consultant van de leverancier in het bedrijf actief. Zijn aanwezigheid heeft te maken met de afronding van het initiatief om tot betere rapportages te komen. “Op dat gebied hebben we de afgelopen jaren al de nodige verbeterslagen gemaakt”, stelt Guyt. “Nu zijn we bijna zover dat we onze aandeelhouders met één druk op de knop een actueel resultatenoverzicht kunnen bieden.” Het is een kwestie van het beter benutten van de mogelijkheden van de software. Guyt: “Dat betekent niet automatisch dat je alle onderdelen maximaal moet gebruiken.” Om er lachend aan toe te voegen: “De functionaliteit op het gebied van CRM is volgens mij bijvoorbeeld zo enorm uitgebreid, dat onze salesmensen niet meer aan verkopen toekomen als ze alle mogelijkheden in gebruik nemen.” Het mooie is dat je in de software van AFAS bepaalde functionaliteiten ‘onzichtbaar’ kan maken door middel van autorisatie waardoor het behapbaar blijft voor de medewerker.

Bij een uitgeverij lijkt het logisch te veronderstellen dat het onderdeel Abonnementen van de software intensief wordt gebruikt. Toch is dat bij 100% NL Magazine niet het geval, omdat de abonnementenadministratie volledig is uitbesteed. Dat geldt ook voor HR en de salarisadministratie, die zijn ondergebracht bij een administratiekantoor. 



Prachtig planningsinstrument

100% NL Magazine is daarentegen wel een heavy user van het onderdeel Projecten van het softwarepakket. “Dat werkt echt fantastisch”, zegt controller Sonna Molenaar desgevraagd. “Binnen het onderdeel Projecten onderscheiden we specials en contracten. Op basis van de resultaten van de advertentieverkoop leidt dit niet alleen tot een voorcalculatie van financiële resultaten, het biedt de afdeling Marketing ook een prachtig planningsinstrument.” Voor haar eigen werk is Molenaar blij met de door Guyt genoemde verbetering van de rapportagemogelijkheden. “Het is heel handig om met behulp van een dashboard overzichtelijk in beeld te hebben het ervoor staat met debiteuren, crediteuren en vaste activa.”

Het bedrijf heeft ook de Pocket App in gebruik genomen. Vooralsnog alleen voor het inzien en goedkeuren van inkoopfacturen. Dat de App bijvoorbeeld niet ook wordt benut voor het aanvragen van verlof of het indienen van declaraties, schrijft Molenaar toe aan de omvang van het bedrijf. “We weten elkaar hier nog steeds makkelijk en snel te vinden”, zegt ze, “dan is automatisering van eenvoudige processen niet altijd nodig.” 



Helicopterview

Molenaar sluit echter niet uit dat werkzaamheden die in de huidige situatie zijn uitbesteed in de toekomst worden teruggenomen om met de ERP-oplossing in eigen huis te worden uitgevoerd. “Misschien dat we de btw-aangifte zelf oppakken. Ik weet dat dit met het pakket heel makkelijk gaat.”

Mede gezien de resultatenontwikkeling van zijn bedrijf is algemeen directeur Guyt zeer tevreden met de ERP-software. “Daarmee kunnen wij onze processen uitvoeren zoals wij dat willen. Geen enkel ander softwarepakket kan dat. Het is geweldig dat zo’n ERP-pakket je helemaal ontzorgt en je administratieve processen goed structureert. Je hebt een helicopterview nodig om dat te kunnen zien.”



Over de uitgeverij

100% NL Magazine startte in 2009 als uitgever van één titel: het familiemagazine 100% NL. Dit tweemaandelijkse magazine met een gemiddelde oplage van 80 duizend exemplaren is nog steeds het vlaggenschip van de uitgeverij. De afgelopen jaren is het aantal uitgaven echter flink gegroeid. De uitgeverij produceert nu onder andere het inflight magazine van Transavia en meerdere sponsored magazines, onder andere voor Hoogvliet Supermarkten. Eind 2017 werd muziekblad Soundz aan het portfolio toegevoegd.

Het verdienmodel van 100%NL  Magazine is gebaseerd op inkomsten uit de verkoop van abonnementen en advertenties. Adverteerders worden automatisch lid van een partnernetwerk met daarin grote 260 consumentgerichte bedrijven. 100%NL Magazine koppelt deze bedrijven aan elkaar voor joint promotions, activaties en klantrelaties. Bij het in Volendam gevestigde bedrijf werken ongeveer twintig mensen.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 11.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de ERP brochure

Wil je meer weten over de ERP-software van AFAS?
Download dan de brochure.