Je hebt de inzending van AFAS voor de HR Top 100 in handen. Dit is ons verhaal over HR in het afgelopen coronajaar bij AFAS en mijn rol als Directeur HR. Over ons hart, onze waarden en onze praktijk. We nemen je met veel plezier mee in het afgelopen jaar. En eerlijk? Wat was dat een interessant jaar vanuit HR-perspectief!
We hebben geprobeerd de inzending zo interactief en creatief mogelijk te maken. Dat betekent dat we op verschillende plekken linken naar video’s of webpagina’s waar we dieper op een onderwerp ingaan. Heel veel leesplezier!
- Britt Breure (Directeur HR bij AFAS Software)
Zeg AFAS en je zegt waarden. Ja, en inspireren, en automatiseren, en familiebedrijf waarschijnlijk. Voor ons zijn deze begrippen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ze vormen het fundament onder ons bestaan. AFAS heeft altijd een sterk intern kompas gehad. Al een jaar na de start in 1996 schreven oprichters Ton en Piet het boek Ondernemingsprocesbeheer.
In dit boek staat eigenlijk een blauwdruk van hoe wij vinden dat een ideale organisatie eruit ziet. En dat passen we natuurlijk ook toe op onszelf. De huidige hoofddirectie heeft dit nog een stap verder gebracht. Met vier kernwaarden: Vertrouwen, Gek, Familie en Doen. Hiermee bouwen we aan een ijzersterke cultuur die voor iedereen herkenbaar is. Het belangrijkste voorbeeld noemen we hier alvast: wij hebben een aantal jaren geleden ons personeelshandboek de deur uit gedaan. En vervangen door één simpele regel: handel met gezond verstand in het belang van AFAS.
In 2020 verwelkomden we onze 500e medewerker: Stan. Stan wist niet dat hij de 500e medewerker was. Wij wel, en dat lieten we niet onopgemerkt voorbij gaan. We verrasten hem op zijn eerste werkdag met een warm welkom met confetti, taart, drumband en spandoek. Het filmpje dat we ervan maakten, ging viral. Eén miljoen views!
In maart gingen we binnen één dag van 1 naar 500 kantoren en vonden we nieuwe manieren om ons met onze klanten en elkaar te verbinden. Dat begon op 14 maart, nog voor de formele lockdown, met de eerste corona-update: een online bericht van onze eindBas en cijfernerd Arnold, gepusht via onze eigen app, gewoon vanuit hun eigen huis. Camera aan, en gaan. Ze vertelden wat ze thuis hadden meegemaakt, en wat de ontwikkelingen bij AFAS waren. Hiermee is een nieuw initiatief ontstaan: De Breek in de Week, elke woensdag aan het einde van de middag. De focus lag op gezond blijven leven: werk-privébalans.
Er kwamen allerlei initiatieven voorbij van collega’s om voor elkaar maar ook voor klanten een stap extra te zetten zodat de software vlekkeloos blijft lopen. Ook het maandelijkse Cultuurcafé brachten we online. Met voor elk café een cadeautje dat we thuisbezorgen. Als Directeur HR kreeg ik de rol ‘Chief Corona’ en verzorg ik voor medewerkers de Breek in de Week, maar ook corona-updates voor klanten.
Feestjes vieren zit ons in het bloed, en we zijn bijna nergens zo graag als in ons eigen Theater. Dus ja, ook op het gebied van ontspanning moesten we serieus schakelen door corona. Daarom hebben we nieuwe activiteiten opgezet. Zo hebben we voor elk team een anderhalvemeterdiner georganiseerd. Dat betekent: in ons eigen pand, op voldoende afstand, maar tóch met elkaar genieten, en serieus goed eten.
In juni hebben we onze eerste corona-enquête gehouden, om een algemeen beeld te krijgen en te bepalen wat we op organisatieniveau verder nog konden doen. Het beeld was eigenlijk heel positief. 85 tot 90 procent van de collega’s zat goed in zijn vel, kon ook wel genieten van het meer thuis zijn en minder reizen, en was dankbaar dát ze in ieder geval werk hadden en zich geen zorgen hoefden te maken. Maar dat geldt niet voor iedereen. Zo’n 10 tot 15 heeft het fysiek en mentaal zwaarder nu ze thuiswerken. En voor hen hebben we extra aandacht.
Ook online delen we ons in het 3e kwartaal te pletter. Of het nu gaat om de lekkerste recepten van onze koks, overbodige spullen in de AFAS Marktplaats of om ideeën van collega’s om ons werk net een procentje beter te doen. De zomervakantie is net achter de rug, en wij grepen de mogelijkheid aan om het laatste beetje zomer muzikaal te vieren met alle collega’s tijdens de digitale vrijdagmiddagborrel vanaf het nieuwe AFAS clubhuis.
Als je thuiswerkt, heb je minder spontaan contact met je manager en collega’s. Dus hebben we gezocht naar alternatieve manieren om de sfeer lekker open te houden en de lijntjes kort. Zo bedachten we de Icebreaker. Eén keer per week worden twee collega’s willekeurig aan elkaar gekoppeld om een uurtje online koffie te drinken. Helemaal geautomatiseerd natuurlijk. Dat leidt tot leuke, inspirerende en vooral verrassende gesprekken.
Onze managers zijn de forecastgesprekken wandelend gaan voeren. Heerlijk in de natuur en supergezond. Ze zetten soms wel 30.000 stappen op een dag. Sowieso voeren managers meer een-op-eengesprekken om te horen hoe het met medewerkers gaat en of ze hulp kunnen gebruiken. Soms is die hulp vooral smakelijk: een pizza thuisbezorgd met een persoonlijk kaartje als er even iets langer doorgewerkt moet worden bijvoorbeeld.
In 2020 zijn we verhuisd naar het nieuwe AFAS Hoofdkantoor. Het is een stimulerende werkomgeving geworden voor onze collega’s, en een uniek visitekaartje voor klanten, relaties en bezoekers. Sommige dingen konden we niet meer samen doen. De Final farewell tour bijvoorbeeld. Daarbij zouden we met zijn allen nog één keer door het oude pand, de laatste spulletjes meenemen en afscheid nemen. Dat heeft nu iedereen los van elkaar gedaan.
We kwamen er gelukkig wel al snel achter dat we ook op afstand enorm veel plezier met elkaar kunnen hebben. De Cultuurcafés gingen gewoon door, maar dan online. Alles voor de borrel lieten we thuisbezorgen. Sinterklaas kwam ook langs – niet op kantoor, maar tijdens de grote SinterStreamShow. Natuurlijk wel met eerder bezorgde cadeaus en strooigoed.
En de kerstpakketten deelden we niet gewoon uit, maar konden worden opgehaald in onze parkeergarage. Saai? Juist niet! Het ultieme kerstgevoel op afstand zie je in aftermovie van de onze Kerstpakketten Drive-Thru.
Ieder jaar in januari organiseren we een nieuwjaarscafé. Zeg maar: het spetterendste aller Cultuurcafés, om het nieuwe jaar met een knal te beginnen. Én om nog even terug te kijken naar het vorige jaar. Tijdens dit café wordt namelijk ook de medewerker van het afgelopen jaar bekend gemaakt. Alle medewerkers nomineerden één collega uit hun team: de teamtopper. Al die teamtoppers maken tijdens een grote show uit wie er met de titel (en de wisselbeker) aan de haal gaat.
Geen rondleidingen, geen handdrukken, geen sollicitatiegesprekken aan één tafel. Wel: een heleboel nieuwe mensen aangenomen. Dat wilden we graag, juist in coronatijd. Dat is gelukt. We hebben alle processen gedigitaliseerd. In 2020 zijn 58 vaste medewerkers nieuw bij ons begonnen. Uit de speciale corona-enquête die we onder collega’s hielden, blijkt dat 99 procent van hen zich enorm welkom voelt. Ze roemen de teamgeest en verbondenheid. Terwijl ze nog nooit op ons kantoor gewerkt hebben. We verwelkomden de collega’s met een starterspakket en een online onboarding!
Ja, onze onderneming maakt winst, maar daar begint het niet mee. Het begint met liefde. Voor medewerkers en klanten, bedrijven met wie we samenwerken, leveranciers en pensionado’s. Maar ook voor hun families en de voor de maatschappij. Zo geven we minstens 5 procent van het resultaat voor belastingen aan medewerkers en 5 procent aan goede doelen. Dat laatste doen we via onze eigen AFAS Foundation.
Goed voor elkaar zorgen, zit de mensen van AFAS in het bloed. Of het nu gaat om de directie die dag en nacht bereikbaar is voor medewerkers, of om de gastdames en -heren die iedere bezoeker in de watten leggen. Ons bedrijf heeft aandacht voor mensen. We stimuleren een goede balans tussen werk en privé en promoten een gezonde levensstijl. Daarom hebben we bijvoorbeeld een chef-kok en een masseur.
Benieuwd naar alle andere HR-ontwikkelingen van afgelopen jaar? Lees dan een van mijn blogs hieronder of beluister de Podcast Goed Werk van het Nederlands Dagblad waarin Arie Boomsma met Ben Tiggelaar en mijzelf in gesprek gaat over samenwerken op afstand.
Bedankt voor je aandacht voor de vakjury inzending van HR Top 100! Als je tot hier bent gekomen, heb je flink wat meegekregen van onze cultuur en hoe HR is vormgegeven in het afgelopen coronajaar.
We hopen vooral dat ons werkgeluk is overgedragen op jou. Misschien herken je je in wat we hebben opgeschreven, of misschien heb er je vraagtekens bij. Prima! Als het je maar aan het denken heeft gezet!
Britt Breure
Directeur HR bij AFAS Software