Digitaliseren van HR-processen in de zorg is belangrijker dan ooit. De beschikbare menskracht neemt af, terwijl de zorgvraag juist toeneemt.
En toch hebben veel zorgorganisaties op dit gebied een blinde vlek. Hoe kom je erachter of dit ook voor jouw HR-afdeling geldt? Wat levert het op als je kiest voor structureel digitaliseren en automatiseren van je werkprocessen binnen AFAS? En hoe pak je dat organisatorisch succesvol aan? Lynda de Jongh, programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, deelt haar kennis en inzichten in dit eerste deel van een serie interviews.
‘In mijn inmiddels 25 jaar lange HR-loopbaan hoor ik twee dingen over HR vaak terugkomen. Het eerste: HR zit niet of onvoldoende aan de directietafel. Het tweede: pas als de basis op orde is kom je toe aan strategisch beleid, omdat je dan pas serieus genomen wordt. Je kunt als HR-afdeling pas een betrouwbare partner zijn als je data klopt. Data kun je onderverdelen in data voor het maken van beleid en voor de monitoring van de uitvoering ervan. AFAS is daar buitengewoon geschikt voor. Structurele aandacht voor het digitaal op orde houden van de organisatie-inrichting en de digitale doorontwikkeling van HR is een voorwaarde om de basis toekomstbestendig op orde te krijgen. Anders gesteld: in mijn optiek heb je het goed voor elkaar als je beschikt over een procesgedreven P&O-servicedesk, een datagedreven HR-team en een multidisciplinaire beheerorganisatie. Wat ik in mijn loopbaan veel heb gezien en gehoord is dat HR-medewerkers klagen over werkdruk, maar gestopt zijn met het aankaarten van problemen omdat ze er niet doorheen komen. Ik durf wel te concluderen dat als er sprake is van een verwaarloosd systeem, er ook sprake is van verwaarlozing van de HR-ontwikkeling. Ziedaar de blinde vlek.’
‘Je kunt een snelle check op een blinde vlek uitvoeren door erover in gesprek te gaan. Kijk naar vergaderagenda’s, HR-beleidstukken en check of implementatieplannen voorzien zijn van een digitale paragraaf. Ook kun je nagaan of digitalisering en automatisering structureel zijn meegenomen in je HR-meerjarenplanning en begroting. Als dat niet zo is, kun je op je vingers natellen dat je daar als organisatie te weinig over nadenkt. Wat ik ook zie: werkprocessen zijn soms houtje-touwtje ingericht, of worden voorzien van spiegeltjes en kraaltjes. Bestuurders hebben dat niet in de gaten en denken: het werkt, dus waarom zouden we erin investeren? Zeker gezien het feit dat de zorg geen vetpot is. Ondertussen neemt de werkdruk bij de uitvoering vaak toe, net als de olifantenpaadjes om alles voor elkaar te krijgen, met alle risico’s van dien.’
‘Zorg voor urgentie en draagvlak. En zorg voor een sponsor in het bestuur. Lukt dat niet en kan het niet anders, zorg er dan voor dat de directie of het bestuur er last van krijgt. Als mensen klagen over toenemende werkdruk, kijk dan dieper in het systeem, de processen en de organisatie eromheen. Als je er induikt, kom je erachter waar het aan ligt. Pas als je alle relevante knoppen onderzoekt, weet je waaraan je moet draaien om verbetering te realiseren. Ik noem dat harmoniseren en optimaliseren. Enkel en alleen naar AFAS als systeem kijken kan ook een blinde vlek zijn. AFAS is geen doel op zich. Het is een digitale snelweg waarlangs werkprocessen lopen. Maar alles eromheen bepaalt uiteindelijk het gebruikersgemak. Dat klinkt als een open deur, maar daar gaat het wel vaak mis.’
‘Zeker. In mijn visie ligt het eigenaarschap van de inhoud die over HR gaat juist bij HR en is ICT de dienstverlener in de technische ondersteuning. Een systeem raakt verwaarloosd als je dat alleen praktijkgedreven onderhoudt, ad hoc optimalisaties uitvoert of er eenzijdig applicatiebeheer op inzet. Neem in je beheerplan op hoe proceseigenaarschap geregeld is en hoe de samenwerking met de verschillende stakeholders die bijdragen aan het succes eruitziet. Doe je dat niet, dan groeien de systeemwereld en leefwereld uit elkaar. Als je als HR-team niet of ad hoc nadenkt over digitale ontwikkeling, raak je op achterstand. Voorzie als directie en management je strategische (HR)-beleid dan ook van de relevante digitale vraagstukken die daarbij horen.’
‘Dan kunnen mensen die op de HR-afdeling werken leidinggevenden ondersteunen en zo het net ophalen voor procesoptimalisatie. Ze kunnen meer aandacht besteden aan het onboarden van nieuwe medewerkers. De weg wijzen, vragen beantwoorden. Die persoonlijke aandacht en focus op ontwikkeling maakt het leuker om bij een organisatie te werken. Juist in de huidige arbeidsmarkt zijn de eerste ervaringen van een nieuwe medewerker heel belangrijk. Als alles gedoe is en niks vanzelf gaat, dan vragen mensen zich af: waar ben ik beland? Binding is cruciaal en digitaal gebruikersgemak draagt daaraan bij. En dat dient weer een hoger doel. Als je minder tijd aan administratie hoeft te besteden, hou je meer menselijke energie over voor het werk dat niet te vervangen is door digitale processen: de zorg. Dat is in deze tijd niet alleen handig, het is als je naar de nabije toekomst kijkt bittere noodzaak.’
‘Mensen hebben van nature behoefte aan meer gemak. Dus hoe meer je dat als zorgonderneming organiseert, des te groter de kans dat medewerkers bij je blijven. Naast gemak kun je ook snelheid organiseren door te digitaliseren en te automatiseren. Denk alleen al aan het afhandelen van arbeidsovereenkomsten. Als je dat soort processen goed inricht, levert dat veel werkplezier op. En die vrijgekomen tijd kun je vervolgens weer besteden aan de mens. Als processen niet lekker werken binnen het systeem, zie je dat mensen met allerhande eigen documenten op de eigen schijf gaan werken. Maar dat is niet wat je wil. Je wil niet dat mensen buiten de digitale workflow om werken.’
‘Begin met een heldere beschrijving van de opgave, de probleemanalyse en een visie op de waarom-vraag. Een bestuurder heeft andere prioriteiten dan een medewerker, maar de verschillende lagen moet je wel naar dezelfde stip op de horizon laten kijken. Verhelder de gewenste resultaten en de strategie die daartoe moet leiden; procesresultaten gericht op de gewenste professionalisering, inrichtingsresultaten gericht op de besturingsfilosofie, gebruikersresultaten gericht op boeien en binden van medewerkers en bedrijfsresultaten gericht op efficiëntie. Veranderen doe je van binnenuit. Maak verbinding met de mensen die ermee werken, kom van je eiland af en ga écht met elkaar samenwerken. Vraag waar eindgebruikers het meest mee gediend zijn. Eén van de dingen die ik ben gaan doen is het frequent informeren en meenemen van medewerkers. Waar staan we, waar gaan we naartoe? Wat willen we? Medewerkers voelen zich dan gehoord en gezien. Ze weten dat er aandacht is voor verbetering en ontwikkeling van hun werk.’
‘Ja! Des te automatischer het gaat, des te minder je digitaal vaardig hoeft te zijn. En waar nodig kun je digicoaches inzetten. Een andere tip: wees tijdens de transitie transparant en consequent in je communicatie, ook als het even tegenzit of dingen langer duren dan gehoopt of verwacht. Ik denk ook weleens: hoe krijgen we het verder voor elkaar? Wees open, want het is herkenbaar en leidt tot steun, mensen gaan je helpen je doelen te bereiken. Medewerkers actief laten meedoen met de verandering hoort daar ook bij. Bijvoorbeeld door hen te betrekken bij analyses van het functioneren van AFAS en HR-werkprocessen. Ik heb gemerkt dat medewerkers daar heel blij van worden. Kies ook voor een tempo dat de organisatie aankan. Het hoeft niet per se snel, als het maar structureel en duurzaam is. Trek er drie jaar voor uit. Zie optimaliseren en harmoniseren niet als een project, maar als onderdeel van de bedrijfsvoering.’
‘Je moet organiseren dat mensen vanuit verschillende vakdisciplines met elkaar gaan samenwerken. Je kunt als HR-afdeling niet solitair met AFAS werken. Zorg voor een stappenplan. Waar je AFAS ook gebruikt, van ICT tot HR en van Finance tot Facilitair, zorg ervoor dat al die afdelingen op het hoogste niveau met elkaar samenwerken. De makkelijkste weg is een consultant inhuren voor een quick fix, maar de organisatie van ontwikkelingen en beheer gaat veel verder dan een werkend systeem of proces. Het gaat ook over het meenemen van de gebruikers, zodat ze begrijpen hoe AFAS werkt. Hoe introduceer je bij nieuwe medewerkers de manier van werken? En hoe makkelijk maak je dat voor hen? Hoe communiceer je veranderingen? Wat is er aan opleiding of training nodig? Wanneer betrek je wie bij organisatiewijzigingen? Het is zaak om beheer en ontwikkeling integraal te bekijken.’
‘Praat met mensen die er iets mee moeten doen in de uitvoering. Hoe zien werkprocessen eruit, hoe gaan we implementeren? Maak vaste afspraken hoe je omgaat met organisatie- of structuurwijzigingen waarin je alle relevante stakeholders meeneemt. Bij een organisatiewijziging moet HR tijdig met applicatiebeheer praten: let op, deze wijzigingen komen eraan, wat betekent dat voor wijzigingen binnen AFAS en hoe ziet dat proces eruit? Bij alles wat je doet moet je vanuit HR nadenken: raakt dat onze systemen en (autorisatie)structuur? En zo ja: hoe organiseren we dat en hoe zorgen we ervoor dat iedereen op de hoogte is van de verandering? Dat klinkt ingewikkeld, maar in de praktijk hoeft het dat helemaal niet te zijn. Een goed multidisciplinair beheerplan waarin deze afspraken zijn opgenomen helpt hierbij.’
‘Ik vind het fantastisch dat AFAS onderscheid maakt tussen Legal, Finance en HR. Dat betekent dat je in het systeem, als je het goed inricht, werkprocessen maximaal goed kunt organiseren. Ik ben ook heel blij met het gebruikersgemak dat dit oplevert. Als je het goed doet is AFAS je administratiefabriek, die door de gebruiker in gang wordt gezet en vervolgens betrouwbare data oplevert voor je strategische beleid. Van nature ben ik iemand die altijd kijkt naar effectiviteit en efficiëntie. Dat is precies wat AFAS op heel veel fronten kan leveren. Daar word ik heel blij van. Mijn eerste baantje was in een fabriek. Daar was ik al bezig met de vraag: hoe kan het slimmer, beter, makkelijker en leuker? Diezelfde mindset ervaar ik bij AFAS en daarom vind ik het een te gekke club.’
Dat onze HRM-software ontzettend veel kan, schreeuwen we graag van de daken. Toch draaien we het liever even om. Wat zijn je doelen? Wat gaat er goed, en wat juist niet? Eerst jouw wensen, dan de software. Om vervolgens samen te bepalen hoe we jouw doelen gaan bereiken.