Zo helpt Profit 9 je voorbereiden op loontransparantie

Als productmanager HRM & Payroll houd ik me al ruim anderhalf jaar bezig met loontransparantie. Daarbij hebben we vooral gekeken naar hoe we organisaties kunnen helpen met het recht op informatie. In Profit 9 hebben we hiervoor nieuwe functionaliteit ontwikkeld. Van een uitgebreid dashboard voor HR tot inzicht voor medewerkers in InSite en de AFAS Pocket app.

Een goed begin: welke functies horen bij elkaar?

Voordat je loonverschillen kunt vergelijken, moet je functies indelen in categorieën van gelijk en gelijkwaardig werk. Dat klinkt misschien eenvoudig. Toch vraagt het om meer aandacht dan je denkt.

Stel dat 2 medewerkers in dezelfde salarisschaal zitten. De één krijgt een bonus of rijdt in een leaseauto, terwijl de ander extra verlof koopt. Dat heeft invloed op de daadwerkelijke beloning. Alleen kijken naar salarisschalen is daarom niet voldoende.

Ook bij AFAS hebben we gemerkt dat dit meer aandacht vraagt dan je vooraf denkt. Onze HR-directeur Britt Breure vertelde tijdens het webinar hoe lastig het soms is om de juiste functiecategorieën te bepalen. Functies met vergelijkbare salarissen lijken logisch bij elkaar te passen, maar door bijvoorbeeld een leaseauto, winstdeling of gekocht verlof kunnen toch flinke beloningsverschillen ontstaan. Daarom is het belangrijk om goed te onderzoeken welke functies daadwerkelijk gelijkwaardig zijn en hoe je eventuele verschillen kunt verklaren.

Mijn advies is om hier voldoende tijd voor te nemen. Een goede indeling vormt namelijk de basis voor de inzichten die je straks met medewerkers deelt.

Ontdek waar loonverschillen vandaan komen

Heb je de functiecategorieën ingericht? Dan wil je natuurlijk eerst weten hoe jouw organisatie ervoor staat. Daarom leveren we in Profit 9 een nieuw Power BI-dashboard mee.

Het dashboard laat per functiecategorie zien hoe de beloning van mannen en vrouwen zich tot elkaar verhoudt. Je krijgt inzicht in onder andere de gemiddelde jaaruren, het brutoloon, variabele beloningscomponenten en het totale uurloon.

We hebben bewust gekozen om het uurloon centraal te stellen. Wanneer je alleen bruto jaarlonen vergelijkt, geven verschillen tussen parttime en fulltime medewerkers een vertekend beeld. Met het uurloon kun je medewerkers beter met elkaar vergelijken.

Maar het interessantste is wat je daarna met die informatie kunt doen

Het dashboard maakt zichtbaar waar verschillen groter zijn dan 5%, zowel positief als negatief. Vervolgens kun je verder inzoomen om te onderzoeken waar die verschillen vandaan komen.

Denk bijvoorbeeld aan bonussen, toeslagen, langdurige ziekte, onbetaald verlof of een leaseauto. Je kunt deze onderdelen als filter gebruiken en zo bekijken welke medewerkers en beloningscomponenten invloed hebben op het verschil.

Ook vergelijken we het totale uurloon op basis van de loonaangifte met het uurloon op basis van het salaris. Zo kun je onderzoeken of een verschil in het salaris zelf zit of juist in aanvullende beloningen.

De berekeningen zijn gebaseerd op gegevens uit de loonaangifte. We kijken daarbij twaalf maanden terug. Na iedere geaccordeerde salarisverwerking worden de gegevens bijgewerkt.

En minstens zo belangrijk: het dashboard houdt rekening met autorisatie. Je kunt dus ook leidinggevenden inzicht geven in de gegevens waarvoor zij bevoegd zijn. Zo kunnen zij zich voorbereiden op vragen vanuit hun team.

Medewerkers krijgen zelf inzicht in hun beloning

Het recht op informatie betekent dat medewerkers straks inzicht mogen krijgen in hun beloning ten opzichte van de gemiddelde beloning van mannen en vrouwen binnen hun functiecategorie. Ze krijgen dus geen inzage in het individuele salaris van een collega.

Om dat mogelijk te maken, hebben we in Profit 9 een nieuw tabblad Loontransparantie toegevoegd aan de standaard stamkaart in InSite.

Hier ziet een medewerker onder andere:

• Het eigen gemiddelde uurloon, gebaseerd op de loonaangifte
• Het gemiddelde uurloon van mannen en vrouwen binnen de functiecategorie
• Het verschil tussen de gemiddelde beloning van mannen en vrouwen
• Hoe de eigen beloning zich verhoudt tot het gemiddelde van de functiecategorie
• Welke functies binnen de categorie vallen

Bij de KPI's staat bovendien uitleg over de berekeningen. Als werkgever kun je ook zelf een toelichting toevoegen over de indeling van de functiecategorie. Zo krijgt de medewerker meer context bij de cijfers.

Leidinggevenden kunnen via Manager Self Service dezelfde informatie bekijken van medewerkers waarvoor zij geautoriseerd zijn.

Zelf inzicht geven of eerst een aanvraag behandelen?

Tijdens de ontwikkeling kregen we ook reacties van klanten die het spannend vonden om de KPI's direct beschikbaar te stellen. Dat begrijp ik. Want wat als medewerkers vragen hebben over de cijfers die ze zien?

Daarom hebben we naast de KPI's een tweede mogelijkheid ontwikkeld: een standaard workflow voor loontransparantie via Vraag het aan HR. 

Een medewerker dient een aanvraag in, waarna Profit automatisch een rapport genereert met dezelfde gegevens als op de stamkaart. HR kan het rapport eerst bekijken, een toelichting toevoegen en het vervolgens vrijgeven. Het rapport komt ook in het medewerkersdossier terecht. Ook Jonas helpt je in dit proces. Stelt een medewerker een vraag over loontransparantie? Dan ondersteunt onze AI-assistent bij het beantwoorden ervan. Zo krijg je als HR hulp bij het geven van een duidelijke uitleg, terwijl je zelf rekening houdt met de afspraken binnen je organisatie en de persoonlijke situatie van de medewerker.

Als organisatie bepaal je zelf welke route je kiest. Direct inzicht via de KPI's kan vragen aan HR voorkomen. Met de workflow kun je juist eerst uitleg geven. Je kunt deze route ook gebruiken als je niet met de standaard stamkaarten werkt.

Loontransparantie ook in de AFAS Pocket app

Niet iedere medewerker werkt dagelijks achter een computer of logt regelmatig in op InSite. Daarom hebben we de informatie ook beschikbaar gemaakt in de AFAS Pocket app.

Onder het vernieuwde onderdeel Loonstroken en inzicht vinden medewerkers dezelfde informatie over hun beloning en functiecategorie. Inclusief de toelichting bij de cijfers.

Ook kunnen ze via de app een aanvraag indienen voor het rapport over loontransparantie. HR behandelt die aanvraag via de workflow en de medewerker bekijkt het vrijgegeven rapport vervolgens in de app.

Zo kunnen ook medewerkers die vooral met hun telefoon werken gebruikmaken van het recht op informatie.

Mijn advies: begin nu met de voorbereiding

De nieuwe functionaliteit zit in Profit 9. Om de gegevens te tonen, moet je eerst de functiecategorieën inrichten, een salarisverwerking uitvoeren en de juiste autorisaties instellen.

Je hoeft de informatie niet meteen zichtbaar te maken voor medewerkers. Je kunt eerst zelf het dashboard bekijken, verschillen onderzoeken en bepalen hoe je de informatie wilt delen.

Mijn belangrijkste advies? Betrek ook je leidinggevenden en medewerkers bij de voorbereiding. Je kunt als HR de functiecategorieën fantastisch hebben ingericht, maar uiteindelijk moeten mensen begrijpen wat de cijfers betekenen en bij wie ze met vragen terechtkunnen.

De nieuwe functionaliteit in Profit helpt je om loonverschillen inzichtelijk te maken. Maar jij kent je organisatie en de persoonlijke situaties van je medewerkers het beste. Daarom is het aan jou als werkgever om die verschillen goed te kunnen verklaren en volgens de wet toe te lichten. Begin met je functiecategorieën, ontdek waar de loonverschillen zitten en bereid je organisatie voor op de vragen die gaan komen.

Benieuwd hoe het werkt? Kijk het webinar over loontransparantie op onze complete themapagina over loontransparantie.