AFAS Blogt
Auteur: Gerard Nijboer

Welke innovaties gaan jou tijd besparen en geld opleveren?

Wensen en suggesties van klanten helpen AFAS Profit te verbeteren

Een grote hoeveelheid echte innovaties in combinatie met een fors toegenomen gebruiksgemak. Dat zijn belangrijke kenmerken van de nieuwe release van Profit. Voor bedrijven en instellingen in alle denkbare branches komen er zeer aantrekkelijke nieuwe gebruiksmogelijkheden beschikbaar. “Ze gaan het werk voor onze klanten een stuk efficiënter maken.”

In Q2 van 2017 komt de nieuwe release beschikbaar. Volgens Manager Productmanagement Mohamed Amri gaan gebruikers van Profit profiteren van een groot aantal innovaties. “We hebben heel goed geluisterd naar de wensen en suggesties van onze klanten. Dankzij hun input hebben we onze ERP-software op tal van punten verder kunnen verbeteren. Die verbeteringen gaan het werk voor onze klanten een stuk efficiënter maken omdat ze in de meeste gevallen tijd besparen en dus geld opleveren.”

Productie en inkoop

De functionaliteit Productie bevat een belangrijke innovatie voor bedrijven in de maakindustrie, stelt Productmanager Gerard Nijboer. “De goederenstroom ten behoeve van het productieproces is nu dermate geoptimaliseerd dat deze volledig afgestemd kan worden op de actuele voorraadbehoefte. De software maakt het mogelijk om specifiek voor bepaalde productieorders goederen in te kopen en de voortgang hiervan te volgen. Daarmee is grote hoeveelheden eigen voorraad bijhouden verleden tijd en kan men de voorraadplanning zo optimaal mogelijk vormgeven zonder zelf zorg te dragen voor opslaggerelateerde overhead.”

AFAS gaat nu zelfs een stap verder door samen met de productpartner vPlan en de kracht van Manufacturing Resource Planning het productieproces maximaal efficiënt te maken. “Bij het realiseren van de productieplanning wordt de inzet van medewerkers en duurzame bedrijfsmiddelen betrokken om zo een realistisch beeld te geven van de haalbaarheid van de planning”, aldus Nijboer.
Ook op inkoopgebied komt er een interessante update beschikbaar. Nijboer: “Met de functionaliteit Decentraal inkopen kan de eindgebruiker alles wat er aan materialen of diensten nodig is via de InSite-portal voortaan zelf inkopen. De kaders waarbinnen medewerkers inkopen kunnen doen zijn via autorisatie en het budget van tevoren bepaald zodat zij volledig zelfstandig kunnen acteren.” Deze vorm van selfservice is volgens Nijboer veel minder foutgevoelig en een stuk efficiënter dan centrale inkoop. “Bovendien is het gebruik van de module net zo laagdrempelig als een bezoek aan de gemiddelde webshop. Het kan eigenlijk niet fout gaan, ook omdat het goedkeuringsproces van inkoopaanvragen en -facturen is vastgelegd in een helder procuratieschema.”

Kwaliteit van data

Nijboer wijst op een andere noviteit die vanaf april beschikbaar komt: de Finance Auditor. “Bedrijven en instellingen gaan veel plezier beleven aan deze nieuwe functionaliteit. De Finance Auditor spoort fouten en potentiële problemen in financiële administraties op. Bijvoorbeeld als het bankrekeningnummer van een medewerker en een crediteur identiek blijken te zijn. Of wanneer een medewerker uit dienst is en toch nog als procuratiehouder wordt vermeld. Onze klanten krijgen daarmee een superhandige tool in handen, vergelijkbaar met de spellingcheckers in programma’s voor tekstverwerking. Door een extra controle op de automatische verwerking van data worden fouten snel hersteld en kunnen problemen worden voorkomen.”

De eerste versie van de Finance Auditor voert standaard 80 controles uit. In de toekomst worden dat er meer als regelmatig terugkerende fouten en problemen in het controlepakket worden opgenomen. Daar zullen naar verwachting ook een grote hoeveelheid branchespecifieke administratieve preventieve maatregelen deel van uitmaken.

Een andere innovatie op het gebied van de kwaliteit van data heeft betrekking op het werken met informatie uit de cloud. Slimme koppelingen geven gebruikers toegang tot miljoenen actuele bedrijfsgegevens. “Daar voegen we nu een aantrekkelijke uitbreiding aan toe”, zegt Productmanager Kevin Voges. “Deze functionaliteit is vanaf nu in Profit overal beschikbaar waar een nieuw adres wordt toegevoegd. Met het invullen van een postcode en een bijbehorend huisnummer wordt het adres automatisch aangevuld en geverifieerd. Dit maakt het proces niet alleen eenvoudiger en sneller, het voorkomt ook foutieve invoer en verhoogt bovendien de kwaliteit van de data.”

Uren boeken en roosters

Het spreekt voor zich dat een adequate registratie van gewerkte uren belangrijk is voor bijvoorbeeld facturatie en projecten. Wat dat betreft is de nieuwe module Uren boeken een welkome innovatie. “Medewerkers snappen best dat de registratie van uren zinvol is, maar de meesten spenderen hun kostbare tijd liever op een andere manier”, zegt Voges. “Met Uren boeken is het echter zo gedaan. Deze nieuwe functionaliteit stelt de gebruiker in staat om de gewerkte uren met een wekelijkse frequentie gemakkelijk en snel bij te houden. Invullen is echt een fluitje van een cent omdat het systeem op basis van de invoer uit het verleden bepaalde werkpatronen herkent. Op die manier krijgt de werknemer telkens suggesties voor kostenplaatsen voorgeschoteld.”

In het verlengde van het registreren van uren is ook de nieuwe functionaliteit Roosters een uitkomst, zeker voor bedrijven en instellingen die te maken hebben met veel muterende werkroosters. Productmanager Bart Grootveld: “Medewerkers hebben straks zelf de mogelijkheid om hun rooster te wijzigen via ESS-flows in InSite. Hierbij worden roosters ook eenvoudiger gespecificeerd dan voorheen.”

Talentmanagement en flexibele arbeidsvoorwaarden

“Ook op het gebied van talentmanagement staan we niet stil”, gaat Grootveld verder. “De volledig nieuwe functionaliteit Gesprekkencyclus functioneert straks als een slagader voor talentmanagement.” Gesprekkencyclus bestaat uit een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek, die onderwijsinstellingen straks van een constante stroom informatie kunnen voorzien. Daarmee kan het personeelsbeleid worden geoptimaliseerd.

Ook handig is een nieuwe tool voor organisaties die werken met een systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden. In de nieuwe versie kunnen medewerkers verschillende opties laten doorrekenen op de financiële gevolgen die dit heeft voor hun salaris, zowel bruto als netto. “Zo zien ze direct de effecten van de keuzes die ze maken”, legt Grootveld uit. “Speciale budgetpotjes ondersteunen medewerkers bij het indienen van realistische keuzes die via de workflow zelfs automatisch afgehandeld kunnen worden.”

Eenmalige authenticatie

Het gebruik van de nieuwste release van Profit combineert gemak met een betere beveiliging, stelt Manager Productmanagement Mohamed Amri. “In de nieuwste versie volstaat een eenmalige authenticatie om toegang te krijgen tot alle onderdelen van het ERP-pakket. Vanaf dat moment kent het systeem de gebruiker, dus ook als hij of zij zich na een onderbreking weer aanmeldt.”
Vanwege het toenemende belang van databeveiliging wordt aan de eenmalige authenticatie een extra veiligheidsslot gekoppeld. Amri: “Naast het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord dient de gebruiker een zescijferige code in te voeren. Deze code ontvangt de gebruiker op zijn of haar smartphone. Deze manier van authenticatie is extra veilig. Zou iemands wachtwoord uitlekken of gekraakt worden, dan kan hiermee geen toegang verkregen worden tot zijn of haar account zonder de extra beveiligingslaag.”

Meedenkende workflows

Omdat het gebruik van workflows steeds populairder wordt, is er volgens Amri extra aandacht aan besteed. “Workflows moeten eenvoudig van opzet zijn zodat de gebruiker er intuïtief mee kan werken. De nieuwe functionaliteit Profielen in workflows ondersteunt de gebruiker in het maken van de juiste keuzes door vooringevulde velden te laten zien waarvan het systeem vermoedt dat de gebruiker die zal willen kiezen. Op die manier denkt de workflow dus actief met de gebruiker mee. Dat werkt gemakkelijk en supersnel.”

AFAS Open 2017 terugkijken

Benieuwd naar alles wat er verteld is op de AFAS Open 2017? Bekijk dan de video's op de AFAS klantportal.

Over de auteur