AFAS Blogt
Auteur: Bart Grootveld

De volgende stap in het stroomlijnen van je HR-processen

Automatische opslag persoonsdocumenten en flexibel uitbetalen vermindert administratiedruk

Hartstikke mooi als er weer een nieuwe medewerker in je bedrijf start. Tegelijkertijd betekent het ook veel regelwerk. Als organisatie moet je flink wat stappen doorlopen. Bijvoorbeeld de opslag van persoonsdocumenten, zoals een ID-bewijs, verblijfsvergunning of Verklaring omtrent gedrag (VOG) in het personeelsdossier. Natuurlijk moet je die documenten zorgvuldig verwerken. Als je niet oppast ben je echter veel tijd kwijt aan administratieve taken. In Profit 7, de nieuwste versie van onze software, maken we het weer makkelijker om deze ‘verplichte nummers’ slim te automatiseren.

Als bedrijf ben je verplicht specifieke persoonsdocumenten van medewerkers op te slaan. Zeker als je die documenten handmatig registreert en verwerkt kost dat veel tijd. Bovendien eindigen deze papieren dan vaak los in een dossier. Om dat te voorkomen is de verwerking van persoonsdocumenten vergaand geautomatiseerd. Deze persoonsdocumenten worden bij de indiensttreding direct aan het juiste dossier gekoppeld. In branches waar veel mutaties zijn, is het een hele klus om BSN-nummers handmatig in te voeren. Bovendien heeft een typefoutje dan grote gevolgen. Profit 7 legt automatisch relevante gegevens zoals het BSN-nummer of de verloopdatum vast. Bijkomend voordeel is het signaal dat een VOG van een medewerker verloopt. In dat geval krijgt iemand automatisch en op tijd een melding dat hij een nieuw VOG moet aanvragen.

Automatische ID-checker

Het controleren van documenten op echtheid is tijdrovend. Zeker in sectoren zoals het onderwijs of security, moet dat wel gebeuren. Dus zijn we bezig een ID-checker te maken, deze controleert persoonsdocumenten automatisch op echtheid. De checker leest data op een paspoort en signaleert eventuele afwijkingen. Op die manier daalt de foutkans bij indiensttreding en zijn fouten vroegtijdig te corrigeren. Met deze nieuwe functionaliteit hebben we het in dienstproces nog laagdrempeliger gemaakt. Door ook deze stappen toe te voegen aan de workflow is het complete proces, van sollicitatie en data-invoer tot handtekening, gedigitaliseerd. 

Goed werkgeverschap

Eenmaal in dienst is het belangrijk dat je medewerkers krijgen waar ze recht op hebben. Ook als iemand tussentijds een voorschot nodig heeft. Soms zijn declaratiebedragen zo groot dat een medewerker eigenlijk niet kan wachten tot de volgende loonuitbetaling. Tot op heden was dit niet mogelijk. Terwijl bedrijven het vanuit goed werkgeverschap graag wilden. Met Profit 7 kan een bedrijf op elk moment een voorschot uitbetalen. Vooral voor de uitzendbranche, waar flex-medewerkers onregelmatig uitbetaald krijgen, biedt deze optie veel voordelen.   

Uitbetalen zonder tussenstappen

Flexibel uitbetalen is dus niet langer complex. Alles is goed geregeld zonder onnodige administratieve handelingen. Bovendien is de hele financiële afhandeling volledig ingericht. Inclusief het voldoen aan de wetgeving bij de latere inhouding op het loon. Hierdoor ontstaat geen extra rekenwerk voor de salarisadministratie. Zelfs de uitbetaling kan zonder tussenstappen. De CFO doet de goedkeuring door digitale ondertekening en de koppeling met de bank zorgt dat de betaling automatisch doorgaat. Zo boekt iedereen tijdwinst.   

Bart Grootveld, Productmanager HRM en Payroll

Over de auteur