‘Wij hebben nooit gedacht: wat kan AFAS allemaal en hoe zullen we dat eens toepassen? Want dat is helemaal niet zo interessant. Veel interessanter is: wat willen wij? En hoe kan de software ons daarbij helpen? Zo hebben we ooit gekozen voor AFAS, en zo beheren we het nog steeds. Daardoor past het resultaat van een nieuwe digitalisering altijd bij ons. Iedere workflow is gewoon ons eigen proces, maar dan digitaal. De rapportages waarmee iedere school kan zien hoe ze het doet, zijn bijvoorbeeld niet de standaardrapportages uit AFAS. We hebben onze eigen rapportages gebouwd, naar onze eigen wensen.’
‘Een ander mooi voorbeeld is de interne mobiliteit. Dat is altijd een enorme puzzel geweest. Van maart tot juni was de beleidsmedewerker Personeel onbereikbaar, omdat hij alleen maar bezig was met matchmaken tussen medewerkers en scholen. Daarom werken we nu ook met de werving- en selectiemodule, maar dan voor interne mobiliteit. Dat is niet per se waar die module voor bedoeld is, maar het werkt voor ons.’
‘We begonnen ooit met alleen de salaris- en de personeelsadministratie in AFAS. Dat hebben we langzaam steeds verder uitgebreid. Maar we hebben naar de medewerkers op de scholen nooit geroepen dat we een nieuw systeem hadden. Als je over nieuwe systemen begint, schiet immers iedereen in stress. Dus hebben we alleen iedereen een mailtje met inloggegevens gestuurd. Dat was ’t. Sommige mensen negeerden dat, anderen gingen ermee experimenteren. En op enig moment was er een studiedag waar mensen zich voor in moesten schrijven. Toen stuurden we weer een mailtje rond. Weet je nog, die inlog die je kreeg? Die moet je hiervoor gebruiken. Binnen een paar dagen had 80% dat gedaan. Zo laten we mensen heel natuurlijk kennis maken met nieuwe systemen. En wennen ze heel geleidelijk. Zo zijn we ook gestopt met het mailen van loonstroken. We stuurden alleen nog mails: er staat een loonstrook voor je klaar in InSite. Daar zijn we nu ook mee gestopt. En we zien dat mensen hun loonstrook ook nu nog prima vinden.’
‘Vroeger hing er bij de groenteboer vaak een bordje: ‘Heeft u klachten, vertel het ons, bent u tevreden, vertel het anderen.’ Zo werken wij ook. Van geklaag onderling wordt niemand beter, en het systeem al helemaal niet. Daarom willen we feedback. Die hebben we ook echt nodig om iets te ontwikkelen. En het past in onze filosofie, waarin eigenaarschap centraal staat. Dat werkt twee kanten op. Een medewerker die bijvoorbeeld personeelsmutaties doet, moet met het systeem kunnen werken, maar mag ook zeggen hóé het moet werken. Daarmee eis je dus ook van mensen dat ze kunnen vertellen hoe dat proces loopt.’
‘Scholing, scholing, scholing. Dat is misschien wel het belangrijkste geweest bij de implementatie. We vonden: we moeten echt goed weten wat we in het systeem moeten en kunnen doen. Daarom hebben we de hele implementatiewerkgroep naar school gestuurd bij AFAS. En dat doen we nog steeds geregeld. Of het nou gaat om het bouwen van rapportages, analyses of workflows: we willen het in eigen hand hebben. En dus moeten we leren hoe het werkt. We investeren veel in mensen, nascholing, en ontwikkeling. Net als je leerlingen en onderwijzend personeel, heeft administratief personeel ook behoefte aan tijd, autonomie, scholing en aandacht om zijn werk goed te kunnen doen.’