Waarom het stil wordt als ik 'verplichtingenadministratie' zeg
Ik zit regelmatig aan tafel bij gemeenten. En er is één woord waarmee ik bijna gegarandeerd een stilte laat vallen: verplichtingenadministratie. Het is een beladen woord. Zodra ik het uitspreek, zie ik mensen denken: daar gaan we weer. En ik snap dat wel. Als je de ervaringen uit de praktijk kent, klinkt verplichtingenadministratie al snel als nóg een administratieve stap, nóg een controle en nóg iets wat iemand ergens moet invullen. Maar ik denk dat we daarmee het verkeerde probleem proberen op te lossen.
Erik Bierman - salesmanager AFAS
Want vrijwel iedere gemeente kent hetzelfde moment. Er komt een factuur binnen en het raadselen begint. Naar wie moet hij? Wie voert hem in? Wie bepaalt de juiste codering? Wie gaat achter de prestatieverklaring aan? En klopt de boekingscombinatie eigenlijk wel? Voor je het weet, zijn drie mensen druk met één factuur. En de budgethouder? Die ziet uiteindelijk wat er is uitgegeven, maar vaak pas nadat de factuur verwerkt is. Dan weet je precies wat er gebeurd is. Alleen kun je er op dat moment weinig meer aan veranderen. Gemeenten hebben sterke instrumenten om grip op de financiën te houden: de begroting, de voorjaarsnota, de najaarsnota, rapportages en de interne controle. Daar gaat terecht veel aandacht naartoe. Maar bij een individuele uitgave begint de financiële controle soms pas als het geld al uitgegeven is. En een factuur is een laat moment om te ontdekken dat je iets anders had willen doen.
Het probleem zit niet bij de mensen
De reactie die ik regelmatig hoor: "Ja, maar bij ons werkt dat niet. Mensen zijn gewoon niet nauwkeurig genoeg." Daar denk ik anders over. Neem een budgethouder die iets wil bestellen. Die denkt meestal niet: even kijken welke boekingscombinatie ik nodig heb, welk mengpercentage van toepassing is en hoe dit fiscaal precies uitpakt. Die denkt: ik heb hier budget voor en ik wil dit graag inkopen. Logisch. Past de juiste combinatie niet of zit daar te weinig ruimte op, dan zoekt hij een andere combinatie waar nog wel budget staat. Ook logisch.
Totdat de factuur binnenkomt. Dan blijkt dat op die combinatie een ander mengpercentage voor het btw-compensatiefonds geldt. De btw is ineens kostprijsverhogend, de factuur sluit administratief niet meer aan en de financiële administratie mag aan de slag met correcties. En dan volgt de conclusie: "Zie je wel? Mensen zijn niet nauwkeurig genoeg." Ik begrijp die conclusie, maar ik trek een andere. Als een proces de verkeerde keuze makkelijker maakt dan de juiste, pas je het proces aan en niet de medewerker. We vragen een budgethouder nu om op het juiste moment financieel specialist te zijn, terwijl zijn belangrijkste taak is om een goede aankoop te doen.
Waarom moet de uitgave zich aanpassen aan het budget?
Wat als de besteller helemaal geen boekingscombinatie hoeft te kiezen? In onze inkoopfunctionaliteit bepaalt het type uitgave de juiste combinatie, inclusief het bijbehorende mengpercentage. De budgethouder houdt zich dus niet bezig met de financiële vertaling van zijn aankoop. Hij ziet wel wat voor hem belangrijk is: hoeveel budget heb ik, welke verplichtingen heb ik al en wat is er daadwerkelijk gerealiseerd?
Staat het budget op de verkeerde plek? Dan verplaats je het met een budgetneutrale wijziging naar de juiste combinatie. Dat klinkt als een klein verschil, maar het verandert de manier waarop je naar budget kijkt. Het geld volgt de uitgave, in plaats van dat de uitgave zich aanpast aan waar toevallig nog budget staat.
Daar hoort verplichtingenadministratie over te gaan. Niet meer administratie creëren, maar het proces zo inrichten dat je minder hoeft te herstellen. De volgorde is dan ook logisch: eerst budget, dan verplichting, dan bestelling. In plaats van eerst bestellen en achteraf reconstrueren wat er financieel precies gebeurd is.
En dan de factuur
Hetzelfde principe werkt bij de prestatieverklaring. Neem inhuur. Waarom wachten tot de factuur binnenkomt om te controleren of de prestatie geleverd is? Zit de getekende urenstaat al bij de verplichting, dan heb je die controle eerder in het proces gedaan en geef je de verplichting vrij. Komt de factuur vervolgens binnen met het verplichtingnummer, dan kan het systeem automatisch controleren of de factuur aansluit op wat eerder afgesproken is. Klopt het? Dan kan de factuur op de vervaldatum door naar betaling.
Dan komt vaak de vraag: "Maar een factuur moet toch goedgekeurd?" Terechte vraag. Mijn wedervraag: als de verplichting vooraf goedgekeurd is, de prestatie al bevestigd is en de factuur daar een-op-een op aansluit, wat keur je dan nog goed? Dat is geen pleidooi om controles af te schaffen. Integendeel. Het is een pleidooi om controles op het juiste moment uit te voeren. Drie mensen achteraf laten controleren wat één persoon vooraf goed had kunnen regelen, is niet per definitie meer controle. Soms is het gewoon administratief dweilen met de kraan open.
Van achteraf herstellen naar vooraf sturen
Daar zit de echte winst. Niet alleen minder correctieboekingen door een verkeerd mengpercentage. Ook budgethouders die niet wachten op een geboekte factuur om te zien hoe hun budget ervoor staat, maar sturen op actuele cijfers: budget, verplichtingen en realisatie.
En voor de interne controle ontstaat iets waar ik zelf veel waarde aan hecht: je hoeft niet meer te zoeken naar de samenhang. De aanvraag, de goedkeuring, de verplichting, de prestatieverklaring en de factuur staan bij elkaar. De interne controle kan daardoor meer vinden en minder zoeken. De P&C-cyclus hoeft daarvoor niet op de schop. De begroting, voorjaarsnota en najaarsnota blijven gewoon bestaan. Het verschil is dat de cijfers die erin komen eerder kloppen, zodat je meer tijd overhoudt om te sturen.
Een verplichtingenadministratie is geen extra administratieve last. Een slecht ingericht proces ís een administratieve last. Misschien moeten we het gesprek daarom ook anders voeren. Niet beginnen met de vraag: "Hoe krijgen we mensen zover dat ze beter administreren?" Maar met de vraag: "Hoe richten we het proces zo in dat mensen bijna vanzelf het juiste doen?" Als we dat goed regelen, valt er misschien eindelijk een stilte om de goede reden. Niet omdat iedereen denkt: oh nee, verplichtingenadministratie. Maar omdat we denken: waarom deden we dit eigenlijk al die tijd achteraf?
En dit is nog maar het begin
Wie zo naar verplichtingenadministratie kijkt, stelt al snel de volgende vraag: waarom laten we dit bij één proces? Ook in andere financiële en administratieve processen valt vaak meer te automatiseren dan je op het eerste gezicht denkt. Daar begint de Automatiseringsreis ERP voor gemeenten & provincies van AFAS: een praktische ontdekkingstocht langs processen waar gemeenten dagelijks tijd verliezen. De volgende editie is op 27 oktober.
Hoe is dat bij jullie geregeld? Valt de stilte ook zodra ik "verplichtingenadministratie" zeg, of hebben jullie die stap al gemaakt?
Ga mee op Automatiseringsreis ERP voor gemeenten & provincies
Ontdek hoe je handmatig werk vermindert en meer grip krijgt op processen, budgetten en stuurinformatie.