Auteur: Martijn Delahaye

Vakantietijd, zo schrijf je een goede out of office!

7 tips voor je out of office tekst zodat jij geniet van je vakantie.

Het is weer vakantietijd en dus rollen de automatische antwoorden op e-mailverkeer weer binnen. Het is een veel gebruikte optie om anderen te laten weten dat je vrij bent en dat je niet op e-mailberichten reageert. Maar waar moet je eigenlijk op letten?

1. Begin op tijd

Nederlandse werknemers ontvangen per dag gezamenlijk zo'n 500 miljoen e-mails. Zeker na enkele vrije dagen of na een vakantie wacht een berg aan ongeopende e-mails waar moeilijk doorheen is te komen. Het geheim van een relaxte vakantie zit in de voorbereiding.

Het is een goed idee om twee of drie dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Dat is een slimme truc om te voorkomen dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.

2. Alles is marketing

‘In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat je mail te beantwoorden; na XXX kom ik er zo spoedig mogelijk op terug’.

Onpersoonlijk? Ja. Of wil je de indruk wekken het heel druk te hebben, en nauwelijks tijd te kunnen maken voor de lezer? Dat is aardig gelukt. Erg welkom voelt de lezer zich niet.

Maak van de kans gebruik en verwen de lezer met een persoonlijk en hartelijk antwoord. Helemaal leuk als je ook nog een glimlach op de lippen van de ontvanger van je bericht kan toveren. Wat dacht je bijvoorbeeld van dit out of office bericht met emoji's?

 

3. Ook je WhatsApp is op vakantie

WhatsApp wordt steeds vaker zakelijk gebruikt. De drempel om een appje te sturen is tenslotte erg laag, toch? Niet als je je profielfoto inzet als out of office. Simpel, maar zeer effectief!

 

4. Maak het persoonlijk en positief

Vergelijk deze twee zinnen eens:

Ik ben afwezig tot XXX. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.

of... 

Op maandag XXX ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.

De laatste is toch een stuk klantvriendelijker.

Humor kan goed werken, maar doseer dit wel. Iedereen kan je namelijk een mail sturen (ook die belangrijke potentiële klant). AFAS CEO Bas van der Veldt heeft er ook een handje van, dit is bijvoorbeeld zijn afwezigheidsmelding:

In verband met mijn vakantie zal ik tot en met dinsdag XXX geen e-mail lezen en beantwoorden. 
Voor dringende zaken kan contact gezocht worden met de volgende personen:
 
Algemeen > Arnold Mars - Financieel Directeur
Marketingmogelijkheden > Martijn Delahaye - Directeur Marketing
Overnames & Fusies > Geen interesse (aangezien 85% toch mislukt)
AFAS Profit > Dennis van Velzen - Directeur Productontwikkeling
Alle andere zaken > Lucia van der Veldt (de échte baas)

Met vriendelijke groet,
Bas van der Veldt
Algemeen Directeur (CEO)
AFAS Software BV

Wil je jouw out of office ook echt als marketing inzetten? Klik dan op onderstaande knop...

5. Wat hoort er nu écht in zo’n out of office bericht te staan?

  1. De periode dat je afwezig bent. Zo kan je lezer beslissen of hij wacht tot je terug bent, of contact opneemt met iemand anders.
  2. Waarom je er niet bent: niet in detail (‘ik ben eerst twee dagen in de Ardennen, we rijden daarna door naar Oostenrijk en we maken de vakantie af met familie in het zuiden van Duitsland’), wel beknopt. Het is geen desinteresse, maar de meeste lezers zitten niet direct te wachten op de reden van jouw afwezigheid. Vermeld dus niet dat je ‘geniet van een welverdiende vakantie’.
  3. Wanneer je weer terug bent van vakantie
  4. Welke collega wel aanwezig is tijdens jouw vakantie. Wie kan de vragen over jouw werkzaamheden beantwoorden? Dit kan natuurlijk ook een link zijn naar het telefoonnummer of de e-mail box van de afdeling.

6. Bied service en alternatieven

Deze tip sluit goed aan bij de vorige. Hoe vaak lees je niet:

‘Voor dringende vragen neem je contact op met collega X’?

Je schrikt je lezer hiermee behoorlijk af. Hij of zij zal dit lezen als ‘Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg dus waag het niet om hem te benaderen om niks.’ Zeg liever dat ‘collega X of afdeling Y je graag verder helpt’.

7. Lees je wel of niet je mail?

E-mail kan je tegenwoordig overal lezen, zelfs tijdens je vakantie. Zeker nu we in de coronatijd de vakantie vaak thuis doorbrengen is de verleiding groot. Sommige mensen gaan er ook een beetje vanuit dat je dat doet en bij dringende zaken toch wel antwoord. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de echte tip!), zet dan duidelijk in je automatische bericht dat e-mail niet gelezen wordt. Verwijder je mail dan ook van je telefoon. Dan kom je ook niet in de verleiding.

Mijn afwezigheidsmelding heb ik inmiddels gepland. Voor alle duidelijkheid: reacties op deze blog beantwoord ik pas na mijn vakantie ;)

Fijne vakantie als jij ook vakantie hebt!

PS, Waarom kan je eigenlijk nog steeds geen out of office bericht op Twitter, Facebook en Whatsapp instellen?  LinkedIn biedt de functionaliteit 'Away Message' sinds 2020 aan. Maar dit is wel een premium functie.

Meer lezen?