Vakantietijd, zo schrijf je een goede out of office!

1. Begin op tijd

Nederlandse werknemers krijgen steeds meer berichten. Ze komen alleen via meer kanalen binnen: mail, Teams, WhatsApp, Slack, LinkedIn en klantportalen. Zeker na enkele vrije dagen of na een vakantie wacht een berg aan ongeopende e-mails en meldingen waar moeilijk doorheen is te komen. Het geheim van een relaxte vakantie zit in de voorbereiding.

Het is een goed idee om twee of drie dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Dat is een slimme truc om te voorkomen dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.

2. Alles is marketing

‘In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat je mail te beantwoorden; na XXX kom ik er zo spoedig mogelijk op terug’.

Onpersoonlijk? Ja. Of wil je de indruk wekken het heel druk te hebben, en nauwelijks tijd te kunnen maken voor de lezer? Dat is aardig gelukt. Erg welkom voelt de lezer zich niet.

Maak van de kans gebruik en verwen de lezer met een persoonlijk en hartelijk antwoord. Helemaal leuk als je ook nog een glimlach op de lippen van de ontvanger van je bericht kan toveren. Wat dacht je bijvoorbeeld van dit out of office bericht met emoji's?

Meer creativiteit nodig? Dan weet je vast de weg naar ChatGPT te vinden. En maak 'm een beetje leuk, maar help mensen wel om je vervanger te bereiken.

3. Ook je WhatsApp is op vakantie

WhatsApp wordt bij vrijwel iedereen zakelijk én privé gebruikt. De drempel om een appje te sturen is tenslotte erg laag, toch? Niet als je je profielfoto inzet als out of office. Simpel, maar zeer effectief! Vooral handig als je een zakelijk telefoonnummer hebt.

4. Maak het persoonlijk en positief

Vergelijk deze twee zinnen eens:

Ik ben afwezig tot XXX. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.

of... 

Op maandag XXX ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.

De laatste is toch een stuk klantvriendelijker.

Humor kan goed werken, maar doseer dit wel. Iedereen kan je namelijk een mail sturen (ook die belangrijke potentiële klant). AFAS CEO Bas van der Veldt heeft er ook een handje van, dit is bijvoorbeeld zijn afwezigheidsmelding:

In verband met mijn vakantie zal ik tot en met dinsdag XXX geen e-mail lezen en beantwoorden. 
Voor dringende zaken kan contact gezocht worden met de volgende personen:
 
Algemeen > Arnold Mars - Financieel Directeur
Marketingmogelijkheden > Martijn Delahaye - Directeur Marketing
Overnames & Fusies > Geen interesse (aangezien 85% toch mislukt)
AFAS Profit > Mohamed Amri - Directeur Productontwikkeling
Alle andere zaken > Lucia van der Veldt (de échte baas)

Met vriendelijke groet,
Bas van der Veldt
Algemeen Directeur (CEO)
AFAS Software

Wil je jouw out of office ook echt als marketing inzetten? Klik dan op onderstaande knop...

5. Wat hoort er nu écht in zo’n out of office bericht te staan?

1. Waarom je er niet bent: niet in detail (‘ik ben eerst twee dagen in de Ardennen, we rijden daarna door naar Oostenrijk en we maken de vakantie af met familie in het zuiden van Duitsland’), wel beknopt. Het is geen desinteresse, maar de meeste lezers zitten niet direct te wachten op de reden van jouw afwezigheid. Vermeld dus niet dat je ‘geniet van een welverdiende vakantie’.
2. Wanneer je weer terug bent van vakantie
3. Welke collega wel aanwezig is tijdens jouw vakantie. Wie kan de vragen over jouw werkzaamheden beantwoorden? Dit kan natuurlijk ook een link zijn naar het telefoonnummer of de e-mailbox van jouw afdeling.

Een out-of-office hoeft dus geen reisverslag te zijn. Zet er dus niet in waar je bent, hoe lang je precies weg bent met je gezin of welke collega welke gevoelige dossiers overneemt. Dat is voor de lezer meestal niet relevant en kan onbedoeld misbruikt worden. Houd het simpel: wanneer ben je afwezig, wanneer ben je terug en waar kan iemand terecht voor hulp?

6. Bied service en alternatieven

Deze tip sluit goed aan bij de vorige. Hoe vaak lees je niet:

‘Voor dringende vragen neem je contact op met collega X’?

Je schrikt je lezer hiermee behoorlijk af. Hij of zij zal dit lezen als ‘Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg, dus waag het niet om hem te benaderen om niks.’ Zeg liever dat ‘collega X of afdeling Y je graag verder helpt’.

7. Ben je offline? Wees dan ook echt offline

E-mail kan je tegenwoordig overal lezen, zelfs tijdens je vakantie. Sommige mensen gaan er ook een beetje vanuit dat je dat doet en bij dringende zaken toch wel antwoordt. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de echte tip!), zet dan duidelijk in je automatische bericht dat e-mail niet gelezen wordt. Zet je pushmeldingen uit, verwijder tijdelijk je werkmail van je telefoon of gebruik focusinstellingen. Maak het jezelf vooral niet te makkelijk om tóch even te kijken. Dan kom je ook niet in de verleiding.

Spreek vooraf met je team af wie wat opvangt. Dan hoef jij niet “voor de zekerheid” toch je mailbox te openen. En je collega hoeft niet te gokken welke vragen wel of niet mogen wachten.

Mijn afwezigheidsmelding heb ik inmiddels gepland. Voor alle duidelijkheid: reacties op deze blog beantwoord ik pas na mijn vakantie ;)

Fijne vakantie als jij ook vakantie hebt!

PS: Zet niet alleen je mail op afwezig. Check ook je agenda, Teams-status, voicemail en zakelijke WhatsApp. Anders ben je op papier vrij, maar digitaal nog overal half aanwezig.