Start met Payroll 
Op elk moment in het jaar

 

Waarom wachten tot 1 januari als je ook nu kunt starten? Je kunt op elk moment overstappen op nieuwe payrollsoftware. Wachten tot het begin van een nieuw kalenderjaar is niet nodig.

Met AFAS Software kies je een startmoment dat past bij jouw organisatie. AFAS begeleidt de inrichting, conversie, controles en aansluiting, zodat je gecontroleerd overstapt en eerder profiteert van de geïntegreerde HR- en payrollsoftware.

Waarom wachten tot 1 januari niet meer nodig is

Jarenlang was 1 januari het vaste moment om over te stappen naar andere salarissoftware. Niet omdat dit verplicht was, maar omdat de salarisberekening gedurende het jaar steeds verder wordt opgebouwd. Loonheffingen, pensioenberekeningen en andere cumulatieve gegevens hangen samen met eerdere loonperiodes. Bij een overstap midden in het jaar moesten daarom vaak grote hoeveelheden historische gegevens worden overgenomen en gecontroleerd. Dat kostte veel tijd en gaf extra onzekerheid. Wachten tot januari leek daardoor de veiligste keuze.

Maanden uitstel is niet meer nodig

AFAS heeft dit anders ingericht. Bij een tussentijdse overstap hoeven niet alle historische salarisgegevens opnieuw tot in detail te worden opgebouwd. Het enige dat we nodig hebben zijn de cumulatieve gegevens van enkele kerngegevens. Vanaf dat moment neemt AFAS Profit de salarisverwerking over en rekenen we volgens de voorschriften van de Belastingdienst. Daardoor draait een succesvolle payrollimplementatie niet langer vooral om de kalender. Het draait om:

  • een goede voorbereiding;
  • betrouwbare gegevens;
  • een passende inrichting;
  • grondig testen;
  • duidelijke controles;
  • samenwerking tussen jouw organisatie en AFAS.

Hoe werkt starten midden in het jaar?

We maken een duidelijke knip

Samen bepalen we vanaf welke loonperiode je met AFAS Software gaat werken. Alles vóór dat moment behoort tot de salarisverwerking in je oude pakket. Alles vanaf het afgesproken startmoment verwerk je in de software van AFAS. Dit noemen we een harde knip.

AFAS gebruikt niet automatisch alle details van de loonberekeningen van vóór deze knip. In plaats daarvan worden de gegevens aangeleverd die nodig zijn om vanaf het nieuwe startmoment correct verder te rekenen. Dat voorkomt dat je het hele loonjaar opnieuw moet opbouwen.

De juiste gegevens vormen de basis

Een goede aanlevering is belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan:

  • cumulatieve loongegevens;
  • loonheffingsnummers;
  • inkomstenverhoudingen;
  • begin- en einddata;
  • burgerservicenummers;
  • relevante grondslagen;
  • gegevens voor cao- en pensioenaanleveringen.

AFAS en jouw implementatieteam bepalen vooraf welke gegevens in jouw situatie nodig zijn. Vervolgens controleren we of de aansluiting tussen het oude pakket en AFAS klopt.

Wat gebeurt er met correcties?

Een correctie over een periode vóór de livegang kan niet in AFAS Software worden berekend. AFAS kent de volledige loonberekening uit het oude pakket namelijk niet. Afhankelijk van de situatie voer je zo’n correctie uit:

  • in het oude salarispakket;
  • via een aanvullende mutatie bij de overgang;
  • of met een andere, vooraf afgesproken werkwijze.

Daarom brengen we vóór de livegang in kaart hoeveel historische correcties je verwacht en wat daarvan de gevolgen zijn. De harde knip zorgt voor duidelijkheid. Voorwaarde is wel dat de beginsituatie goed is voorbereid.

Waarom organisaties juist nu overstappen

Iedere maand die je wacht, werk je langer door met processen die je eigenlijk wilt verbeteren.

Profiteer direct van automatisering 

De payrollsoftware van AFAS is volledig geïntegreerd met HRM. Gewerkte uren, declaraties, verlof en andere goedgekeurde mutaties kunnen automatisch doorstromen naar de salarisverwerking. Je hoeft gegevens daardoor minder vaak opnieuw in te voeren of handmatig over te nemen. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Verminder handmatig controlewerk

De Payroll Auditor voert automatisch controles uit op je loonadministratie. Hierdoor zie je eerder waar gegevens ontbreken of mogelijk niet kloppen. Je salarisadministrateurs besteden minder tijd aan zoeken en meer tijd aan beoordelen. 

Werk met standaardprocessen

Met standaard workflows leg je verantwoordelijkheden op de juiste plaats in de organisatie. Medewerkers en managers leveren gegevens aan of keuren mutaties goed. De salarisadministratie houdt overzicht en controle, zonder achter iedere wijziging aan te hoeven gaan.

Word minder afhankelijk van oude software

Loopt je contract af? Past de huidige oplossing niet meer bij je organisatie? Of kost het bestaande pakket te veel handmatig werk? Dan is wachten niet altijd de beste keuze. Met een tussentijdse overstap voorkom je dat je nog maanden blijft investeren in een oplossing waarvan je al afscheid wilt nemen.

Haal eerder waarde uit AFAS

Eerder starten betekent ook eerder profiteren van:

  • geïntegreerde HR- en Payroll processen;
  • digitale workflows;
  • Employee Self Service;
  • automatische controles;
  • actuele cao-inrichting;
  • inzicht via dashboards;
  • minder losse systemen en koppelingen.

Je bepaalt het startmoment op basis van je organisatie, capaciteit en planning. Niet alleen op basis van de kalender.

Jouw organisatie beter laten
ondernemen, dat is onze missie

Start met standaardiseren, digitaliseren en automatiseren

 

 

Weten wat onze HRM & Payrollsoftware voor jouw organisatie kan betekenen?

 
 

Voor welke organisaties is dit geschikt

Starten met de payrollsoftware van AFAS gedurende het jaar is interessant wanneer je jezelf herkent in een of meer van deze situaties.

Je wilt niet nog maanden wachten

De keuze voor nieuwe payrollsoftware is gemaakt. Je wilt door en niet tot januari blijven werken met een oplossing die niet meer past.

Je bent bezig met digitaliseren

Je wilt handmatige lijsten, losse e-mails en dubbele invoer vervangen door digitale workflows en geïntegreerde processen.

Je huidige contract of software loopt af

Je wilt voorkomen dat je een oud contract onnodig verlengt of nog een jaar afhankelijk blijft van verouderde software.

Je wilt HR en Payroll integreren

Je wilt dat HR-mutaties, uren, declaraties en verlof logisch doorstromen naar de salarisverwerking.

Je organisatie groeit of verandert

Bij groei, een fusie, reorganisatie of harmonisatie van arbeidsvoorwaarden kan wachten tot het nieuwe kalenderjaar juist extra complexiteit veroorzaken.

Je salarisadministratie kost te veel tijd

Je team is veel tijd kwijt aan handmatige controles, losse bestanden, herstelwerk en het verzamelen van mutaties.

Meld je aan voor het webinar

Jarenlang was 1 januari hét moment om over te stappen naar een nieuw payrollsysteem. Niet omdat het moest, maar omdat een overstap later in het jaar vaak veel extra werk opleverde. Dat is veranderd.

Tijdens dit webinar laten Benno Welmers en Gerry Laagland zien hoe een tussentijdse overstap werkt, welke voordelen dit biedt en hoe je de salarisverwerking naadloos kunt voortzetten met totalen en cumulatieve gegevens. Ontdek hoe je eenvoudiger én sneller de overstap naar AFAS maakt.

Wat leer je in dit webinar?

  • Waarom organisaties traditioneel wachten tot 1 januari

  • Welke nieuwe mogelijkheden de payrollsoftware van AFAS biedt voor een overstap gedurende het jaar
  • Waar je rekening mee moet houden bij een implementatie
  • Hoe een tussentijdse overstap werkt 

Voor wie is dit webinar? 

Dit webinar is interessant voor HR-managers, salarisadministrateurs, financieel managers en organisaties die willen overstappen naar AFAS HRM & Payroll, maar niet willen wachten tot het nieuwe jaar.

Werk je al met AFAS?

Waarom wachten als het ook nu kan?

Een overstap naar nieuwe salarissoftware blijft een belangrijk project. Maar je hoeft de start niet meer automatisch uit te stellen tot 1 januari. Met een duidelijke aanpak, betrouwbare gegevens, grondig testen en begeleiding van AFAS kun je ook gedurende het jaar gecontroleerd overstappen..

Zo profiteert je organisatie eerder van minder handmatig werk, betere controles en één geïntegreerde oplossing voor HRM en Payroll. Plan een persoonlijke demo en ontdek welk startmoment past bij jouw organisatie.

Veelgestelde vragen

  • Kan ik echt midden in het jaar overstappen naar AFAS Software?

    Ja. Je hoeft niet meer automatisch tot 1 januari te wachten. We spreken een duidelijk startmoment af en gebruiken de relevante totalen en cumulatieve gegevens om de salarisverwerking vanaf dat moment in AFAS voort te zetten. Wel beoordelen we vooraf of deze aanpak bij jouw cao, pensioenregeling, aanleveringen en correctiehistorie past.

  • Hoe zit het met mijn loonjaar?

    Je loonjaar wordt verdeeld over twee systemen. Het oude pakket verwerkt het deel vóór de afgesproken knip. AFAS verwerkt het deel vanaf de livegang. Door de juiste cumulatieve gegevens en totalen aan te leveren, kan AFAS vanaf dat moment correct verder rekenen.

  • Wat gebeurt er met mijn historie?

    Je historische salarisgegevens blijven beschikbaar in het oude systeem of in je archiefoplossing. In AFAS nemen we de informatie over die nodig is voor de nieuwe salarisverwerking en de afgesproken rapportage. Niet iedere historische loonberekening hoeft opnieuw tot op detailniveau in AFAS Software te worden opgebouwd. Maak vooraf afspraken over de toegang tot het oude systeem, de bewaartermijnen en het raadplegen van historische documenten.

  • Kan ik nog correcties uitvoeren?

    Ja, maar de werkwijze hangt af van de periode waarop de correctie betrekking heeft. Correcties vanaf de livegang verwerk je in AFAS. Correcties over een periode vóór de knip kunnen in het oude pakket blijven of via een vooraf afgesproken aanvullende verwerking worden uitgevoerd. Breng verwachte correcties daarom vóór de livegang in kaart.

  • Hoe werkt de jaaropgave?

    Doordat het loonjaar over twee systemen is verdeeld, kan een medewerker voor de verschillende delen van het jaar afzonderlijke jaaropgaven ontvangen: één vanuit het oude pakket en één vanuit AFAS. De precieze werkwijze hangt af van de overgangssituatie. Tijdens de implementatie leggen we vast welke gegevens iedere partij verstrekt en hoe medewerkers hierover worden geïnformeerd.

  • Hoe zit het met pensioenregelingen?

    Een pensioenregeling maakt een tussentijdse overstap niet automatisch onmogelijk. Wel is de combinatie van cao, pensioenregeling, pensioenuitvoerder en aanlevermethode belangrijk. Sommige uitvoerders verwachten gegevens vanaf het begin van het kalenderjaar of gebruiken specifieke cumulatieve grondslagen. AFAS onderzoekt vooraf wat in jouw situatie nodig is.

  • Werkt dit voor iedere organisatie?
    Nee, niet automatisch. Voor veel organisaties is een overstap gedurende het jaar goed uitvoerbaar. Bij complexe externe aanleveringen, grote hoeveelheden historische correcties of ontbrekende gegevens kan een ander moment verstandiger zijn. Daarom begint het traject met een inhoudelijke beoordeling.

  • Wanneer is overstappen minder geschikt? 
    Een tussentijdse overstap kan minder geschikt zijn wanneer

    • je administratie nog veel onverklaarde fouten bevat;

    • je structureel grote aantallen correcties over oude periodes verwerkt;

    • een externe uitvoerder geen tussentijdse aansluiting ondersteunt;

    • essentiële conversiegegevens ontbreken;

    • er onvoldoende tijd of capaciteit is voor testen en controle.

      In dat geval bespreken we een andere aanpak of een later startmoment.

  • Kan ik eerst testen voordat ik live ga?
    Ja. Testen en controleren zijn vaste onderdelen van de implementatie. We kunnen salarisberekeningen uitvoeren en de resultaten vergelijken voordat AFAS de definitieve verwerking overneemt. Tijdens de implementatie kan de gekozen werkwijze nog worden bijgesteld wanneer de testresultaten daar aanleiding toe geven.