Ik blijf het herhalen: Als je inkoop en ordermanagement aan de voorkant goed inricht, scheelt dat alle betrokkenen veel tijd en extra handelingen. Iedereen binnen je organisatie krijgt wat hij of zij nodig heeft, de financiële afhandeling is gedekt en leveranciers krijgen snel hun geld. Bij AFAS zijn we daar aardig ver in, al zeg ik het zelf. Zo is in Profit 11 het complete inkoopproces te automatiseren op basis van self-service. En als alle gegevens bij de bron correct zijn vastgelegd, volgt de financiële afhandeling automatisch. Dus geen onnodige handelingen of fouten.
Hierboven vind je het overkoepelende verhaal. Toch wil ik je een aantal op het oog kleine veranderingen in de software niet onthouden. Dat zijn op zich geen killer apps, maar ze maken je werk wel prettiger. Wat dacht je van de automatische btw-verrekening bij het verwerken van de e-factuur? Er zijn twee btw-tarieven en sommige organisaties zijn (gedeeltelijk) vrijgesteld van btw. Ze hoeven dus niet af te dragen, maar krijgen het ook niet terug. Tijdens het inkoopproces kan dit voor verwarring zorgen. En als achteraf blijkt dat het niet goed geregistreerd is, levert dat veel uitzoekwerk en correcties op. In Profit 11 nemen we dit aspect gewoon al mee aan de voorkant, zo voorkomen we gedurende het proces misverstanden of fouten.
Ook kortingen zorgen soms voor onduidelijkheid. Om discussies achteraf te vermijden, leggen we alle afspraken met leveranciers centraal vast, dus ook de kortingen. Als iemand dan iets bestelt en de budgethouder akkoord geeft, ligt alles automatisch vast. Dus nooit meer scheve gezichten bij de financiële afdeling of vervelende gesprekken met leveranciers omdat een korting niet verrekend is. Ook het gedoe met creditfacturen is niet langer nodig.
Een andere bron van ergernis binnen bedrijven is het boeken van kosten op verschillende kostenplaatsen. Bijvoorbeeld omdat er meerdere vestigingen zijn. Als blijkt dat een bepaalde factuur voor een andere locatie bedoeld is, betekent dat in Profit 11 niet meteen veel extra werk. Integendeel, je gaat gewoon naar InSite en legt met een muisklik de koppeling met de juiste kostenplaats.
Wil je nóg meer weten over de nieuwe inkoopfunctionaliteit in Profit 11? Ik ontmoet je graag bij de AFAS Open!