Rapporten in je eigen huisstijl hoeft niet ingewikkeld te zijn

De oude RapportGenerator kan ontzettend veel. Maar we kennen denk ik ook wel een beetje de pijn ervan. Voor best veel dingen heb je kennis van scripting nodig en soms ben je vooral heel lang aan het priegelen om iets precies goed te krijgen. Sinds de nieuwe versie van de software, Profit 8, is de nieuwe RapportGenerator klaar voor gebruik. En daar zitten echt een hoop dingen in waar ik heel blij van word. Grote verbeteringen, maar juist ook van die kleine dingen waarvan je denkt: waarom was dit niet altijd al zo?

Eén rapport, verschillende huisstijlen

Een van de grotere veranderingen zit in de huisstijl. Stel dat je vanuit één omgeving met meerdere werkgevers of administraties werkt. Dan kunnen bijvoorbeeld logo's, kleuren en lettertypes verschillen. In de oude RapportGenerator betekende dat al snel dat je verschillende versies van hetzelfde rapport moest onderhouden. In de nieuwe RapportGenerator kun je uitgaan van één rapport en de huisstijl per werkgever of administratie laten verschillen. Dus inhoudelijk hetzelfde rapport, maar wel in de juiste uitstraling.

En ook als je maar één huisstijl gebruikt, is dat lekker makkelijk. Verandert je logo? Of moet dat ene kleurtje rood toch blauw worden? Dan pas je dat centraal aan en werkt die wijziging door in  al je rapporten. Dat scheelt gewoon een hoop beheer.

Van priegelen naar een paar klikken

We hebben niet alleen naar de grote dingen gekeken. Juist ook naar handelingen die je tijdens het bouwen steeds opnieuw doet. Paginanummering bijvoorbeeld. Daar was je voorheen met losse velden bezig. Uitlijnen, op de juiste plek zetten en zorgen dat alles netjes bleef staan. Best veel gedoe voor iets wat eigenlijk heel standaard is. Nu kies je waar de paginanummering moet staan en wordt die direct in de juiste stijl toegevoegd. Ook velden toevoegen werkt een stuk prettiger. Je ziet de beschikbare velden bij elkaar, kunt erin zoeken en meerdere velden tegelijk plaatsen.

Dat klinkt misschien klein. Totdat je voor de zoveelste keer door een hele gegevensverzameling gaat omdat je dat ene veldje niet kunt vinden. Hetzelfde geldt voor uitlijnen. Staat rechtsboven nét één veldje scheef? Dan hoef je niet meer met je neus op het scherm te gaan zitten priegelen. Je selecteert meerdere velden en geeft ze bijvoorbeeld dezelfde breedte of lijnt ze in één keer netjes uit. Niet de spannendste functionaliteit misschien. Totdat je bedenkt hoe vaak je dit soort dingen doet.

Een leeg veld hoeft geen scripting meer te worden

Dan eentje waar ik zelf heel blij van word. Stel dat je op een factuur een referentie toont. Of binnen HR een datum uit dienst of een loonschaal. Zo'n veld is niet altijd gevuld. Dan wil je meestal ook het label dat erbij hoort niet zien. Daar moest je eerder al snel een functieveld voor maken: als het veld leeg is, doe dit. Anders dat. Kortom: scripting.

Nu kun je gewoon aangeven dat het label verborgen moet worden als het veld leeg is. En dan wil je natuurlijk niet dat er vervolgens een prachtig wit gat midden in je rapport staat. Daarvoor zijn er veldpanelen die met de inhoud mee kunnen groeien en krimpen. Valt een veld weg? Dan schuift de rest netjes aan. Dat is gewoon fijn. Je bereikt hetzelfde resultaat, maar de inrichting is een stuk duidelijker.

Dat voorbeeldfilter dat je altijd vergeet

Deze is ook heel herkenbaar. Je bent een rapport aan het bouwen en wilt één specifieke factuur of order als voorbeeld gebruiken. Dus je zet een filter aan. Rapport aangepast, opgeslagen, klaar. Totdat een collega later zegt: "Mijn rapport is leeg." Filter vergeten. In de nieuwe RapportGenerator heb je daarom voorbeeldfilters. In het normale proces wordt zo'n filter genegeerd. Je kunt dus lekker testen zonder dat iemand anders daar later last van heeft. Klein dingetje. In de praktijk echt heel fijn.

Minder trucjes, wel dezelfde flexibiliteit

Voor mij zit de grootste verandering uiteindelijk in de scripting. In de oude RapportGenerator ontstonden door de jaren heen best slimme trucjes. Twee velden over elkaar heen leggen en afhankelijk van de situatie eentje tonen. Een veld onzichtbaar op het rapport zetten omdat er anders ergens geen berekening plaatsvond. Het werkte.

Maar vervolgens opent een andere beheerder dat rapport en denkt: waarom staat dit veld hier eigenlijk? Wat doet dit? Veel van die logica kun je nu duidelijker inrichten. Wil je iets onder één voorwaarde wel of niet tonen? Dan werk je met een conditie. Zijn er meerdere mogelijke uitkomsten, dan kun je conditionele inhoud gebruiken. Ook voor tekstblokken, berekeningen en totalisaties zijn er functievelden. Je kunt dus nog steeds behoorlijk ver gaan, maar het is veel beter terug te zien wat er daadwerkelijk gebeurt.

Ook vertalingen in hetzelfde rapport

Vertalingen waren in de oude RapportGenerator ook best ingewikkeld. Daardoor kozen organisaties er soms voor om het helemaal los te trekken: een Nederlands rapport, een Engels rapport en misschien nog een derde taal. Nu kun je verschillende talen binnen hetzelfde rapport beheren. Je ziet welke onderdelen vertaald kunnen worden en voegt daar de vertaling toe. Jonas kan daar ook bij helpen. Wel controleren natuurlijk. Maar je hoeft voor een andere taal dus niet automatisch weer een compleet nieuw rapport te onderhouden.

Bouw vooral niet meteen alles opnieuw

En dan komt natuurlijk de vraag: waar begin je? Mijn belangrijkste advies: ga niet meteen alles opnieuw bouwen. Kijk eerst welke rapporten je daadwerkelijk gebruikt. Daar zit waarschijnlijk ook wel iets tussen wat ooit is gemaakt, maar eigenlijk helemaal niet meer nodig is.

Kijk daarna wat AFAS standaard al beschikbaar heeft in de nieuwe RapportGenerator. Kun je daarmee uit de voeten? Heel fijn. Gebruik dat dan als basis en pas alleen aan wat je echt anders nodig hebt. Dan hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden en profiteer je meteen van bijvoorbeeld huisstijlen, condities en de nieuwe manier van opbouwen.

Heb je echt een eigen rapport nodig? Dan is er de ombouwhulp. Die neemt onder andere aangepaste velden, groeperingen, sorteringen, rapportfilters en subrapporten met veldkoppelingen mee naar een nieuw rapport. Je hoeft dus niet volledig opnieuw te beginnen.

Minder trucjes, makkelijker beheer

Uiteindelijk wil je gewoon rapporten die goed werken, er netjes uitzien en die je over een jaar ook nog snapt als je ze weer moet aanpassen. Daar helpt de nieuwe RapportGenerator echt bij. Minder priegelen, minder verborgen trucjes en veel meer dingen die gewoon logisch zijn ingericht. Dus mijn advies: kijk eerst eens wat er standaard al staat en ga daar lekker mee aan de slag. Grote kans dat je een stuk minder zelf hoeft te bouwen dan je denkt.

Aan de slag met de nieuwe RapportGenerator? Bekijk de themapagina.