De functionaliteit Periodeafsluiting zorgt ervoor dat je financiële administratie per periode (bijvoorbeeld maand of kwartaal) volledig wordt afgerond en gecontroleerd. Alle vaste stappen, zoals controles, journaalposten, auditregels en het boeken van overlopende posten, worden in één overzichtelijk proces samengebracht. Zodra alles is afgehandeld, wordt de periode geblokkeerd zodat er geen wijzigingen meer mogelijk zijn. Zo weet je zeker dat de cijfers in die periode kloppen en dat de administratie betrouwbaar is voor rapportage of controle.
Zeker in sectoren die met publieke middelen werken, is verantwoording cruciaal. Onderwijs- en overheidsorganisatie moeten kunnen aantonen hoe ze hun geld besteden of subsidies juist zijn besteed en of de rapportage klopt. Bovendien wil je altijd weten wat je nog te besteden hebt.
De functionaliteit voor periodeafsluiting in AFAS helpt je daarbij door alle vaste afsluitstappen – zoals btw-controle, afletteren van tussenrekeningen en verwerken van overlopende posten – samen te brengen in één overzichtelijk proces. Je legt alles vast in workflows en draaiboektaken, met duidelijke acties per verantwoordelijke. Zo stroomlijn je niet de rapportage zélf, maar juist alle stappen die eraan voorafgaan. En omdat je precies weet wie wat moet doen, in welke volgorde, houd je overzicht én vertrouwen in je cijfers. Dat brengt rust in een vaak hectische afsluitperiode.
Organisaties die met deze functionaliteit werken, zijn vaak blij met de standaardisatie en het overzicht. Elke taak is vooraf gepland en alles wordt meteen vastgelegd voor de interne of externe controle. Je weet zeker dat het proces volledig en zorgvuldig verloopt. Zo voorkom je dat iets tussen wal en schip raakt of dat controles afhankelijk zijn van losse afspraken. En het mooie is dat de standaard workflow en een standaard auditlijst beschikbaar zijn in AFAS. Zo bouw je snel een strak, terugkerend proces waar je elke periodeafsluiting van profiteert.
Begin klein met een overzicht van de belangrijkste terugkerende taken. Doorlooptijden en verantwoordelijkheden zijn dan meteen inzichtelijk. En belangrijker nog: betrek de mensen die er straks mee moeten werken. Laat ze meedenken over de inrichting en geef ze ruimte om aan te geven wat er echt nodig is.
Als de basis eenmaal goed staat, zie ik dat organisaties er enthousiast mee verder gaan. Het is bijna een sport om elke afsluiting weer iets sneller, strakker en proactiever te maken. Want als je twee keer dezelfde vraag van de accountant krijgt om specifieke informatie kun je het automatisch meenemen in de periodeafsluiting. En geloof me, dat wil je.
Tips van Arnout
- Gebruik de standaard als vliegende start
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Met de standaard workflow en een standaard auditlijst helpt AFAS je snel op weg. - Evalueer regelmatig en breid stapsgewijs uit
De afsluiting van vandaag is de blauwdruk voor morgen. Zie het als een proces dat elke periode beter en strakker wordt. - Zorg dat geen enkele taak tussen wal en schip valt
Neem vaste afsluitstappen op in je workflow. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, zie je waar je staat en mis je niets.
Bonustip:
Geef je accountant toegang tot het systeem. Dan kan die zelf rapporten inzien, grasduinen in dossiers en communiceren via de workflow, in plaats van via de mail. Dat kun je doen als je vertrouwen hebt in je proces. Bovendien scheelt het jou tijd.
Tijdens deze optimalisatiesessie maak je zelf een portaal zodat gebruikers automatisch de juiste taken krijgen die ze uit moeten voeren. Dit zorgt er ook voor dat het dossier gevormd wordt voor de audit. Aan het einde van de dag ga je naar huis met een eigen portaal.