AFAS levert een totaaloplossing voor de bedrijfsvoering. De administratie die daarmee gemoeid gaat is maar een klein deel van de totale administratieve lastendruk voor een zorgmedewerker. Bij de meeste zorginstellingen wordt de bedrijfsvoering echter ondersteund door legio pakketten. Dat komt doordat vaak de specialist een oplossing mocht kiezen en zo met een softwarepakket op de proppen kwam die voor zijn deelgebied perfect leek te zijn. Zo hebben zowel Financiën, Inkoop, ICT, Facilitair, Ledenservice, HR en Salarisadministratie allemaal hun eigen systeem gekozen. Dat al deze systemen niet of nauwelijks met elkaar samenwerken was nooit echt een probleem. Elke afdeling beheerde zijn eigen eiland en processen rondom bedrijfsvoering liepen niet integraal door de gehele zorginstelling.
Totdat de crisis om de hoek kwam kijken. Door allerlei politieke maatregelen moest de zorg bezuinigen en veranderen. Een veelvoorkomende organisatieverandering om deze bezuinigingen te lijf te gaan was de omschakeling van een hiërarchisch model naar zelfsturende teams. Hierbij wordt het traditionele middenkader en een groot deel van de medewerkers bedrijfsvoering afgevloeid en worden allerlei taken binnen het zorgteam verdeeld. Eén van de neveneffecten van deze transitie is dat de zorgmedewerker een deel van de bedrijfsvoering op haar bordje heeft gekregen. Helaas is bij veel zorginstellingen het organisatiemodel omgegooid maar staan de oude systemen en processen nog (deels) overeind.
Concreet betekent dit dat de zorgmedewerker vele systemen moet leren om administratieve processen in werking te zetten. Zijn of haar collega moet dat ook doen, omdat het volgens het oude proces gecontroleerd moet worden. Steeds meer zorginstellingen kiezen voor de ERP oplossing, (bijvoorbeeld die van AFAS) omdat de zorgmedewerker en haar collega dan maar 1 systeem hoeft op te starten om een bestelling te plaatsen, een declaratie in te dienen en een collega ziek te melden of te beoordelen. Daar bovenop wordt de koppeling met het Electronische Clientendossier (ECD) als dienstroosterplanning geregeld en dus wordt het zelfsturende team een stukje ontlast. Zoals eerder gezegd is de bedrijfsvoering maar een klein deel van de administratie. Juist daarom is het belangrijk dat dit niet veel tijd kost.
Het reduceren van het aantal systemen (applicatie rationalisatie) is stap 1 maar schop ook eens wat heilige huisjes om. Stop met het controleren van declaraties of specifieke bestellingen. Geef de zorgmedewerker echte vrijheid. Voor een zorginstelling is administratie geen verdienmodel. Handel daar naar en (ont)regel de bedrijfsvoering. Het kan toch een flinke slok op een borrel schelen. En dat is met de aanstaande feestdagen weer een lekker vooruitzicht.