Binnen projecten is er een groot verschil tussen de kosten die binnen inkoop vallen en de kosten die buiten inkoop vallen. In het eerste geval zijn bij de start van het project alle kosten vooraf inzichtelijk. Je weet wat er is ingekocht, bij wie en volgens welke afspraken. Hierdoor is het risico ten opzichte van zaken die niet van tevoren worden ingekocht lager. Van alles wat je hebt ingekocht, is de marge al bekend. In de praktijk is het echter onmogelijk om alles van tevoren in te kopen. De percentages verschillen per type project, maar in onze ogen zou het streven moeten zijn om 80 procent van de kosten van een gemiddeld project binnen de inkoop te laten vallen. Maar hoe bewaak je nu effectief de kosten die buiten inkoop vallen?
Zoals gezegd is het prettig om zoveel mogelijk vooraf in te kopen omdat die kosten helder zijn. Het inkoopproces – van inkoop, levering tot facturering - is goed gestroomlijnd en transparant. Bovendien is het proces eenvoudig te controleren. Als er verschillen zijn, worden die meteen gesignaleerd en is het effect op het te verwachten resultaat direct inzichtelijk.
Voor de kosten die buiten inkoop vallen, de overige 20 procent, was dit een ander verhaal. Deze kosten zijn namelijk wel begroot, maar nog niet vooraf ingekocht. Dat brengt risico’s met zich mee. Onzekerheden over precieze hoeveelheden die uiteindelijk nodig zijn en geen direct effect op het verwachte resultaat zodra die kosten op het project geboekt worden, bemoeilijken de kostenbewaking.
In Profit 16 is het nu eenvoudig om aan te geven welke kosten buiten inkoop zijn toegestaan. De optie om begrotingsregels direct aan kosten die buiten inkoop vallen te koppelen, helpt projectleiders of uitvoerders de controle op kosten te verstevigen. Zij kunnen aangeven of die kosten toegestaan waren. Hierdoor krijg je direct inzicht in het verwachte resultaat en dus direct inzicht in de beoogde marges. Geen gedoe meer met achteraf inkooporders aanmaken of onnodige standopnames en bijstellingen. Dit laat veel administratieve rompslomp verdampen.
Deze nieuwe functionaliteit is trouwens niet alleen effectief voor lopende projecten. Een gedetailleerd beeld van de kosten geeft ook waardevolle informatie voor toekomstige projecten. Inzicht in afwijkingen helpt om kosten nog specifieker toe te wijzen. Hierdoor is het mogelijk om latere projecten nog strakker te begroten en doelgericht te sturen op betere marges. Zo helpt Profit 16 bouwbedrijven om hun kostenbewaking weer op een hoger niveau te brengen.
Meer weten over de nieuwe functionaliteit van Profit 16 voor de bouw? Kijk hier mijn video.