AFAS Blogt
Auteur: Melanie Blom

Maak kennis met onze gloednieuwe KnowledgeBase!

Het zoekgemak voor de klant is het belangrijkste

Met al je vragen over functionaliteit in onze software, over begrippen of eigenlijk alles waar je tegenaan liep tijdens je werk, kon je terecht in onze AFAS KnowledgeBase. In de afgelopen periode hebben we onze KnowledgeBase onder de motorkap compleet getuned en van een Opel Kadett omgeturnd naar een Ferrari. Een telefoontje naar onze Supportafdeling is straks niet meer nodig! Via de KnowledgeBase profiteer je dan van veel meer zoekgemak en een hogere vindkans, waardoor je sneller het antwoord op je vraag vindt. Op 1 mei 2019 gaat hij live. Hier alvast een sneak preview!
Update 1 mei: het nieuwe Help Center is live!



De nieuwe KnowledgeBase bevat meer dan 10.000 artikelen, video’s, veelgestelde vragen (nieuw), releasenotes van Profit, meldingen (nieuw), beschrijvingen van functionaliteit en andere content met daarin volop kennis over de software van AFAS en alle mogelijke bedrijfs-administratieve termen. Om daar snel de juiste informatie uit te vissen is een goede zoekfunctie cruciaal. De vorige zoekmachine had een paar nadelen die daar niet bepaald aan bijdroegen. Zo mocht je een zoekwoord niet verkeerd spellen, want dan vond hij het gewoon niet. Ook met synoniemen kon hij niet overweg. En bij het woord ‘aangifte’ kreeg je ieder stuk over aangiftes voor je neus, terwijl je bijvoorbeeld specifiek op zoek was naar een pensioenaangifte. 

Vanaf 1 mei kun je je met de nieuwe KnowledgeBase in al deze gevallen een telefoontje naar de Supportafdeling besparen. Zo bevat die een filter, waarmee je kunt aangeven wat voor aangifte je nou precies zoekt: een loonaangifte, btw-aangifte of inderdaad een pensioenaangifte. Ook bij een verkeerd gespeld zoekwoord of gebruik van een synoniem vind je gewoon wat je zoekt. Wat helemaal nieuw is, zijn de toevoegingen van meldingen en al eerder gestelde vragen van andere klanten (vraag en antwoorden). Kom je een melding tegen in Profit of ben je benieuwd naar een vraag van een andere klant? Dan zit je helemaal goed in de nieuwe KnowledgeBase! Het bespaart je flink wat tijd zodat je niet meer hoeft te bellen. 

Onder de motorkap

Meer zoekgemak dus. Spel je een woord verkeerd? Dan bedenkt hij zelf wat het zou moeten zijn. ‘Typo-tolerant’ noemen we dat ook wel; je spelfouten negeert hij dus gewoon. Veel klanten geven bij ons aan dat zij andere woorden gebruiken dan AFAS; oftewel de AFAS-bullshittermen. In de nieuwe KnowledgeBase hebben we daar een oplossing voor: synoniemen! Bijvoorbeeld: ‘werknemer’, ‘medewerker’ en ‘personeel’ leveren dezelfde artikelen op, ongeacht welk woord in het artikel gebruikt wordt. 

Ook kun je aangeven naar wat voor type artikel je zoekt, bijvoorbeeld een helpartikel, een video of een veelgestelde vraag. Zoek je naar een woord dat voor verschillende uitleg vatbaar is? Zoals bijvoorbeeld het woord aangifte? Dan kun je daarbij aangeven binnen welke module je wilt zoeken. Een loonaangifte vind je binnen Payroll, een btw-aangifte binnen de financiële module.  

Bij de huidige KnowledgeBase zoek je nog bij voorkeur op een paar woorden; in de nieuwe variant kun je je vraag volledig stellen. Zoek je bijvoorbeeld naar: ‘Hoe kan ik een medewerker uit het bestand verwijderen?’ In het verleden ging de zoekmachine dan zoeken naar de woorden ‘hoe’, ‘kan’ en ‘ik’. Nu dringt hij sneller door tot de kern van de zaak en levert hij gewoon het beste artikel over het verwijderen van een medewerker uit het systeem. Nog een handigheidje: zoeken naar video’s was vroeger niet echt mogelijk. Doordat een samenvatting van de video in tekst wordt toegevoegd, kun je ook daarin zoeken. Een hele praktische verbetering is dat je kunt zoeken op looncomponenten. Dit getal wordt altijd aangegeven met punten ertussen, wat vroeger zorgde voor verwarrende resultaten. Inmiddels leest de zoekmachine feilloos tussen de punten door. Dan nog de allerlaatste tip: zoek je op een woord dat in een langer artikel een aantal keer voorkomt, dan highlight hij de plekken waar het woord is terug te vinden. 

Steeds sneller en beter! 

Op 1 mei is het dus zover. Dan race je naar het antwoord op je vraag. Maar, dan houdt het ook niet op. Iedere dag zorgt het team Customer Care voor dat de zoekfunctie nog beter zijn werk doet en wordt de KnowledgeBase dus verder gefinetuned. Zo monitort hij op welke woorden onze klanten zoeken, welke artikelen zij vaak lezen en welke niet. Hoe meer je zoekt, hoe beter je zoekt! Heb je nog meer tips ter verbetering? Die kun je vanaf 1 mei kwijt in het blauwe blokje met witte wolkje onder in je scherm.

Nu is het dus alleen nog een kwestie van je geduld bewaren, voor je vanaf 1 mei in je Ferrari stapt. Je Opel Kadett staat nog wel klaar op kb.afas.nl. Ready for take-off?

Update 1 mei: Het nieuwe Help Center is live!

Nieuwe-Help-center-1mei