Een verwaarloosd systeem belemmert zorgorganisaties in de ontwikkeling van het digitaliseren en automatiseren van hun werkprocessen.
Terwijl juist dat essentieel is om klaar te zijn voor een toekomst met minder menskracht. Rijst de vraag: hoe laat je een verwaarloosd systeem weer voor je werken? Lynda de Jongh, momenteel programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, weet raad. In een eerder vraaggesprek deelde ze haar veranderaanpak die leidt tot structureel optimaliseren en harmoniseren van werkprocessen binnen AFAS. Dit nieuwe interview is het tweede deel van een verdiepende serie.
‘Het begint ermee dat mensen erover klagen. Het werkt niet, het loopt niet. Als mensen dan ook nog vragen neerleggen en het lukt niet om die opgelost te krijgen, of ze doen er moedeloos of gelaten over, dan kun je op je klompen aanvoelen dat het systeem verwaarloosd is en niet voor je werkt. Het ontbreken van een goede besluitvormingsstructuur waarin gewenste wijzigingen worden beoordeeld is ook een signaal. Kijk ook naar de mate en wijze waarin AFAS gebruikt wordt om data naar boven te halen voor strategische HR-doeleinden. Ook hoe met rollen en rechten wordt omgegaan is een indicatie. Bijvoorbeeld als medewerkers niet begrijpen of ontevreden zijn dat ze bepaalde rechten niet hebben die directe collega’s wel hebben. Als dit allemaal niet op orde is, bereik je op een gegeven moment een punt dat mensen dingen nalaten en er zelfs mee stoppen om zaken voor elkaar te krijgen. Ze gaan leren leven met onhandigheden en maken olifantenpaadjes, noodoplossingen. Het gevolg is veel onnodig handwerk - eigen Excel-lijstjes en papieren - en onnodige risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van privacy.’
‘Het ontbreken van de vertaalslag van je strategisch HR-beleid naar je systemen en structureel ontwikkelbudget. Ook werkwijzen en workflows aanpassen zonder dat het beleid formeel wordt aangepast is een oorzaak. Het hoofd weet dan niet wat de handen doen. Gevolg is dat de informatie over beleid en regelingen op intranet niet meer klopt met de realiteit. Dat leidt weer tot onnodig veel vragen of gedoe en je loopt het risico niet meer te voldoen aan regelgeving rondom transparante arbeidsverhoudingen. Als mensen die de veranderingen hebben doorgevoerd de organisatie verlaten, weet op een gegeven moment niemand meer hoe het zit. Dan zit je met een gat. Ook het missen van een integrale aanpak vanuit verschillende perspectieven is een veelvoorkomende oorzaak van een verwaarloosd systeem. Bijvoorbeeld het ontbreken van doorlopende leerlijnen die relatief eenvoudig in te regelen zijn.’
‘Voer een systeemanalyse als nulmeting uit. Kijk in de spiegel. Maak een diagnose vanuit verschillende perspectieven en een analyse waar de lessons learned deel van uitmaken. De perspectieven zijn: je visie, missie en koers van de organisatie, doelen en resultaten vanuit (meer-)jarenplannen, structuur, inrichting en wijze van besluitvorming, actieplannen, wijze van plannen én de manier waarop de gebruiker wordt meegenomen bij veranderingen en ontwikkelingen. Vervolgens kies je een passende aanpak om vanuit een ontwikkelprogramma alle logische lijntjes en bouwstenen in de organisatie in te regelen, in een tempo dat past bij de organisatie. Niet alles kan altijd gelijktijdig. Een strategie is bouwen aan de brug terwijl je eroverheen loopt. Van belang is dat iemand vanuit de inhoud het geheel overziet, AFAS begrijpt en dit proces organiseert. Het is daarbij essentieel om proceseigenaren om tafel te zetten. Dat zijn veelal de managers van de stafdiensten die AFAS gebruiken voor hun bijdrage aan de business.’
‘Er is nu al een tekort op de arbeidsmarkt en dat wordt de komende jaren alleen maar groter. Zorgorganisaties voeren een stevige strijd om goede mensen aan te trekken. Je kunt alleen maar winnen als je een plek biedt waar mensen graag willen werken. Een goed werkend systeem waarin de gebruiker maximaal gemak en hulp ervaart is een basisvoorwaarde. Als je een verwaarloosd systeem niet aanpakt verlies je het op termijn. Laat het voor je werken en je bent klaar voor de uitdagingen van nu en morgen. Je wil ernaartoe dat gebruikers op en top ondersteund worden. Je moet aan alle knoppen draaien waaraan je kunt draaien, en dit is er één van. Het gaat over boeien en binden van je medewerkers, over een inspirerende werkplek waar zaken goed geregeld zijn en over een veilig nest. Dat vraag om visie, enorm veel creativiteit en doorzettingsvermogen. Maak van je onboardingproces een feestje dat past bij je identiteit en zorg ervoor dat nieuwe medewerkers erover vertellen aan hun omgeving. Zorg voor gebruikersgemak voor alle stakeholders, zodat ze AFAS ook gebruiken. Ik las ergens de tip om vooraf aan een nieuwe medewerker te vragen wat redenen zijn om weg te gaan, in plaats van achteraf. Ik vind dat een briljant advies. Als je die data in AFAS zet levert dat weer prachtige stuurinformatie op.
‘Uit exitonderzoek blijkt dat een hoge uitstroom in het eerste jaar vaak komt doordat zaken slecht geregeld zijn. Een toekomstbestendig systeem draagt bij aan het behoud van medewerkers. En dat betekent continuïteit van de zorg voor je cliënten. Een hoog verloop leidt tot onrust en verlies van energie. Het is belangrijk om de tijd voor regeltaken zoveel mogelijk te beperken. Dat geldt niet alleen voor het werk in AFAS, maar voor alle administratieve taken in de uitvoering van de zorg. Daarnaast geeft het doorbreken van de status quo ruimte aan HR om de vrijgekomen energie in te zetten voor ontwikkeling en aandacht voor (nieuwe) medewerkers in de organisatie. Een win-winsituatie.’
Lynda de Jongh is programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, een landelijke zorgorganisatie met 5.000 medewerkers. Daar begeleidt ze de omslag naar structureel digitaliseren en automatiseren van werkprocessen binnen AFAS. Voor de samenwerking met De Jongh voor deze interviewreeks doet AFAS een donatie aan een goed doel.
Dat onze HRM-software ontzettend veel kan, schreeuwen we graag van de daken. Toch draaien we het liever even om. Wat zijn je doelen? Wat gaat er goed, en wat juist niet? Eerst jouw wensen, dan de software. Om vervolgens samen te bepalen hoe we jouw doelen gaan bereiken.