AFAS blogt
Auteur: Sandor Jongerius

Licht aan het eind van de inkooptunnel

Van budget tot betaling

Met inkoop valt substantieel geld te besparen. Inkoop gaat namelijk allang niet meer alleen over het bestellen van mooie pennen. Sterker: inkopers hebben een veelomvattend vak, op operationeel en tactisch niveau. Zij bewaken administratieve processen en houden zich bezig met het selecteren, contracteren, managen en evalueren van leveranciers.

Daarnaast heeft het volledig benutten van de inkoopcontracten hun warme aandacht, want waar heb je ze anders voor? Een subliem geleid inkooptraject is voor niets geweest als de organisatie niet goed stuurt op de gemaakte afspraken. Beoogde besparingen en/of procesverbeteringen wil je als organisatie tenslotte echt realiseren. Alleen dan zie je ze terug in je portemonnee. 

'Bloemist op de hoek'

In de praktijk worden die mooie contracten met leveranciers inclusief allerhande bonussen niet optimaal gebruikt. En dat is jammer. Een flink percentage van de operationele bestellingen gaat, na het sluiten van een inkoopcontract, nog via de welbekende ‘bloemist op de hoek’. Die zogenaamd écht goedkoper is en véél mooiere bloemen hoeft. En dat kan best zo zijn. Maar toch kost dat bosje bloemen dan ineens wel vijftig euro; vijftien euro voor de bloemen en de rest voor interne verwerkingskosten. Ook inkoop per mail of telefoon is niet geautoriseerd. Niemand weet wie wat besteld heeft en de factuur? Die zwerft ergens in de organisatie rond. Vanzelfsprekend werkt de ergernis die dat oplevert ook nog eens kosten- en bloeddrukverhogend.

Software kan inkoopprocessen aanzienlijk versoepelen. Maar de software moet wel gebruikt worden. Het heeft geen zin om een verplichtingenadministratie te voeren als niet alle bestellingen via het systeem lopen en medewerkers nog even langs de bloemist op de hoek rijden. Dan heeft de organisatie nog steeds niet het juiste inzicht in de inkoopkosten.
Organisaties komen dus pas laat in beweging. Namelijk zodra de facturen betaald moeten worden. Alleen weet dan niemand meer wie er iets besteld heeft, en waarom er voor gekozen is om niet bij de gecontracteerde leverancier te bestellen. Bovendien is koppeling van het inkoopsysteem aan het financiële systeem nog altijd nodig.

Licht aan het einde van de tunnel

Maar gelukkig, er gloort licht aan het eind van deze inkooptunnel. In april 2017 is de oplossing voorhanden. Vanuit één systeem kunnen AFAS-klanten dan budgetteren, aanvragen doen, autoriseren, bestellen, leveringen en facturen matchen. Ook bestaat dan de mogelijkheid om een échte verplichtingenadministratie te voeren.

Binnenkort informeren we je natuurlijk uitgebreid over deze nieuwe functionaliteit, die voor veel organisaties leidt tot besparing van tijd en kosten en eliminatie van (financiële) narigheid. Kun je niet wachten? Neem dan alvast een kijkje op www.afas.nl/thema/budget-tot-betaling. Of neem contact op met sjs@afas.nl.