Eigenlijk is het heel eenvoudig. Als je een incident duidelijk instuurt, kunnen we snel inschatten welke supportmedewerker je vraag het best kan behandelen. Vergelijk het met een doktersbezoek: als je last hebt van je ogen wil je graag hulp van een oogarts en niet van een kaakchirurg. Vanzelfsprekend is er voor het insturen van incidenten een workflow.
Om het instuurproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, proberen we het proces aan onze kant steeds te verbeteren. Door de flow te toetsen, schermen te testen en formulieren aan te scherpen, hopen we de juiste informatie te krijgen. Toch kunnen we dit niet alleen. Om je nog beter op weg te helpen, geef ik 5 praktische tips.
Elke instuurprofiel heeft eigen velden. Als je op het onderwerpicoon van jouw vraag klikt, weet je zeker dat hij bij de juiste specialist terechtkomt. Heb je bijvoorbeeld een vraag over Salarisverwerking kies dan het onderdeel HRM. Want vergeet niet: iemand uit het team van HRM kan helaas niet veel met een vraag over de bankkoppeling. Uiteindelijk komt die vraag altijd bij de juiste persoon, maar wel met vertraging en dat wil je juist niet.
We willen zoveel mogelijk toelichting op onze vragen. Om je tijd te besparen, zijn die alvast voorgedefinieerd. Vul deze volledig in en neem vooral de tijd om te kijken naar ‘de vraag achter de vraag’. Wij willen zoveel mogelijk context. Dus het helpt niet om op de vraag ‘wat heb je zelf al geprobeerd’ te antwoorden: ‘alles’… Daar gaan we namelijk sowieso van uit 😀.
Wij snappen dat het soms lastig is om een probleem goed te beschrijven. In dat geval helpt het om gewoon een printscreen te maken. Wij zien dan precies wat je bedoelt. Let dan wel even op dat je de juiste Profit-vensters selecteert. Je kunt trouwens ook een filmpje maken. Check hier hoe je een schermopname maakt. Met zo’n ‘levende printscreen’ ziet de supportmedewerker precies welke stappen je zet. Dat helpt enorm bij het vinden van het juiste antwoord.
In het instuurmenu vragen we je de foutmelding mee te sturen. Vergeet daar dan niet de detailmelding bij te voegen. Op de pagina Hoe lees ik een foutmelding in het Help Center lees je waar je op kunt letten.
Voor je op ‘versturen’ drukt, is het goed om te checken of je echt alle velden hebt ingevuld. Dus heb je het bankrekeningnummer meegestuurd voor je vraag over de bankkoppeling? Of is echt duidelijk om welke administratie het gaat? Alle informatie is waardevol en helpt bij een snelle afhandeling. Natuurlijk zijn we voorzichtig met privacygevoelige gegevens.
Dit zijn de tips die ik voor je heb, maar misschien heb jij ook nog ideeën die helpen om incidenten samen soepeler en sneller op te lossen. Laat het me dan vooral weten!
Om je extra te stimuleren je incidenten volledig in te sturen, zijn we een speciale actie gestart: Lekker ingestuurd is lekkers opgestuurd. Als jij een incident uitmuntend instuurt, maak je kans op een heerlijke reep chocolade. Dus wil jij binnenkort smullend achter je scherm zitten? Het is écht een kleine moeite om jezelf en ons te helpen.