"In de oude situatie hadden we bovendien te maken met een modulair opgebouwd pakket; telkens als je nieuwe functionaliteit wilde, moest je betalen voor een nieuwe module.
Een andere leverancier bracht voor softwareaanpassingen in verband met de transitie naar SEPA aanvullende kosten in rekening, terwijl die in mijn beleving gewoon tot het reguliere onderhoudsbudget behoorden. Van dergelijke vervelende discussies zijn we nu gelukkig verlost.
In de zomer van 2013 zijn we ons gaan oriënteren op vervanging van de software. In oktober 2013, al na enkele maanden dus, zijn we met de financiële administratie overgegaan op het nieuwe pakket. Nadat we alle boekjaren volledig hebben afgerond, zijn we helemaal over. De afzonderlijke oude pakketten zijn er nog wel, maar in principe gebruiken we ze niet meer. Eén van de collega’s had vanuit een vorige werkkring al een sterke voorkeur voor een bepaalde leverancier, maar desondanks hebben we met meerdere partijen gesproken. Toch heeft dat uiteindelijk geleid tot de keuze van het pakket waar die ene collega zijn zinnen op had gezet. Het prijsaspect speelde in die overweging een belangrijke rol.
We wisten namelijk dat we flink op implementatiekosten konden besparen door in plaats van een externe consultant waar mogelijk onze eigen collega de inrichting van de software te laten verzorgen. Aan iedereen die niet zeer ervaren is in het gebruik van een bepaald pakket zou ik die aanpak overigens ten stelligste afraden. Als je blanco tegenover een bepaald pakket staat, kun je met de implementatiefase niet zorgvuldig genoeg omgaan. Je kunt er beter een paar duizend euro meer aan uitgeven dan er op te beknibbelen waardoor je later met de ellende zit. Dat is echt een verkeerd soort zuinigheid.
Van softwarehuizen verwacht ik dat ze opereren vanuit een bepaalde visie. Onze huidige leverancier is continu bezig met de ontwikkeling van softwarepakketten, met een horizon die tien jaar verderop ligt. Ze lopen echt voor de muziek uit. Op die manier is hun software voor ons absoluut toekomstproof. Momenteel werken we hier op kantoor met vijftien medewerkers. Het is onze ambitie om op termijn in omvang te verdubbelen. Dat heeft mede een rol gespeeld in de software-selectie. Het ERP-pakket van onze keuze levert ons de managementinformatie die nodig is om de groei goed te managen.
Denk bijvoorbeeld aan analyses van ureninzet, productiviteit en afboekingen. Met de oude software kon dat via een aantal omwegen ook wel maar niet, zoals nu, met één druk op de knop. Overigens bevelen wij onze software ook graag aan bij klanten die met vervanging van hun automatisering bezig zijn. Wel raden we ze daarbij met klem aan om zich goed te laten voorlichten over de consequenties. De keuze voor een ERP-pakket heeft bedrijfsbreed natuurlijk een enorme impact. Het persoonlijke contact met de softwareleverancier vind ik erg belangrijk. Uiteindelijk blijft het allemaal mensenwerk. Het is belangrijk dat dankzij een goede onderlinge communicatie leveranciers begrijpen wat in jouw situatie van belang is. Dat stelt ze in staat om daar adequaat op in te spelen.”
Henk van de Ruitenbeek, partner Conquis Accountants en Adviseurs