Schriftelijke communicatie is allang niet meer schriftelijk. We communiceren tegenwoordig met een toetsenbord en een scherm. Dat vraagt om een andere opening dan: ‘Met referte aan ons prettig onderhoud d.d. 1 april …’. Dat vraagt om een andere afsluiting dan: ‘Hopende u hiermede van dienst te zijn geweest …’. En toch. Het blijven heerlijke clichézinnetjes voor het openen en afsluiten van een e-mail. Je hebt deze zinnen namelijk altijd paraat. En: hoe sneller je typt, hoe meer berichten je verzendt en hoe meer werk je verzet.
Laten we de clichés eens van de andere kant bekijken: je bent immers zelf ook lezer van traditionele brieven en moderne e-mails. Lezer van nu.nl en blendle.nl. Lezer van Facebook en Twitter. Communicatievormen waarbij je direct antwoord wilt op je vragen en waarbij je direct wilt weten wat er speelt. Heb je (te) veel tijd nodig hebt om de kern van het bericht te begrijpen? Dan heb je minder zin om verder te lezen. Laat staan dat je bereid bent om iets voor de schrijver te doen …
Als lezer wil je namelijk duidelijkheid en intimiteit. Als schrijver bied je dat door snel tot de kern te komen. Door dichtbij de lezer te gaan staan en (zeker in het geval van AFAS) een subtiele dosis humor toe te voegen. Net als dat plaatje van het vrouwtje in hoge nood.
25 jaar geleden lagen schrijf- en spreektaal ver uiteen. In 2015 is dat het compleet tegenovergestelde. Je schrijft in verzorgde spreektaal. Als je aan de telefoon geen ‘conform overeengekomen’ zegt, doe dat dan ook niet in je e-mails. (En natuurlijk wordt het dan geen korterlands! Er is namelijk niemand die ‘w8 ff mattie, kwor gebeld ’ zegt of schrijft in een professionele omgeving.)
Door in verzorgde spreektaal te schrijven, zorg je voor een stijl die begrijpelijk en persoonlijk is. Dus geen ‘Naar aanleiding van ons prettig onderhoud d.d. 1 april …’, maar wel: ‘Je hebt ons op 1 april gebeld met een vraag over …’. Als het past bij de merkwaarden van het bedrijf waarvoor je werkt, gebruik dan vooral jij, in plaats van u.
Ja, je leest het goed: jij in plaats van u. Ik snap het. Het is nogal een overgang. Dat is ook de reden waarom het aantal bedrijven dat deze stap durft te maken zeer klein is. Ondanks onze passie voor Engelse leenwoorden, is de tussenvorm ju (als vertaling voor you) nooit doorgedrongen tot de Woordenlijst Nederlandse Taal.
Het gebruik van u blijft voor veel mensen een kwestie van beleefdheid, van normen en waarden. Maar ook met jij kun je best een beleefde tekst schrijven. Sterker nog: in veel gevallen voelt de lezer zich zelfs dichter bij de schrijver staan. En dat is nu nét die duidelijkheid en intimiteit die je wilt bereiken. Dat AFAS-medewerkers gaan horen dat ze niet met de klant geknikkerd hebben, daar kun je op rekenen. Dat AFAS als een van de weinige bedrijven de keuze voor je en jij durft te maken, vind ik passen bij de vriendelijke cultuur van het bedrijf. Het getuigt van lef en is bij iedere Workshop Klantgericht Schrijven die ik nog ga geven het vermelden waard.