AFAS wordt nu al gebruikt in administraties in meer dan honderd landen. Onze klanten zetten workflows, onboarding, talentmanagement en andere HR-processen dus al internationaal in. Tegelijk merken we dat de software nog niet overal internationaal voelt. Daar willen we verandering in brengen.
Voor mij zit daar een belangrijk uitgangspunt onder: internationaal uitbreiden mag niet betekenen dat je HR-inrichting bij ieder nieuw land opnieuw verdubbelt. Je wilt niet voor Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Polen en België telkens aparte workflows, profielen en processen bouwen als die in de kern hetzelfde zijn. Een roosterwijziging blijft bijvoorbeeld een roosterwijziging. En met onboarding wil je in ieder land een medewerker een warm welkom geven en zorgen dat je alle informatie hebt ontvangen voor de eerste werkdag. Alleen de gegevens en regels die daarbij horen, kunnen per land verschillen.
Daarom kijken we naar een model waarin je zoveel mogelijk werkt vanuit één gezamenlijke basis. AFAS zorgt vervolgens dat de juiste landspecifieke informatie beschikbaar is waar dat nodig is. Dat houdt je inrichting overzichtelijker en scheelt ook onderhoud.
Een belangrijk onderdeel daarvan is dat je niet voor ieder land een aparte AFAS-omgeving nodig hebt. Het uitgangspunt is één omgeving waarin je aangeeft welke landen je gebruikt. Vervolgens leg je op werkgeversniveau het land van wetgeving vast. Dat land bepaalt welke gegevens nodig zijn. Denk aan identificatienummers, contractgegevens, documenten en andere landspecifieke velden.
Komt een medewerker bij een Duitse werkgever in dienst? Dan moet de software weten welke Duitse gegevens en documenten daarbij horen. Voor een Nederlandse medewerker gelden weer andere gegevens. Je hoeft daardoor niet bij iedere medewerker opnieuw te bepalen wat er nodig is.
Internationaal HR gaat niet alleen over de inrichting aan de achterkant. De medewerker moet de software ook herkennen. Als je in Duitsland, Frankrijk of Polen werkt, wil je je adreswijziging of bankrekeningnummer gewoon in je eigen taal kunnen doorgeven. Daar zijn al stappen in gezet. AFAS Pocket en Profit zijn inmiddels in meerdere talen beschikbaar. Die taalkeuze trekken we verder door in de software.
Daarbij gaat lokalisatie verder dan vertalen. Ook datum- en getalnotaties verschillen per land. Een contract voor een Duitse medewerker moet bijvoorbeeld aansluiten op de manier waarop gegevens daar gebruikelijk worden weergegeven.
Voor HR-lokalisatie beginnen we met Duitsland. Daar maken we het land van wetgeving beschikbaar en leveren we de bijbehorende standaardvelden en documenten mee. Daarmee leggen we ook de basis voor hoe we andere landen willen aanpakken. De focus ligt voorlopig op Europa. Welke landen na Duitsland volgen, ligt nog niet definitief vast. We kijken daarbij naar waar onze klanten actief zijn en waar de behoefte het grootst is.
Naast een beheersbare inrichting speelt nog iets anders: inzicht. Als je in meerdere landen actief bent, wil je niet iedere maand verschillende bestanden verzamelen om antwoord te krijgen op simpele vragen. Hoeveel medewerkers werken er per land? Welke contracten lopen af? Hoe ontwikkelt de formatie zich? En hoe zit het met verzuim? Daarom werken we ook aan een internationaal HR-dashboard. Het doel is dat je informatie over medewerkers uit verschillende landen in één overzicht terugziet.
Ook bestaande onderdelen van AFAS helpen daar nu al bij. Formatiebeheer kun je bijvoorbeeld gebruiken om per afdeling en functie grip te houden op je bezetting. En talentmanagement helpt om ook bij buitenlandse vestigingen structureel aandacht te houden voor ontwikkeling en behoud van medewerkers.
Ook voor de periode daarna zijn er volop ambities. Denk aan verdere lokalisatie van verlof en verzuim, meer talen, tijdzones en valuta. We willen daar wel een realistische volgorde in aanbrengen. Eerst moeten taal, notaties, het land van wetgeving en de juiste velden goed staan. Vanuit die basis kunnen we verder bouwen.
Dat doen we samen met onze klanten. Want organisaties die vandaag al internationaal met AFAS werken, weten als geen ander waar de praktijk schuurt. De ambitie is duidelijk: één beheersbare HR-basis waarin medewerkers zich lokaal herkennen en HR centraal het overzicht houdt.