De opkomst van AI biedt nieuwe mogelijkheden die je werk slimmer, makkelijker en leuker maken. Als softwareontwikkelaar die datzelfde nastreeft kan AFAS natuurlijk niet achterblijven.
Sterker nog: we zijn volop bezig met AI, voor onszelf én voor onze klanten. Hoogste tijd voor een kijkje in de keuken: hoe gaat AFAS om met AI? Wij interviewden Kevin Voges, Productmanager bij AFAS.
"We waren al bezig met machine learning en maakten zelflerende algoritmes. Maar toen nieuwe generatieve modellen op de markt kwamen, met ChatGPT als bekendste voorbeeld, nam het pas echt een vlucht. Vanaf dat moment zitten we bovenop de ontwikkelingen en kijken we wat we allemaal kunnen met deze nieuwe technologie."
"AI biedt veel kansen. Werk leuker en beter maken, en met meer oog voor de maatschappij. Dát is onze ambitie. En daar werken we aan met onze software. We verwachten dat AI hier een belangrijke rol in kan spelen."
"Zeker. Maar alleen door ermee te experimenteren, kom je erachter wat wel en niet werkt. Bij AFAS geloven we dat AI, in combinatie met onze ERP-software, jouw werk leuker en makkelijker maakt. AI is voor ons een hulpmiddel en geen doel op zich. We stellen daarom steeds de vraag: wat is de meerwaarde van deze toepassing? We ontwikkelen alleen AI-functies die onze klanten echt helpen. We willen leren en ontdekken. Daarbij zien we onszelf als proefkonijn. Alles waarvan wij vinden dat het werkt en klanten verder helpt, gaan we integreren in onze software."
"Wat helpt - het zal geen verrassing zijn - is dat onze directie enthousiast is over AI. Als de top van de organisatie erbij betrokken is, gaat het balletje sneller rollen. Het is daarnaast belangrijk dat je mensen in je organisatie meekrijgt en opleidt. Interesse in AI is nu eenmaal niet voor iedereen vanzelfsprekend. We bieden collega’s een veilige omgeving waar ze aan de slag kunnen met tools, zodat ze kunnen ontdekken wat AI hen kan brengen. Met diverse collega’s uit onze organisatie inspireren we elkaar in maandelijkse sessies. Dan komen er veel voorbeelden voorbij. Medewerkers nemen dat mee naar de verschillende afdelingen. Onze ervaring is: als je medewerkers erbij betrekt, krijg je er veel enthousiasme voor terug."
"We geven opdrachten mee aan alle afdelingen. Niet alleen aan managers, maar juist ook aan medewerkers. Dat begint heel simpel: wat is AI? Ga het maar ontdekken. Experimenteer en ervaar wat het kan brengen in je dagelijkse werkzaamheden. We hebben do’s en don’ts, richtlijnen voor wat je wel en niet zou moeten doen als je experimenteert met AI-tools. Simpel voorbeeld: er zijn afdelingen die een cursus prompten doen: hoe geef je een effectieve opdracht aan AI-modellen? Daarmee staat of valt de kwaliteit die je eruit haalt. Wat ook werkt is dat we mensen kennis laten delen over wat ze bereikt hebben met AI in dagelijkse processen. Concreet voorbeeld is de hackathon. Het volledige productontwikkelingsteam heeft 24 uur lang alleen maar gekeken hoe we AI kunnen inzetten in processen. Het mooie daarvan is dat je er niet alleen programmeurs bij betrekt, maar ook functionele mensen. Zo ervaart iedereen de kracht van een AI-systeem."
"Er worden soms magische krachten toegekend aan AI-systemen. Maar zoals er sterke punten zijn, zo zijn er ook zwakke punten. Het is belangrijk dat medewerkers daarvan op de hoogte zijn, zodat ze niet blind vertrouwen op wat die oplossingen genereren. Wij zorgen er daarnaast voor dat collega’s veilig kunnen experimenteren met AI. Neem ChatGPT. Om te voorkomen dat iedereen een betaald account aanmaakt, of allerlei data stopt in de gratis versie, hebben we chat.afas.ai gelanceerd. Met onze leverancier hebben we afspraken gemaakt dat de data binnen Europa blijft en niet gebruikt wordt voor verdere training. Daarnaast hebben we orq.ai ingezet, ons platform waar we snel verschillende use cases en modellen testen en uitrollen."
"We hebben een productmanager voor AI verantwoordelijk gemaakt zodat we het stevig op de kaart zetten. Daarnaast hebben we een werkgroep AI in het leven geroepen. Daarin zitten vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Driewekelijks bespreken ze de ontwikkelingen van AI binnen de organisatie. De vraagstukken variëren van het mogelijke gebruik van een nieuwe tool tot aanvragen die mensen zelf kunnen doen via de workflow. Medewerkers kunnen via die weg zelf met vragen en initiatieven komen. Transparantie is hierbij een sleutelbegrip. Voor de werkgroep hebben we bijvoorbeeld een portaal gemaakt in InSite. Dat is de plek waar alle medewerkers kunnen zien welke initiatieven op het gebied van AI plaatsvinden in de organisatie. Ook zien ze welke aanvragen er allemaal zijn gedaan en hoe ze zijn beoordeeld, waarom we er wel of niets mee doen. Zo betrekken we de hele organisatie erbij."
"Zeker. Maar alleen door ermee te experimenteren, kom je erachter wat wel en niet werkt. Bij AFAS geloven we dat AI, in combinatie met onze ERP-software, jouw werk leuker en makkelijker maakt. AI is voor ons een hulpmiddel en geen doel op zich. We stellen daarom steeds de vraag: wat is de meerwaarde van deze toepassing? We ontwikkelen alleen AI-functies die onze klanten echt helpen. We willen leren en ontdekken. Daarbij zien we onszelf als proefkonijn. Alles waarvan wij vinden dat het werkt en klanten verder helpt, gaan we integreren in onze software."
"Hoogste tijd om kennis te maken met Jonas. Dat is de verzamelnaam voor AI bij AFAS. Jonas is de nieuwe slimme assistent van onze klanten. Bijvoorbeeld voor het plaatsen van slimme reacties bij workflows. Sterker nog, onze AI-integratie neemt het schrijfwerk van je over. Je blijft zelf natuurlijk wel verantwoordelijk voor de inhoud van de reactie. Je kunt een workflow of de reacties door Jonas laten samenvatten, maar je kunt ook zelf opdrachten geven. Dat is nog niet alles. Jonas kan ook automatisch een AI-opdracht voor je uitvoeren in een workflow. Als gebruiker zie je het resultaat van de AI-analyse in de vorm van een tekstblok verschijnen. Kun jij vervolgens je voordeel doen met de gegenereerde samenvatting, analyse en conclusie. De AI-teksten verschijnen overigens niet 'zomaar' in je workflows. De beheerder bouwt die zelf in via de workflow editor. Je schrijft een opdracht aan Jonas (prompt), waarbij je kunt gebruikmaken van documenten en van velden van de workflow. Vanuit onze software leveren we alleen AI-functies uit die een meerwaarde hebben voor onze klanten. Dit zijn daar mooie voorbeelden van."
"AI is krachtig. Werken met AI brengt dan ook risico’s met zich mee. Om die zoveel mogelijk in te perken is in augustus 2024 de AI Act in werking getreden. Dit is de Europese wet- en regelgeving op het gebied van AI. Alle bedrijven die met AI werken moeten eraan voldoen. De AI Act maakt onderscheid tussen verboden AI, hoogrisico AI en laagrisico AI. Voor elke risicogroep gelden weer andere spelregels. Het is dan ook sterk aan te bevelen om te toetsen in welke risicocategorie jouw organisatie valt. Zo weet je zeker dat je aan de AI Act voldoet. Daarnaast is het verplicht dat medewerkers die AI gebruiken over een voldoende niveau van AI-geletterdheid beschikken, zodat ze weten wat ze er wel en niet mee kunnen doen. Hoe we hier zelf mee omgaan? Veiligheid en betrouwbaarheid vormen een kernwaarde van AI bij AFAS. De data en privacy van onze klanten moeten gewaarborgd zijn. Het is voor ons dan ook vanzelfsprekend dat we in lijn met de AI Act werken."
Leer alles over de recent aangenomen AI Act regel en wetgeving, hoe AFAS zelf AI inzet en wat je allemaal kan met de nieuwe AI-functionaliteit in Profit 4.
In AFAS Software noemen we onze AI-functies Jonas. Deze slimme functies helpen je om sneller en makkelijker te werken. En daar zijn workflows natuurlijk superhandig voor.