Vandaar dat bij ons het idee ontstond om te kijken of we de jaarrekening als een workflow gestuurd proces kunnen aanvliegen. Dus inclusief taken en signaleringen. Eigenlijk precies zoals we het georganiseerd hebben met ISO 9001 en ISAE3402 certificeringen, maar dan toegespitst op de jaarrekening.
Hoe mooi zou het toch zijn als wij dit hele proces onder kunnen brengen via InSite, ons intranet, waarbij al deze zaken gestructureerd bij elkaar komen? Een soort jaarrekeningportaal. Een plek waar het controleteam van de accountant alles bij de hand heeft om de controleactiviteiten op een ongekend efficiënte wijze uit te voeren!
Wij zijn er als afdeling Controlling mee aan de slag gegaan. De lijst van op te leveren specificatie van de accountant hebben we als basis gebruikt. Leuk voor de accountant, maar wij misten hier wel een procesmatige structuur. We hebben dus verder gekeken en ons afgevraagd:
Het was inmiddels eind september, dus veel tijd om uitgebreid te analyseren wat we wel en niet zouden willen, was er eenvoudigweg niet. Aanpakken is dan de beste keuze. We begonnen met de lijst van op te leveren specificaties van de accountant. Een jaarlijks terugkerend fenomeen en daardoor uitermate geschikt om als repeterende taken in te richten. Binnen een repeterende taak geef je aan wat er moet gebeuren, wanneer het gaat gebeuren en wie het gaat doen met welke interval. Hierdoor ontstaat er in elke intervalperiode automatisch een dossieritem, een financiële vastlegging, die terechtkomt in de takenlijst van de betreffende verantwoordelijke. Keurig via een workflow, waarbij na het afronden van de taak een review plaatsvindt door de manager.
Naast deze financiële vastleggingen, die volledig automatisch gestart worden, zijn er tal van andere zaken die de accountant wil zien. Je moet daarbij denken aan directieverslagen en verslagen van aandeelhoudersvergaderingen. Maar ook procesbeschrijvingen en inkoopcontracten. Allemaal zaken die we via onze eigen software als dossieritems kunnen insturen. Om dit te centraliseren hebben we op ons intranet een (portal-)pagina ingericht waar al deze informatie samenkomt. Eén plek met alle wenselijke informatie voor de accountant.
Naast een nieuwe manier van aanleveren, zagen wij ook een mooie kans om de communicatie met de accountant te structureren en te borgen. De accountant stuurt zijn vragen nu in via de portal waardoor er direct een mooi overzicht is van alle gestelde vragen en de gegeven antwoorden. Mist de accountant bijvoorbeeld een document en is de kans groot dat we die informatie volgend jaar ook moeten aanleveren? Dan maken we direct een repeterende taak aan zodat het volgend jaar automatisch naar boven komt. Door op deze gestructureerde manier om te gaan met informatie en communicatie, is het geen enkel probleem als de accountant volgend jaar met een compleet ander controleteam komt.
Deze werkwijze met repeterende taken en een portalpagina op InSite voor de accountant is ook voor klanten te gebruiken. De functionaliteiten zitten gewoon in onze software! Het is een heerlijk idee dat onze klanten dit soort processen op dezelfde manier kunnen automatiseren. We gaan dit nog makkelijker maken in onze software en templates, zodat ook dit proces eenvoudig opgepakt kan worden door onze klanten.
Het is nog ver weg, maar in september begint het hele proces opnieuw. Met deze structuur kijk ik nu al weer uit naar de nieuwe jaarrekeningcontrole!