De discussies over de hervorming van het ´uurtje factuurtje-model´ lopen al een fors aantal jaar op en dat is niet zo vreemd, want wees eerlijk: iedereen vindt het prettiger zakendoen als vooraf duidelijk is welke investering nodig is om het geleverde product of de dienst te ontvangen.
Bijna ieder accountantskantoor heeft automatisering tegenwoordig wel op de agenda staan. De vraag is echter wát je gaat automatiseren en hoe snel je daarmee aan de slag kunt. Zaken veranderen immers pas op het moment dat je zelf actie onderneemt. Hoe cliché ook: dát is de sleutel tot succes.
Een opkomende trend is dat kleine kantoren het verschil maken. Waar voorheen werd gedacht dat de kleine(re) kantoren opgeslokt zouden worden door grote kantoren, zijn die juist in staat zich snel aan te passen. Dat proces is precies waar ik als consultant bij nieuwe klanten mee bezig ben en enthousiast van word. Een klant wenst logischerwijs niet meer te betalen voor het coderen van in- en verkoopfacturen, laat staan voor het handmatig verwerken van een bankafschrift. Een klant verwacht dat zijn of haar accountant goede software heeft die dit regelt.
Door goed te standaardiseren en automatiseren is een correcte, snelle verwerking van de boekhouding vanzelfsprekend. Beter nog: het is een must. Het proces vergt minder tijd, aangezien je het vrijwel automatisch kunt doorlopen. Daarnaast is de kans op fouten minimaal. Hierdoor kun je het makkelijk als (ontzorg) pakket aanbieden aan je klant. Ditzelfde geldt voor het aantal verloningen. Gaat het om 1 tot 5 medewerkers? Dan neem je die staffel af.
Maar dan… Hoe houd je grip op de kosten versus de baten? Als je je collega’s vrij laat in het boeken van de uren, dan heb je grote kans dat de kosten ten overstaan van de baten scheef gaan lopen.Om dit te voorkomen maak je gebruik van slimme dashboards, waarmee je dagelijks toegang hebt tot de ontwikkeling van zo’n project. Dit geeft je inzicht en ruimte om te anticiperen.
Door het standaardwerk te automatiseren en aan te bieden tegen een vaste prijs, heb je ruimte om je meerwaarde uit te nutten. Advieswerk is onmisbaar én noodzakelijk, maar lastig tegen een vaste prijs weg te zetten. Natuurlijk moet je deze specifieke kennis wél gewoon op uren maal tarief factureren - daar komt de traditie toch nog even om de hoek kijken.
Kijk eens hoe transparant je zelf bent. Factureer jij nog wel op basis van uren maal tarief maar pas je de factuur aan zodat hij overeenkomt met het vorige jaar? Maak je dan niet zelf ook gebruik van een vaste prijs? Ik daag je uit dit eens onder de loep te nemen.
Daarnaast zijn er talloze tips om de mogelijkheden van automatisering nóg effectiever in te zetten, zodat je nog meer overheadkosten kunt besparen. Denk hierbij aan een andere opkomende trend; het opvragen en beschikbaar stellen van documenten via een portal. Ook al decennia lang over gesproken maar ook dát komt er nu toch echt aan! Lees daarover meer in mijn volgende blog.