In Q2 van 2017 komt de nieuwe release beschikbaar. Volgens Productmanager Bart Grootveld gaan gebruikers van de HR-module profiteren van een groot aantal innovaties. “Als ik het geheel van verbeteringen en vernieuwingen op HR-gebied overzie, durf ik de stelling wel aan dat we echt forse stappen vooruitzetten. Met name het invoeren van data bij de bron gaat de kwaliteit van gegevens verder verhogen. Dat biedt een perfecte basis voor beleidsontwikkeling door de HR-afdeling.”
Een interessante ontwikkeling op het gebied van HR is volgens Grootveld de module Sollicitant Selfservice. “De arbeidsmarkt is weer flink in beweging en AFAS heeft geluisterd naar groeiende vragen in de markt die betrekking hebben op tools voor werving en selectie.” De vernieuwde versie van Sollicitant Selfservice biedt organisaties de mogelijkheid om hun vacatures – met behulp van profielen – in iedere gewenste vorm, inclusief eigen look & feel, aan te bieden. “Hiermee wordt onder andere de flexibiliteit in de bijbehorende workflows flink verbeterd”, aldus Grootveld die aangeeft dat ook voor sollicitanten het gebruiksgemak met de nieuwe update flink toeneemt. “Zo zijn de mogelijkheden om meerdere bijlages toe te voegen en de toekomstige ontwikkelingen om direct te solliciteren met een LinkedIn-profiel sterkte toevoegingen aan deze module.”
Een andere belangrijkste innovatie is Payroll Cloud. Met deze nieuwe functionaliteit gaan bedrijven en instellingen via de portal OutSite van hun accountant straks al hun gegevens zelf inzien en muteren. Niet alleen loonmutaties en het boeken van uren, maar ook NAW-gegevens en alles wat met contracten te maken heeft. De accountant kan een complete portal inrichten met generieke functionaliteiten die we in InSite ook kennen. “De HR-afdeling krijgt op die manier een zeer gebruiksvriendelijk platform”, legt Grootveld uit. “HR zorgt zelf voor de vastleggingen in het systeem. Dat voorkomt dubbel werk en is minder foutgevoelig. De accountant kan zich op deze manier toeleggen op het analyseren van data en de klant van hoogwaardige adviezen voorzien.”
Een andere innovatie op het gebied van data heeft betrekking op het werken met informatie uit de cloud. Slimme koppelingen geven gebruikers toegang tot miljoenen actuele bedrijfsgegevens. “Daar voegen we nu een aantrekkelijke uitbreiding aan toe”, zegt Productmanager Kevin Voges. “Deze functionaliteit is vanaf nu in Profit overal beschikbaar waar een nieuw adres wordt toegevoegd. Met het invullen van een postcode en een bijbehorend huisnummer wordt het adres automatisch aangevuld en geverifieerd. Dit maakt het proces niet alleen eenvoudiger en sneller, het voorkomt ook foutieve invoer en verhoogt bovendien de kwaliteit van de data.”
Het spreekt voor zich dat een adequate registratie van gewerkte uren belangrijk is voor bijvoorbeeld facturatie en projectverantwoordingen. Wat dat betreft is de nieuwe functionaliteit Uren boeken een welkome innovatie. “Medewerkers snappen best dat de registratie van uren zinvol is, maar de meesten spenderen hun kostbare tijd liever op een andere manier”, zegt Voges. “Met Uren boeken is het echter zo gedaan. Deze functionaliteit stelt de gebruiker in staat om de gewerkte uren met een wekelijkse frequentie gemakkelijk en snel bij te houden. Invullen is echt een fluitje van een cent omdat het systeem op basis van de invoer uit het verleden bepaalde werkpatronen herkent. Op die manier krijgt de werknemer telkens suggesties voor kostenplaatsen voorgeschoteld.”
In het verlengde van het registreren van uren is ook de nieuwe functionaliteit Roosters een uitkomst, zeker voor bedrijven en instellingen die te maken hebben met veel muterende werkroosters. Grootveld: “Medewerkers hebben straks zelf de mogelijkheid om hun rooster te wijzigen via ESS-flows in InSite. Hierbij worden roosters ook eenvoudiger gespecificeerd dan voorheen.”
“Ook op het gebied van talentmanagement staan we niet stil”, zegt Grootveld. “De volledig nieuwe functionaliteit Gesprekkencyclus functioneert straks als een slagader voor talentmanagement.” Gesprekkencyclus bestaat uit een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek, die onderwijsinstellingen straks van een constante stroom informatie kunnen voorzien. Daarmee kan het personeelsbeleid worden geoptimaliseerd.
Ook handig is een nieuwe tool voor organisaties die werken met een systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden. In de nieuwe versie van Profit kunnen medewerkers verschillende opties laten doorrekenen op de financiële gevolgen die dit heeft voor hun salaris, zowel bruto als netto. “Zo zien ze direct de effecten van de keuzes die ze maken”, legt Grootveld uit. “Speciale budgetpotjes ondersteunen medewerkers bij het indienen van realistische keuzes die via de workflow zelfs automatisch afgehandeld kunnen worden.”
Het gebruik van de nieuwste release van Profit combineert gemak met een betere beveiliging, stelt Manager Productmanagement Mohamed Amri. “In de nieuwste versie volstaat een eenmalige authenticatie om toegang te krijgen tot alle onderdelen van het ERP-pakket. Vanaf dat moment kent het systeem de gebruiker, dus ook als hij of zij zich na een onderbreking weer aanmeldt.”
Vanwege het toenemende belang van databeveiliging wordt aan de eenmalige authenticatie een extra veiligheidsslot gekoppeld. Amri: “Naast het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord dient de gebruiker een zescijferige code in te voeren. Deze code ontvangt de gebruiker op zijn of haar smartphone. Deze manier van authenticatie is extra veilig. Zou iemands wachtwoord uitlekken of gekraakt worden, dan kan hiermee geen toegang verkregen worden tot zijn of haar account zonder de extra beveiligingslaag.”
Omdat het gebruik van workflows steeds populairder wordt, is er volgens Amri extra aandacht aan besteed. “Workflows moeten eenvoudig van opzet zijn zodat de gebruiker er intuïtief mee kan werken. De nieuwe functionaliteit Profielen in workflows ondersteunt de gebruiker in het maken van de juiste keuzes door vooringevulde velden te laten zien waarvan het systeem vermoedt dat de gebruiker die zal willen kiezen. Op die manier denkt de workflow dus actief met de gebruiker mee. Dat werkt gemakkelijk en supersnel.”
Benieuwd naar alles wat er verteld is op de AFAS Open 2017? Bekijk dan de video's op de AFAS klantportal.