AFAS Blogt
Auteur: Myrthe Marquering

Bam! In één keer goed (of bijna dan)

Vijf lessen die we leerden over het sollicitatieproces

Het is de nachtmerrie van zo’n beetje elke werkgever: dat je iemand aanneemt, inwerkt, en het dan tóch geen match blijkt te zijn. Dat kost tijd en geld - en belangrijker nog, het gebeurt altijd op een moment dat niet uitkomt. Wij leerden de afgelopen jaren vijf lessen over het sollicitatieproces. En die delen we graag.

Wees duidelijk in de vacature – wat ga je doen?

Wij zoeken mensen die passen in onze cultuur én die intrinsiek gemotiveerd zijn om bedrijfsprocessen te verbeteren met software. In het verleden legden we in de vacatureteksten de nadruk op het eerste: als je maar bij AFAS past, leren we je de rest wel. Gevolg: we namen ook mensen aan die helemaal niet warm liepen voor software. Niet handig. Nu geven we daarom juist meer informatie over het werk zelf. Zo kan een sollicitant beter bepalen of de functie wel iets voor hem is. En voorkomen we teleurstellingen.

Bel vijf minuten – wel zo persoonlijk

Brieven goed inschatten is een kunst op zich, hebben we geleerd. We dachten een gewéldige kandidaat te hebben, maar ontdekten tijdens het sollicitatiegesprek dat die zijn brief vast niet zelf geschreven had. Zo voerden we dure gesprekken met mensen die eigenlijk helemaal niet gemotiveerd waren, en misten we misschien wel goede kandidaten omdat ze niet zo’n schrijftalent hadden. Daarom hebben we onze werkwijze aangepast: we bellen iedereen die solliciteert vijf minuten over waarom hij of zij juist óns geschreven heeft. In die vijf minuten bepalen we of we met deze kandidaat verder gaan. En ja, we bellen ook mensen met een waardeloze brief. In de laatste tip lees je waarom.

Sluit je ogen – en Google niet

Als je maar genoeg sollicitanten spreekt, ga je vanzelf geloven dat je aan één blik genoeg hebt. Dat dachten wij in elk geval wel. En dat bleek een valkuil. Want we merkten dat we niet meer scherp waren op de inhoud, maar vooral keken naar leuke schoenen/goede houding/kauwgom/pet. Daarom doen we ook het eerste echte gesprek nu telefonisch. Op die manier worden we niet afgeleid door uiterlijk of houding. In het sollicitatieformulier hebben we het vakje waarin iemand een foto kan uploaden, weggehaald, en we gaan niet online op zoek naar afbeeldingen. Zo zorgen we dat de beste mensen met het beste verhaal doorgaan.

Neem de tijd – zoek de praktijk

Als we iemand ontmoeten, nemen we ook meteen flink de tijd: tijdens een meeloopdag. Kandidaten kunnen dan lekker luisteren en kijken, én ze schrijven een verslag. Daar hebben we allebei iets aan: de sollicitant krijgt een goede indruk van ons bedrijf en wij krijgen frisse feedback van buitenaf. Tegelijkertijd zijn we hier ook nog  aan het leren. We willen nog net iets meer uit deze dag halen. Bijvoorbeeld door een gerichte opdracht mee te geven. Is een kandidaat op basis van het verslag én de indruk van collega’s door naar de volgende ronde? Dan zoeken we weer voordelen voor ons allebei. In een auditie vertelt de sollicitant waarom wij hem of haar moeten aannemen. Dat is niet alleen een leerervaring voor de kandidaat, maar vooral ook voor ons: we leren hoe we face-to-face opbouwend feedback geven.

Zie sollicitaties ook als marketing – maak fans

We leren veel. En dat is winst. Want ook als iets niet goed gaat, kun je tóch een positieve indruk achter laten, is onze overtuiging. Die vijf minuten bellen zijn daar een goed voorbeeld van. Gaan we niet door met een kandidaat? Dan krijgt die dat persoonlijk te horen in dat gesprek, mét tips voor de volgende keer. Ander voorbeeld. Wij beloven dat we binnen 24 uur reageren, als iemand solliciteert. Lukt dat niet? Dan krijgt diegene meteen een chocoladereep met excuses thuis. Dat is hoe het hoort. Én hoe we werken aan steeds meer AFAS-fans.