Toenemende vergrijzing en het tekort aan menskracht maken dat de zorg de komende jaren steeds verder onder druk komt te staan.
De urgentie is groot: zorgorganisaties moeten zich voorbereiden op deze uitdagingen om toekomstbestendig te zijn. Dat begint met het op orde brengen van je backoffice. Maar waarom is die basis zo belangrijk? En hoe ziet dat er in de praktijk dan uit? In dit laatste deel van een verdiepende interviewserie geeft Lynda de Jongh, programmamanager HRM bij Zorggroep De Opbouw, een voorzet.
‘Het antwoord op deze vraag is heel helder. Er komt een enorme vergrijzingsgolf aan waarvan de piek rond 2040 ligt. Nu is ongeveer 22 procent van de potentiële beroepsbevolking 65 jaar en ouder. In 2040 is dat rond de 43 procent. De hamvraag is: hoe gaan we dat met elkaar opvangen? Die vraag is nog niet beantwoord. Dat gaat straks over het vraagstuk wie zorg krijgt en wie niet. Vanuit die wetenschap is het zaak dat HR honderd procent inzet op zinnige maximale digitalisering en automatisering, zodat de gebruiker maximaal tijd bespaart in regeldingen. Het concept van Employee en Manager Self Service moet niet leiden tot weerstand of een diepe zucht bij de gebruiker, maar tot een gevoel van gemak en ondersteuning. En daar valt bij veel zorgorganisaties nog een wereld te winnen.’
‘Een toekomstbestendige zorgorganisatie verkent en implementeert vanuit urgentie en daadkracht relevante technologische trends en oplossingen. Zij is veerkrachtig en wendbaar. Deze wendbaarheid gaat steeds meer over gepersonaliseerde minimale zorg die rekening houdt met het vermogen van de patiënt of cliënt en diens relaties en omgeving. En over methoden om de patiënt of cliënt op afstand goed te monitoren, inclusief feedbackmechanismen en een snelle adequate respons in geval van nood of onmacht. Maar helaas ook over keuzes wie welke zorg en geen zorg krijgt. Stafafdelingen die deze primaire taak faciliteren staan dus voor de enorme opgave de zorg zo goed mogelijk te faciliteren en bij te staan. Zij moeten zorgen voor korte lijnen en een klimaat van openheid en samenwerking tussen afdelingen en disciplines.’
‘In de ideale wereld hebben medewerkers nauwelijks omkijken naar administratieve taken en werkprocessen. Dan kunnen mensen die in backoffices werken een andere rol krijgen. Zij kunnen er bijvoorbeeld als HR-relatiebeheerder voor zorgmedewerkers zijn. Aandacht is het nieuwe goud. Want de zorgmedewerker komt mentaal alleen maar meer onder druk te staan. Zeker als je als zorgorganisatie veel vacatures niet gevuld krijgt, is het essentieel dat je de handjes die je hebt van administratieve taken kunt weghalen om ze als dienstverlener en vraagbaak in te zetten voor medewerkers. Daar waar je persoonlijke aandacht kunt organiseren, sta je samen sterker. Dat werkt aantrekkelijk en daar doe je elkaar goed mee. Dit gaat over de menselijke maat.’
‘Die bijdrage is aanzienlijk. Door processen te stroomlijnen, nauwkeurige en bruikbare gegevens te verzamelen en te analyseren, en op basis daarvan strategische beslissingen te nemen, verbeter je de kwaliteit van zorg en bevorder je de algehele efficiëntie. Zorg daarbij voor een gebruiksvriendelijke omgeving, omdat dit bijdraagt aan de mentale fitheid van medewerkers. Dat gaat over elke glimlach of het prettige gevoel dat je als gebruiker krijgt door een mooie en goed ingerichte OutSite- en InSite-pagina, die aanspreekt en het gemak dient.’
‘Om te beginnen is er urgentiebesef nodig. Iedereen moet de schouders eronder willen zetten, omdat dit bijdraagt aan het overleven van de organisatie. De gevolgen van de vergrijzing zijn verschrikkelijk als we geen antwoorden vinden. Iedereen moet begrijpen dat we het alleen met goede onderlinge samenwerking en maximale digitale uniformiteit gaan redden. Urgentiebesef en uniformiteit alleen is niet genoeg. Open en transparante communicatie is net zo belangrijk. Dat gaat het meest makkelijk als je met zijn allen in eenzelfde systeem werkt en daarmee dezelfde taal gaat spreken. Communiceer duidelijk over verwachtingen, prioriteiten en updates. Maak de onderlinge samenhang en afhankelijkheid zichtbaar. Zorg ervoor dat wat je doet nodig is. Werk vanuit gemeenschappelijke doelen. En zorg voor aandacht in dat proces. Op zich is dat allemaal heel logisch.’
‘Maak werkgroepen met medewerkers uit verschillende afdelingen om specifieke administratieve processen te beheren. Als duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke taken en processen, voorkom je verwarring en verminder je overlapping. Verminder duplicatie van werk en verhoog de consistentie. Organiseer interne bijeenkomsten om de gewenste ontwikkeling te delen, uitdagingen te bespreken en samen te werken aan oplossingen. Doe niet altijd alles per e-mail. Zorg voor esprit. Zorg voor leiders die multidisciplinaire samenwerking begrijpen, aanmoedigen en ondersteunen. Die niet voor de troepen uitgaan, maar achter hun mensen staan, het geheel overzien en kijken of niemand achterblijft. Organiseer workshops waarin medewerkers van verschillende afdelingen inzicht krijgen in elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Zorg voor begrip en waardering voor elkaars werk. Want uiteraard hebben verschillende afdelingen soms verschillende perspectieven en prioriteiten.’
‘Kort samengevat gaat het erom een cultuur van urgentie, samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid te realiseren. Niet alleen omdat het leuk is, maar omdat we een stevige battle te winnen hebben. En die battle is het hoofd bieden aan de vergrijzingsgolf die op ons afkomt.’
‘Dan daalt de kwaliteit van zorg en ben je mogelijk niet in staat om innovaties succesvol toe te passen. Het grootste reële risico is dat er straks te veel mensen zijn die niet de zorg krijgen die wij medemenselijk achten. Dat is nu al zo. Vandaar mijn missie om vanuit mijn HR-vakgebied zoveel mogelijk vakgenoten te willen bereiken en te doordringen van de urgentie om met elkaar een digitale mindset te ontwikkelen. Als we efficiënte en effectieve bedrijfsprocessen willen garanderen, moeten we met elkaar in één en hetzelfde systeem gaan zitten. Hoe minder diverse applicaties en koppelingen, des te beter.’
Lynda de Jongh is programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, een landelijke zorgorganisatie met 5.000 medewerkers. Daar begeleidt ze de omslag naar structureel digitaliseren en automatiseren van werkprocessen binnen AFAS. Voor de samenwerking met De Jongh voor deze interviewreeks doet AFAS een donatie aan een goed doel.
Dat onze HRM-software ontzettend veel kan, schreeuwen we graag van de daken. Toch draaien we het liever even om. Wat zijn je doelen? Wat gaat er goed, en wat juist niet? Eerst jouw wensen, dan de software. Om vervolgens samen te bepalen hoe we jouw doelen gaan bereiken.