“We waren altijd al sterk in belastingaangiften en interne automatisering van kantoren”, legt salesmanager Jelmer Schepers uit. “Maar een online oplossing voor accountants- en boekhoudkantoren, waarin ze kunnen samenwerken met hun klanten? Die hadden we nog niet. AFAS SB is speciaal ontworpen en vormgegeven vanuit die behoefte.”
Als accountant werk je in een geïntegreerde oplossing. Naast een pakket voor je eigen kantooradministratie en facturatie, is het een CRM-systeem met klantgegevens erin. Je beheert er de fiscale en financiële administratie van je klanten, houdt het centrale dossier bij en werkt in een gedeelde omgeving met de ondernemer samen. Hierdoor krijg je meer grip op alle ondernemers die je bedient.
De ondernemer of zzp’er op zijn beurt heeft real time inzicht in de financiële status van zijn bedrijf. Niet alleen van de facturen, omzet, aangiftes en jaarrekeningen, maar ook van de kosten, winst en KPI’s. Vanuit SB doet hij de administratie, stuurt hij zaken naar de accountant door en download hij zelf aangiftes en andere relevante info. Hij ziet de actuele cijfers en waar hij naartoe gaat. Juist op dat vlak gaat het nu nog vaak mis, volgens Jelmer. “Er zijn (te) veel ondernemers die nog sturen op cijfers van de voorgaande drie maanden. Zij sturen op hun bankrekening, in plaats van dat ze beslissingen kunnen maken op basis van de actualiteit.”
Steeds meer accountantskantoren van de nieuwe generatie snappen dat je met het verwerken van administraties het verschil niet maakt. “Met een realtime overzicht van de cijfers, meer sturing en een dashboard waarin omzet en kosten te zien zijn, maak je klanten wél succesvoller en gelukkiger.” Door als accountant jouw kwaliteit te benutten en advies te geven vanuit een actuele administratie, creëer je toegevoegde waarde. Je verzet met minder mensen dezelfde hoeveelheid werk of bedient meer klanten in minder tijd. “Dit zorgt voor natuurlijke groei en hiermee los je meteen een ander probleem op: het giga wervingsprobleem.”
Een actuele online administratie gaat dus boven losse Excelletjes, pdf’jes en Word bestanden. En de tools om te automatiseren zijn al eventjes voor handen. Toch zijn veel administratiekantoren nog niet zover. “Bij digitalisering moet je in eerste instantie zorgen voor een stip op de horizon en het interne kantoor begeleiden bij de transitie. Vervolgens kunnen deze medewerkers dit enthousiasme overbrengen op de ondernemer. Verandering heeft tijd nodig, alleen niets doen is ook geen optie. Ben je klantafhankelijk of klantgericht? Het antwoord op die vraag zegt alles.”
AFAS heeft een compleet product ontwikkeld dat toegevoegde waarde biedt en eenvoudig werkt. “We zetten maximaal in op de doorontwikkeling van SB en zetten hiermee gebruikersgemak centraal. Zelfs iedereen die niks met boekhouden te maken wil hebben, snapt SB. De ondernemer kan er zijn administratie aanleveren en verwerken; van offertes en facturen maken tot aanmaningen, betalingen en incasso’s doen. Dankzij de handige scan & herkenapplicatie upload hij zelfs direct zijn inkoopfacturen en bonnetjes. Dit alles scheelt veel tijd en energie, die de ondernemer voortaan kan besteden aan… ondernemen. De accountant of administrateur zorgt voor de juiste kwaliteit en borging. Een ideale samenwerking dus!”
SB past helemaal bij de werkwijze van accountantskantoren die met abonnementen werken in plaats van uurtje factuurtje. “Je kunt meer administraties verwerken en realiseert meer omzet in minder tijd. Sturen op een efficiëntere verwerking van de administratie wordt hiermee automatisch een kernactiviteit. Bovendien krijg je dankzij het actuele overzicht van al je klanten meer rust binnen je kantoor. Hoeveel btw-aangiftes moeten er nog de deur uit in een aangifteperiode? Je ziet het met één blik op je scherm.”
AFAS maakt graag kennis met de eigenaren van accountantskantoren om de dialoog aan te gaan. “Soms zitten we zelfs samen met de accountant en zijn klant aan tafel”, aldus Jelmer. “We laten mensen zichzelf altijd de volgende vragen stellen.
Is het antwoord drie keer ja? Super, wij zijn je partij! Dan kunnen we een afspraak maken.
Blijkt uit het antwoord dat het kantoor meer klantafhankelijk dan klantgericht is, en de tijd liever stopzet omdat alles goed is zoals ’t is? Dan spreken we uit dat de match met AFAS er niet is. “Wij zijn er echt voor mensen die mee willen!”