Met de Finance Auditor is elke organisatie in staat om fouten of potentiële problemen in haar administratie geautomatiseerd te signaleren en op te lossen. Zo geeft de Finance Auditor bijvoorbeeld een signaal als de bankrekening van een medewerker ook bij een crediteur gebruikt wordt of als een medewerker die reeds uit dienst is nog onderdeel uitmaakt van het procuratieschema. Daarmee beschikt de gebruiker van de Finance Auditor over een superhandige tool, vergelijkbaar met de spellingcheckers in programma’s voor tekstverwerking. Deze tool helpt de gebruiker om fouten snel te herstellen en problemen te voorkomen.
De eerste versie van de Finance Auditor voert standaard 80 audits op de financiële administratie en subadministraties uit. Deze audits zijn samengesteld op basis van de meest voorkomende fouten en afwijkingen in administratieve data en zijn geselecteerd op basis van een groot aantal gesprekken met financiële professionals bij bedrijven en instellingen, waaronder de Belastingdienst en verschillende certificerende organisaties. Om de standaardcontroles van de Finance Auditor af te stemmen op de eigen organisatie kunnen gebruikers zelf per audit de toleranties aanpassen, bijvoorbeeld door het verkorten of verruimen van de periode waarin facturen open mogen staan. Bovendien kunnen gebruikers desgewenst controles uitschakelen. Organisaties die niet btw-plichtig zijn kunnen op die manier voorkomen dat ze allerlei onnodige signaleringen krijgen.
Het is de bedoeling dat het aantal standaard controles in toekomstige updates van de Finance Auditor fors wordt uitgebreid, onder andere door branchespecifieke audits toe te voegen.
Met behulp van de nieuwe functionaliteit Inkoopaanvragen kunnen medewerkers van organisaties volledig zelfstandig hun inkoopbehoefte vastleggen en bekendmaken bij de inkoopafdeling. In plaats van de inkoop van bureaustoelen, laptops en andere kantoorbenodigdheden bij een centrale inkoopafdeling te beleggen, is het veel slimmer om medewerkers dat zelf te laten doen. Dit biedt de inkoopafdeling gelegenheid om bezig te zijn met inkoopstrategie, inkoopcontracten en voorraadoptimalisatie terwijl het plaatsen van de bestelling door de medewerker zelf kan gebeuren. Hun inkoopaanvraag gaat via een workflow naar de budgethouders en beoordelaars en wordt na goedkeuring automatisch omgezet in een inkooporder. Deze vorm van selfservice is minder foutgevoelig en bovendien een stuk efficiënter dan centrale inkoop. Zeker als sprake is van meerdere vestigingen kan de organisatie door de gebundelde inkoopkracht profiteren van prijsvoordelen.
Voor de eindgebruikers is deze vorm van inkoop vergelijkbaar met het bezoek aan een webshop. In een webportal ziet de gebruiker een standaard productcatalogus die is gebaseerd op zijn of haar functieniveau. Medewerkers kunnen dus nooit producten selecteren waar zij geen recht op hebben. Naast de standaard keuzemogelijkheden kunnen zij desgewenst ook een vrije aanvraag indienen, bijvoorbeeld voor een bijzondere bureaustoel op medische indicatie. In dergelijke gevallen is het verstandig om die aanvraag (mede) te laten beoordelen door een inkoopspecialist.
De beoordeling van inkoopaanvragen en inkoopfacturen wordt vastgelegd in het procuratieschema. Daarmee wordt geregeld welke combinatie van budgethouders en beoordelaars een workflow moet beoordelen en tevens tot welk bedrag zij mogen fiatteren. Doordat budgethouders proactief worden betrokken in het beoordelen van zaken die invloed hebben op hun budget, komen zij niet achteraf voor verrassingen te staan en krijgen ze meer grip op hun budgetten.
De inkoopspecialisten en budgethouders krijgen dankzij het inkoopdashboard de beschikking over een grote hoeveelheid waardevolle inkoopdata. Dat kan aanleiding zijn om contracten met leveranciers aan te passen of betere inkoopvoorwaarden te bedingen. Daarmee krijgt de organisatie niet alleen meer grip op het inkoopproces maar heeft het ook een strategisch instrument in handen om kosten te reduceren.
De Nederlandse maakindustrie plukt de vruchten van geïntegreerd ERP door al haar bedrijfsprocessen te borgen in de software van AFAS. Met de module Productie van Profit Ordermanagement beheert de gebruiker stukslijsten, verkooporders, productieorders en artikelbestand in hetzelfde systeem als waarin hij retouren, klachten en voorraadbeheer bijhoudt. De goederenstroom ten behoeve van het productieproces is nu dermate geoptimaliseerd dat deze volledig afgestemd kan worden op de actuele voorraadbehoefte. De software maakt het mogelijk om specifiek voor bepaalde productieorders goederen in te kopen en de voortgang hiervan te volgen. Daarmee is eigen voorraad bijhouden verleden tijd en kan men de voorraadplanning zo optimaal mogelijk vormgeven zonder zelf zorg te dragen voor opslaggerelateerde overhead.
Samen met productpartner vPlan gaat AFAS zelfs een stap verder door dankzij de kracht van Manufacturing Resource Planning (MRP2) het productieproces maximaal efficiënt te maken. Bij het realiseren van de productieplanning wordt ook de inzet van medewerkers en duurzame bedrijfsmiddelen betrokken om zo een realistisch beeld te geven van de haalbaarheid van de planning. Het state-of-the-art planbord visualiseert alle relevante data door middel van planbordjes die afhankelijk van de haalbaarheid groen, oranje of rood kleuren. Verandert de beschikbaarheid van een medewerker door verlof of ziekte dan heeft dit direct impact op de staat van het dashboard. In dergelijke gevallen kan de planningsfunctionaris beoordelen of een andere medewerker de werkzaamheden kan overnemen of dat het nodig is om tijdelijk een gespecialiseerde kracht in te huren. Op soortgelijke wijze signaleert het planbord of machines al dan niet tijdelijk buiten gebruik zijn door onderhoud of reparatie.
In veel organisaties houden medewerkers hun uren bij. Voor bijvoorbeeld facturering, projectverantwoordingen of het meten van productiviteit. Medewerkers snappen best dat de registratie van uren zinvol is, maar de meesten spenderen hun kostbare tijd liever op een andere manier. Met de module Uren boeken is het echter zo gedaan.
Deze nieuwe functionaliteit stelt de gebruiker in staat om de gewerkte uren met een wekelijkse frequentie gemakkelijk en snel bij te houden. Als basis geldt de roosterinformatie van de module HR. Daarin is bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel uur de betrokken medewerker per week werkt en of deze overuren mag boeken. Op die manier worden alleen de ‘goede uren’ in het systeem verwerkt. Invullen is een fluitje van een cent. De medewerker schrijft zijn uren op een van de kostenplaatsen die in standaardvelden worden getoond. Daarbij herkent het systeem op basis van de invoer uit het verleden bepaalde werkpatronen. Op die manier krijgt de werknemer telkens suggesties voor kostenplaatsen voorgeschoteld.
Vaak worden de door medewerkers ingevulde uren gecontroleerd, bijvoorbeeld door projectleiders. Als deze niet akkoord gaan met de urenverantwoording dan kunnen zij uren afkeuren inclusief een korte toelichting. De betrokken medewerker ziet vervolgens meteen welke uren zijn afgekeurd. Hij of zij kan de bijbehorende regels dan snel aanpassen en opnieuw ter goedkeuring aanbieden.
Veel organisaties werken al met adresinformatie uit de cloud. Slimme koppelingen met bijvoorbeeld bronnen zoals de KvK, het GBA en de Telefoongids geven gebruikers toegang tot miljoenen actuele bedrijfsgegevens. Deze functionaliteit is vanaf nu ook in Profit overal beschikbaar waar een nieuw adres wordt toegevoegd. Met het invullen van een postcode en een bijbehorend huisnummer wordt het adres automatisch aangevuld en geverifieerd. Dit maakt het proces niet alleen eenvoudiger en sneller, het voorkomt ook foutieve invoer en verhoogt bovendien de kwaliteit van de data.
Veel mkb-organisaties leveren urenoverzichten van medewerkers bij hun accountant in ten behoeve van de verloning. De accountant voert de geregistreerde uren in en uiteindelijk ontvangt de medewerker een loonstrook. Het is weliswaar een overzichtelijk proces, maar met de online mogelijkheden van tegenwoordig kan het een stuk efficiënter. Met Payroll Cloud gaat de klant van de accountant via de webportal OutSite zelf de gegevens voor de verloning invoeren. Niet alleen urenoverzichten, maar ook NAW-gegevens, functiebenaming, BSN-nummer enzovoort. In veel gevallen kan de gebruiker daarbij een selectie maken uit voorkeuzemenu’s.
Deze vorm van payrollen scheelt de accountant vanzelfsprekend heel wat invoerwerk. Die besparing kan hij gebruiken om de klant op basis van de ingevoerde data te adviseren op HR-gebied, waardoor hij meer waarde kan toevoegen aan het proces. Dit draagt bij aan een meer hoogwaardige dienstverlening door de accountant en een betere ervaring bij de klant.
Met het aantrekken van de economie groeit ook het aantal vacatures. Zowel voor bedrijven en instellingen als de sollicitanten die daar aan de slag willen, is een efficiënt ingericht sollicitatieproces daarom van toenemend belang. De vernieuwde functionaliteit Sollicitant Selfservice levert daar een uitstekende bijdrage aan. Sollicitant Selfservice biedt organisaties de mogelijkheid om hun vacatures in iedere gewenste vorm, inclusief eigen look & feel, aan te bieden. Ook de respons op getoonde vacatures kan naar eigen wens via workflows naar bijvoorbeeld lijnmedewerkers en/of HR-functionarissen worden ingesteld. Voor hen wordt het gemakkelijker om de sollicitatie te beoordelen omdat zij, indien aanwezig, direct de historie van een sollicitant in beeld krijgen. Ook sollicitanten ervaren veel meer gemak. Ze krijgen bijvoorbeeld de keuzemogelijkheid om te solliciteren met behulp van hun profiel op LinkedIn.
Deze verbeterde versie van de Sollicitant Selfservice is voorbereid op de voorschriften van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Met behulp van een handige tool kan de gebruiker de gegevens in de database snel opschonen.
In steeds meer organisaties is talentmanagement een hot topic. Een goede registratie van functionerings- en beoordelingsgesprekken is daarbij een cruciale voorwaarde. De nieuwe functionaliteit Gesprekkencyclus kan daarbij de rol van slagader voor adequaat talentmanagement vervullen.
Deze module gaat uit van een cyclus van drie gesprekken over respectievelijk planning, voortgang en beoordeling. In het eerste gesprek worden onderwerpen als doelstellingen, competenties en losse afspraken behandeld. Die worden in het voortgangsgesprek tussentijd geëvalueerd en desgewenst bijgesteld. Uiteindelijk leidt dat tot een beoordeling, uitgedrukt in een bepaalde score.
Voor de HR-afdeling zijn de gestructureerde vastleggingen een waardevolle bron van informatie. De met behulp van dashboards getoonde overzichten van bijvoorbeeld de aanwezige competenties of de interne mobiliteit vormen een uitstekende basis voor beleidsontwikkeling. Niet alleen voor bijvoorbeeld training en opleiding, maar voor tal van andere beleidsthema’s ten aanzien van talentmanagement.
Steeds meer organisaties bieden hun medewerkers de mogelijkheid om flexibel te werken. Daarmee kan echter onduidelijkheid ontstaan over de aanwezigheid van parttime medewerkers. Met behulp van de functionaliteit Roosters voeren medewerkers hun werkrooster voor de komende periode via InSite zelf in. Als ze de ene week op dinsdag werken en de volgende week op woensdag, leggen ze dat vast in het systeem. Als ze volgens vaste cycli werken, kunnen ze die in één keer invoeren.
Voor bedrijven en instellingen die te maken hebben met veel muterende werkroosters is deze functionaliteit echt een uitkomst.
Als een contract verloopt zijn er twee mogelijkheden: het contract wordt verlengd of de medewerker gaat uit dienst. In de huidige situatie geeft de software een signaal dat een contract over een bepaald aantal dagen verloopt en de gebruikers twee workflows biedt. Met Optimalisatie contractverlenging zijn die workflows samengevoegd in een proces. In de praktijk werkt dat een stuk gebruiksvriendelijker.
Steeds meer organisaties bieden hun medewerkers flexibele arbeidsvoorwaarden volgens het cafetariamodel. De medewerkers kunnen hun keuzes (bijvoorbeeld geen pensioen voor later maar liever een hoger salaris nu) in de huidige situatie al geautomatiseerd vastleggen. In de nieuwe versie van de functionaliteit Flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen medewerkers verschillende opties laten doorrekenen op de financiële gevolgen die dit heeft voor hun salaris, zowel bruto als netto. Zo zien ze direct de effecten van de keuzes die ze maken. Zogenoemde ‘budgetpotjes’ ondersteunen medewerkers bij het indienen van realistische keuzes die via de workflow zelfs automatisch afgehandeld kunnen worden.
Voor medewerkers die hulp nodig hebben bij het maken van keuzes is er de mogelijkheid om een aanvraag voor een afspraak met een deskundige HR-medewerker in te dienen.
In de nieuwste versie van Profit volstaat een eenmalige authenticatie om toegang te krijgen tot alle onderdelen van het ERP-pakket. Ook als de gebruiker zich na een onderbreking weer aanmeldt op zijn of haar werkstation. Dit voorkomt dat je meerdere malen moet inloggen voor toegang tot hetzelfde systeem. Ook voorkomt het dat je vele verschillende wachtwoorden moet gebruiken en onthouden. De gebruiker werkt met één digitale toegangspoort tot het ERP-systeem.
Beveiliging van data wordt steeds belangrijker. Daarom krijgt de eenmalige authenticatie die nodig is om toegang te krijgen tot Profit krijgt een extra veiligheidsslot. Naast het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord dient de gebruiker een zescijferige code in te voeren. Deze code ontvangt de gebruiker op zijn of haar smartphone. Deze manier van authenticatie is extra veilig. Zou iemands wachtwoord uitlekken of gekraakt worden, dan kan hiermee geen toegang verkregen worden tot zijn/haar account zonder de extra beveiligingslaag.
Het inrichten van processen met behulp van workflows blijft onverminderd populair en Profit biedt gebruikers daarvoor dan ook tal van mogelijkheden. De nieuwste software-update voegt daar een belangrijke verbetering aan toe: voortaan is het mogelijk om meerdere bijlages aan een workflow toe te voegen. Dat is bijvoorbeeld handig bij de Sollicitant Selfservice waar naast een digitaal cv minimaal ook een kopie van een identiteitsbewijs nodig is. Denk ook aan het berichtenverkeer met de accountant dat door deze verbetering veel soepeler kan verlopen.
Workflows moeten eenvoudig van opzet zijn zodat de gebruiker er intuïtief mee kan werken. De functionaliteit Profielen in workflows ondersteunt de gebruiker in het maken van de juiste keuzes. Neem bijvoorbeeld het insturen van meldingen die te maken hebben met de facilitaire zaken in een organisatie. Als een gebruiker melding wil maken van een vlek in het tapijt doet de workflow de suggestie om deze naar de schoonmaakafdeling te sturen. Zit er een raam los dan stelt de workflow voor om het bericht naar de technische dienst te versturen. De workflow denkt dus actief met de gebruiker mee. Dat is gemakkelijk en het zorgt er bovendien voor dat een probleem snel wordt opgelost.
Digitaal ondertekenen is een belangrijke innovatie in de nieuwste versie van Profit. Waar het tot dusverre nodig was om de ‘natte handtekening’ te scannen, hoeft dat in de toekomst niet meer. Deze analoge schakel, die nogal tijdrovend is, wordt met digitaal ondertekenen overbodig. Gebruikers kunnen voortaan rechtsgeldig een digitale handtekening onder een document zetten. Dat scheelt een hoop gedoe.
Benieuwd naar alles wat er verteld is op de AFAS Open 2017? Bekijk dan de video's op de AFAS klantportal.