AFAS Open Bouw


“Klaar om meters te maken in de bouw”


“De AFAS Open is voor mij ieder jaar weer een hoogtepunt”. Met die enthousiaste woorden trapt Bas van der Veldt de editie voor 2019 af. Vier dagen direct contact met klanten, dat is waar zijn motor harder van gaat lopen. Zeker nu voor het eerst een hele dag in het teken van de bouw staat. Een branche waarin AFAS de komende jaren nog veel meters wil maken. Hij heet de klanten in de bouw van harte welkom voor een onderdompeling in al het moois dat Profit 11 ze gaat bieden.


Bas begint met een kleine disclaimer. “Het wordt lastig om AFAS Open 2018 te overtreffen. Vorig jaar voldeed het programma namelijk aan de verwachtingen van 90 procent van de bezoekers. De overige tien procent was in ieder geval gedeeltelijk tevreden.” Er ligt dus toch nog een uitdaging en aan AFAS pakt die graag op. Het gaat namelijk ontzettend goed. “We groeien op alle vlakken. In aantal klanten, omzet en winst. Ondanks die positieve ontwikkeling blijven we wel lean & mean. Vooral door onze eigen software zo optimaal mogelijk te gebruiken. Zo werken we slim en houden we de kosten laag. Met ruim 450 medewerkers hebben we bijvoorbeeld slechts één HR-medewerker.” .

AFAS Experience Center

AFAS heeft de afgelopen jaren flinke stappen gezet in de bouwsector. In 2018 was de groei in deze branche maar liefst 28 procent. De afgelopen periode verwerkten we bijvoorbeeld al zo’n 33.000 loonstroken per maand voor bouwbedrijven. Voor Bas is het echter belangrijker is dat klanten in deze sector ook tevreden waren en de NPS van +6 bevestigt dat. AFAS werkt niet alleen voor de bouw, maar bouwt zelf ook stevig. “Tegenover ons huidige kantoor verrijst het AFAS Experience Center. Ons nieuwe kantoor is veel meer dan een werkplek. We creëren een plek waar we klanten kunnen inspireren en helpen om in ontwikkeling te blijven.”

Al dit positieve nieuws betekent niet dat AFAS tevreden achteroverleunt, integendeel. Want natuurlijk gaan er soms dingen fout. Zo is Bas niet blij met het hoge aantal storingen de afgelopen periode en biedt hij zijn excuses aan. “In de onze ogen en die van onze klanten is dat niet AFAS-waardig en daar werken we hard aan. Zo hebben we ruim 20 miljoen euro geïnvesteerd om het platform nog beter en stabieler te maken.” 

#hoedan

Op de AFAS Open laat AFAS klanten zien hoe ze het maximale uit de software kunnen halen. Toch is Bas niet tevreden als bezoekers alleen met inspiratie naar huis gaan. “Daar worden jij en je organisatie niet beter van. Zonder concrete actie verandert er namelijk niets.” Maar hoe pak je dat aan? Om klanten op weg te helpen, geeft hij vijf praktische tips: 

Eerst doen dan denken, blijf dus niet hangen in dromen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn, maar ga in ieder geval aan de slag. Lekker zelluf doen. Als je gewoon begint, weet je zeker dat je tijdens het proces veel leert. Dat scheelt in ieder geval in de kosten voor een coach en je komt even ver, of zelfs verder. Voorkom meestribbelen. Een overlegcultuur is niet altijd effectief. Niet iedereen hoeft voor te zijn. Geen draagvlak, maar daadkracht. Durf ook eens een brute beslissing te nemen. Zet een droeftoeter in het projectteam. Het is heel verstandig klagers bij je projecten te betrekken, dat scheelt veel gedoe achteraf. Communiceer vaak en met humor. Een beetje humor maakt je werk zoveel leuker. Tot slot een bonustip. Bas vraagt Bas zich elke dag af: “Heb ik vandaag een collega of klant gelukkig gemaakt?” En gelukkig is het antwoord vaak volmondig ‘JA’.

Profit 11: gebruiksgemak in de hoofdrol

Tijd om de spotlight op Profit 11 te zetten. Mohamed Amri, Manager Productmanagement, vat de nieuwste versie krachtig samen: “Een boost voor de huidige functionaliteit.” En het mooie is dat een groot deel van de optimalisaties samen met klanten gemaakt zijn. Klanten leverden de input waarmee de ontwikkelaars enthousiast aan de slag gaan. Het resultaat is een nieuwe Profit versie waarin gebruiksgemak de hoofdrol speelt. Klanten kunnen straks nog iets makkelijker, beter en prettiger met AFAS werken. Bijvoorbeeld met nieuwe formulieren en de koppeling met Gmail. 

Standaard autorisatie

Een andere verbetering is de uitlevering van autorisaties en rollen. Uit ervaring weet Mohamed dat veel mensen autorisatie complex vinden. Dat hoeft niet langer. “Wij kennen de bouw en weten welke rollen daar actief zijn. Die leveren we dan ook standaard mee, inclusief workflows, menu-items, rapportages en dashboards. Zo is een indienst-proces of een functiewijziging een fluitje van een cent. En als een standaardrol iets afwijkt, pas je die eenvoudig aan.”

Stop liefde in de look & feel

Met InSite, OutSite en Pocket kan ieder bedrijf de ideale digitale werkplek creëren. InSite is de backbone voor een organisaties en moet altijd soepel werken. Samen met OutSite is het je visitekaartje, gebruik het dan ook zo, is Mohameds advies. “Stop daarom vooral veel liefde in de look & feel en je zult zien dat het zich terugbetaalt.” Groot nieuws is ook het mogelijk maken van Google Tag Manager voor Outsite. Dat betekent dat je onder andere nu veel beter kunt meten hoe goed je website presteert en testen hoe het nog beter kan. 

Wat volgens Mohamed in ieder geval goed werkt is AFAS Pocket. Inmiddels heeft deze app ruim 600.000 gebruikers. Dat aantal zal volgens Mohamed alleen maar stijgen door nieuwe features, zoals spraakgestuurde bediening, onboarding van nieuwe medewerkers en digitaal ondertekenen van rechtsgeldige documenten met een vingerafdruk of Face ID.

War for talent

Nu de War for talent bedrijven bezighoudt, is het cruciaal om het Werving & Selectieproces zo goed mogelijk in te richten. “Er zijn heel veel vacatures en de vijver waaruit bedrijven vissen is klein. Een goed geolied sollicatie- en onboarding traject maakt dan het verschil. Het is het visitekaartje voor nieuwe medewerkers. Als je dat niet serieus neemt, zijn de talenten die je met moeite binnenhaalt ook zo weer vertrokken.” Profit 11 zorgt dat sollicitanten in een gespreid bedje komen. Daarbij is OutSite de etalage en jouw persoonlijke Werving & Selectie portal. De introductie van stamkaart voor sollicitanten laat verschillende processen nu parallel lopen. Zonder extra werk voor medewerkers of sollicitanten.

OutSite als etalage

Profit 11 zorgt dat sollicitanten in een gespreid bedje komen. Daarbij is OutSite de etalage en jouw persoonlijke Werving & Selectie portal. De introductie van stamkaart voor sollicitanten laat verschillende processen nu parallel lopen. Zonder extra werk voor medewerkers of sollicitanten. Bart laat zien hoe je met een paar muisklikken snel een vacature op een werkenbij-site vindt of een sollicitant om extra informatie vraagt. Om de scores op vacatures te verbeteren, optimaliseert AFAS vacatures voor Google Jobs. Zo krijgen ze de aandacht die ze verdienen.

Een probleemloze start

Hoe we het indienst-proces ook stroomlijnen, er zijn altijd verplichte nummers. Zo moet een nieuwe medewerker in ieder geval een kopie van zijn ID-kaart of paspoort indienen. Het is aan de werkgever om de echtheid van deze documenten te controleren. Zeker als er veel nieuwe mensen starten, betekent dat veel controlewerk. Automatische verificatie in Profit 11 maakt hier een einde aan. In samenwerking met Valicare is validatie een kwestie van seconden. Bovendien zijn de gegevens op de Machine Readable Zone automatisch in te lezen en beschikbaar. Na de ID check is het document valide en gegevens, zoals het BSN, zijn altijd alvast foutloos voor je ingevuld. “Al deze nieuwe features dragen direct bij aan een probleemloze start van nieuwe mensen.”


Profit 11 voor de bouw

Na een blik op optimalisaties in Profit 11 is het tijd voor een deep dive in de functionaliteit die speciaal voor de bouw is ontwikkeld. Product Manager Kevin Voges meldt als eerste dat de volledige werkbegroting herzien is. Dit is nu de centrale plek voor een groot deel van de processen. Uit de werkbegroting is ook meer inzicht te halen. In zelf in te delen hoofdstukken en paragrafen is de stand van zaken tot in detail te zien. In de praktijk wil je echter ook vooruit kunnen kijken. “Per project is het mogelijk om een prognoseperiode in te stellen. Het is dus eenvoudig om de begroting af te zetten tegen de realisatie. Dit vergemakkelijkt projectbewaking.”

Omdat de inkoop in de bouw vaak een doorlopend proces is, is het soms nodig iets in te kopen zonder dat al er een werkbegroting beschikbaar is. Dat is opgelost met de optie om achteraf extra regels toe te voegen aan een inkooporder. Deze regels worden vervolgens automatisch als meerwerk gemarkeerd. Zo lopen projecten geen vertraging op.

Betere kopersbegeleiding

Ook de aansluiting tussen kopers en bouwers is sterk verbeterd door de ontwikkeling van een kopersportaal. Alle communicatie, van beschikbare opties en documentatie tot keuzes, is centraal vastgelegd. Een koper ziet alleen nog relevante opties en maakt direct een keuze. Na goedkeuring volgt een bevestiging met een digitale handtekening. Dit scheelt veel geprint en heen en weer mailen. In de demo laat Kevin zien hoe makkelijk de portal werkt. “Alle belangrijke informatie is beschikbaar, inclusief de planning. Met foto’s blijft de koper bovendien volledig op de hoogte van de voortgang.”

Meer grip op projecten en kosten

De nieuwe portal biedt niet alleen de kopers voordelen. Ook bouwers profiteren direct van een administratie die efficiënter én overzichtelijker is. Als een koper een opties heeft gekozen en bevestigd, is deze meteen over te zetten naar de werkbegroting. “In combinatie met het nieuwe dashboard, hebben bouwbedrijven veel meer grip op hun processen , projecten en kosten.”

Ga voor e-facturen

Productmanager Gerard Nijboer richt zijn pijlen op Inkoop. De afgelopen jaren lag de focus vooral bij het inrichten van de voorkant van dit proces. In Profit 11 komt ook de achterkant aan bod met ontvangst en facturen. De opkomst van e-factuur maakt het sneller, veiliger en goedkoper om het inkoopproces te automatiseren. Door de regels op een factuur automatisch te matchen met de ontvangst of verplichtingen, loopt dit proces zeer gesmeerd. Met vrije tekst analyse zijn ‘onverwachte’ kosten, bijvoorbeeld voor transport of bureaukosten, direct te verwerken. Door een zelflerend systeem ontstaat er automatische match met het grootboek. “Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat we in Nederland 1,2 miljard euro kunnen besparen als iedereen e-facturen gebruikt. Wat houd je nog tegen om je eigen ideale inkoop workflow in te richten?”

Profit BI

Hoewel AFAS vol inzet op automatiseren, willen klanten wel altijd een vinger aan de pols houden. Dat kan met de dashboards in Profit BI. De bestaande dashboards voor Inkoop en Verkoop zijn geoptimaliseerd. Verder introduceert Gerard een nieuw Liquiditeitsdashboard. In dit dashboard zijn alle subadministraties en financiën meegenomen. “Aan de hand van alle inkomsten en uitgaven is er altijd een compleet overzicht. Bovendien kun je zes weken vooruitkijken, een veelgehoorde wens.”

Aan de slag!

De presentatie van Kevin is het slot van een intensieve en inspirerende dag boordevol nieuwe functionaliteit. Volgens Bas van der Veldt is het moment gekomen om écht aan de slag te gaan. Maar niet zonder een borrel en de kans om door te praten met de productmanagers, succesmanagers of de AFAS Partners op het netwerkplein.

Nagenieten

Nog eventjes nagenieten van de sfeer op de AFAS Open? Alle foto's staan in de AFAS Events app en natuurlijk hebben we nog een mooie aftermovie voor je: