AFAS Blogt
Auteur: Mohamed Amri

AFAS draagt bij aan een betere ervaring bij klanten van accountants

Minder gegevensinvoer, meer hoogwaardige service

De nieuwste release van Profit ondersteunt accountantskantoren maximaal bij het efficiënter inrichten van werkprocessen. Naast een groter gebruiksgemak komen er nieuwe interessante tools beschikbaar die kantoren tijd besparen en dus geld opleveren. Vooral de innovatie Payroll Cloud is een must-have die de ontwikkeling van het accountantsberoep krachtig ondersteunt.

In Q2 van 2017 komt de nieuwe release beschikbaar. Volgens Manager Productmanagement Mohamed Amri gaat de accountancybranche profiteren van een groot aantal innovaties. “Ik heb met name hoge verwachtingen van de nieuwe functionaliteit Payroll Cloud. Die sluit perfect aan op de veranderingen die zich in de accountancybranche voltrekken. En het mooie is dat het accountantskantoren tijd bespaart en dus geld oplevert.”

Payroll Cloud

De belangrijkste innovatie in de accountancybranche dit jaar is Payroll Cloud. Met deze nieuwe functionaliteit gaat de klant van de accountant via OutSite straks eenvoudig al zijn gegevens zelf inzien en muteren. Niet alleen loonmutaties en het boeken van uren, maar ook NAW-gegevens en alles wat met contracten te maken heeft. De accountant kan een complete portal inrichten met generieke functionaliteiten die we in InSite ook kennen. “De accountant kan zijn klanten op die manier straks een zeer gebruiksvriendelijk platform aanbieden”, legt Productmanager Bart Grootveld uit. “Deze manier van werken scheelt de accountant op zijn beurt heel veel administratieve werkzaamheden. Die besparing kan hij gebruiken om de klant op basis van de ingevoerde data te adviseren op HR-gebied. Dit draagt bij aan een meer hoogwaardige dienstverlening door de accountant en een betere ervaring bij de klant.”

Uren boeken

Het spreekt voor zich dat adequate registraties de accountant helpen in zijn werkzaamheden. Wat dat betreft is de nieuwe functionaliteit Uren boeken een welkome innovatie voor klanten van accountants waar medewerkers hun uren bijhouden. “Medewerkers snappen best dat de registratie van uren zinvol is, maar de meesten spenderen hun kostbare tijd liever op een andere manier”, zegt Productmanager Kevin Voges. “Met Uren boeken werkt het echter gemakkelijk en snel. Deze nieuwe functionaliteit stelt de gebruiker in staat om de gewerkte uren met een wekelijkse frequentie bij te houden. Invullen is echt een fluitje van een cent. De medewerker schrijft zijn uren op een van de kostenplaatsen die in standaardvelden worden getoond. Daarbij herkent het systeem op basis van de invoer uit het verleden bepaalde werkpatronen. Op die manier krijgt de werknemer telkens suggesties voor kostenplaatsen voorgeschoteld.”

Kwaliteit van data

Een interessante noviteit die vanaf april beschikbaar komt is de Finance Auditor. “Accountantskantoren gaan veel plezier beleven aan deze nieuwe functionaliteit”, zegt Productmanager Gerard Nijboer. De Finance Auditor spoort fouten en potentiële problemen in financiële administraties geheel automatisch op. Bijvoorbeeld als het bankrekeningnummer van een medewerker en een crediteur identiek blijken te zijn. Of wanneer de btw-plicht van een debiteur niet overeenkomt met het land van herkomst. “Daarmee krijgen accountants een superhandige tool in handen, vergelijkbaar met de spellingcheckers in programma’s voor tekstverwerking. Door een extra controle op de automatische verwerking van data worden fouten snel hersteld en kunnen problemen worden voorkomen.”

De eerste versie van de Finance Auditor voert standaard 80 controles uit. In de toekomst worden dat er meer als regelmatig terugkerende fouten en problemen in het controlepakket worden opgenomen. Daar zullen naar verwachting ook een grote hoeveelheid branchespecifieke administratieve preventieve maatregelen deel van uitmaken.

Een andere innovatie heeft betrekking op het werken met werken met informatie uit de cloud. Slimme koppelingen geven gebruikers toegang tot miljoenen actuele bedrijfsgegevens. “Daar voegen we nu een aantrekkelijke uitbreiding aan toe”, zegt Kevin Voges. “Deze functionaliteit is vanaf nu in Profit overal beschikbaar waar een nieuw adres wordt toegevoegd. Met het invullen van een postcode en een bijbehorend huisnummer wordt het adres automatisch aangevuld en geverifieerd. Dit maakt het proces niet alleen eenvoudiger en sneller, het voorkomt ook foutieve invoer en verhoogt bovendien de kwaliteit van de data.”

Eenmalige authenticatie

Het gebruik van de nieuwste release van Profit combineert gemak met een betere beveiliging, stelt Mohamed Amri. “In de nieuwste versie volstaat een eenmalige authenticatie om toegang te krijgen tot alle onderdelen van het ERP-pakket. Vanaf dat moment kent het systeem de gebruiker, dus ook als hij of zij zich na een onderbreking weer aanmeldt.”
Vanwege het toenemende belang van databeveiliging wordt aan de eenmalige authenticatie een extra veiligheidsslot gekoppeld. Amri: “Naast het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord dient de gebruiker een zescijferige code in te voeren. Deze code ontvangt de gebruiker op zijn of haar smartphone. Deze manier van authenticatie is extra veilig. Zou iemands wachtwoord uitlekken of gekraakt worden, dan kan hiermee geen toegang verkregen worden tot zijn of haar account zonder de extra beveiligingslaag.”

Meedenkende workflows

Omdat het gebruik van workflows in de accountancybranche steeds populairder wordt, is er volgens Amri extra aandacht aan besteed. “Workflows moeten eenvoudig van opzet zijn zodat de gebruiker er intuïtief mee kan werken. De nieuwe functionaliteit Profielen in workflows ondersteunt de gebruiker in het maken van de juiste keuzes door vooringevulde velden te laten zien waarvan het systeem vermoedt dat de gebruiker die zal willen kiezen. Op die manier denkt de workflow dus actief met de gebruiker mee. Dat werkt gemakkelijk en supersnel.”

AFAS Open 2017 terugkijken

Benieuwd naar alles wat er verteld is op de AFAS Open 2017? Bekijk dan de video's op de AFAS klantportal.

Over de auteur