AFAS Blogt
Auteur: Kevin Voges

AFAS biedt onderwijssector hele reeks interessante innovaties

Gebruiksgemak als steunpilaar voor efficiency

De nieuwste release van Profit biedt de onderwijssector een scala aan nieuwe mogelijkheden. Naast een groter gebruiksgemak komen er interessante tools beschikbaar die onderwijsinstellingen tijd besparen en geld opleveren. Daarmee zet de sector forse stappen in de richting van een optimaal efficiënte bedrijfsvoering.

In Q2 van 2017 komt de nieuwe release beschikbaar. Volgens Manager Productmanagement Mohamed Amri gaat de sector profiteren van een groot aantal innovaties op het gebied van HR en ERP. “Ik verwacht dat het merendeel van de onderwijsinstellingen een hoop van de nieuwe functionaliteiten direct in gebruik gaat nemen. Dit jaar zijn er weer tientallen nieuwe projecten ontwikkeld. Voor iedere gebruiker zijn er aantrekkelijke innovaties en verbeterde gebruiksmogelijkheden.”

Werving en selectie

Een interessante ontwikkeling op het gebied van HR is volgens Productmanager Bart Grootveld de module Sollicitant Selfservice. “De arbeidsmarkt is weer flink in beweging en AFAS heeft geluisterd naar groeiende vragen in de markt die betrekking hebben op tools voor werving en selectie.” De vernieuwde versie van Sollicitant Selfservice biedt organisaties de mogelijkheid om hun vacatures – met behulp van profielen – in iedere gewenste vorm, inclusief eigen look & feel, aan te bieden. “Hiermee wordt onder andere de flexibiliteit in de bijbehorende workflows flink verbeterd”, aldus Grootveld die aangeeft dat ook voor sollicitanten het gebruiksgemak met de nieuwe update flink toeneemt. “Zo zijn de mogelijkheden om meerdere bijlages toe te voegen en de toekomstige ontwikkelingen om direct te solliciteren met een LinkedIn-profiel sterkte toevoegingen aan deze module.”

Roosters en meer

“Voor een sector waarin veel parttimers actief zijn en muterende werkroosters dagelijkse kost zijn, is de vernieuwde roosterfunctionaliteit eveneens een uitkomst”, stelt Grootveld. “Medewerkers hebben straks zelf de mogelijkheid om hun rooster te wijzigen via ESS-flows in InSite. Hierbij worden roosters ook eenvoudiger gespecificeerd dan voorheen.”
“Ook op het gebied van talentmanagement staan we niet stil”, zegt Grootveld. “De volledig nieuwe functionaliteit Gesprekkencyclus functioneert straks als een slagader voor talentmanagement.” Gesprekkencyclus bestaat uit een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek, die onderwijsinstellingen straks van een constante stroom informatie kunnen voorzien. Daarmee kan het personeelsbeleid worden geoptimaliseerd.

Andere noviteiten op HR-gebied hebben betrekking op een verhoogde gebruiksvriendelijkheid in het boeken van uren, een krachtige nieuwe methode om contracten te verlengen en verbeterde functionaliteiten rondom de Payroll Workflows om flexibele arbeidsvoorwaarden op een nog betere manier aan medewerkers te kunnen aanbieden.

Inkoop en datakwaliteit

Voor onderwijsinstellingen komt er een interessante tool op inkoopgebied beschikbaar, stelt Productmanager Gerard Nijboer. “Met de functionaliteit Decentraal inkopen kunnen docenten lesmaterialen en alles wat er verder aan bijvoorbeeld meubilair nodig is voortaan zelf inkopen.” Deze vorm van selfservice is volgens Nijboer veel minder foutgevoelig en een stuk efficiënter dan centrale inkoop. “Bovendien is het gebruik van de module net zo laagdrempelig als een bezoek aan de gemiddelde webshop”, meent Nijboer. “Het kan eigenlijk niet fout gaan, ook omdat het goedkeuringsproces van inkoopaanvragen en -facturen is vastgelegd in een helder procuratieschema.”

Nijboer wijst op een andere noviteit die vanaf april beschikbaar komt: de Finance Auditor. “Onderwijsinstellingen gaan veel plezier beleven aan deze nieuwe functionaliteit. De Finance Auditor spoort fouten en potentiële problemen in financiële administraties op. Bijvoorbeeld als het bankrekeningnummer van een medewerker en een crediteur identiek blijken te zijn. Of wanneer een medewerker uit dienst is en toch nog als procuratiehouder wordt vermeld. Instellingen krijgen daarmee een superhandige tool in handen, vergelijkbaar met de spellingcheckers in programma’s voor tekstverwerking. Door een extra controle op de automatische verwerking van data worden fouten snel hersteld en kunnen problemen worden voorkomen.”

De eerste versie van de Finance Auditor voert standaard 80 controles uit. In de toekomst worden dat er meer als regelmatig terugkerende fouten en problemen in het controlepakket worden opgenomen. Daar zullen naar verwachting ook een grote hoeveelheid onderwijsspecifieke administratieve preventieve maatregelen deel van uitmaken.

Gebruiksgemak adressen en workflows

Veel onderwijsorganisaties werken al met adresinformatie uit de cloud. Slimme koppelingen geven gebruikers toegang tot miljoenen actuele bedrijfsgegevens. “Daar voegen we een aantrekkelijke uitbreiding aan toe”, zegt Productmanager Kevin Voges. “Deze functionaliteit is vanaf nu in Profit overal beschikbaar waar een nieuw adres wordt toegevoegd. Met het invullen van een postcode en een bijbehorend huisnummer wordt het adres automatisch aangevuld en geverifieerd. Dit maakt het proces niet alleen eenvoudiger en sneller, het voorkomt ook foutieve invoer en verhoogt bovendien de kwaliteit van de data.”

Omdat het gebruik van workflows in onderwijsorganisaties steeds populairder wordt, is ook hier veel aandacht besteed aan vergroting van het gebruiksgemak, stelt Mohamed Amri. “Workflows moeten eenvoudig van opzet zijn zodat de gebruiker er intuïtief mee kan werken. De nieuwe functionaliteit Profielen in workflows ondersteunt de gebruiker in het maken van de juiste keuzes door vooringevulde velden te laten zien waarvan het systeem vermoedt dat de gebruiker die zal willen kiezen. Op die manier denkt de workflow dus actief met de gebruiker mee. Dat werkt gemakkelijk en supersnel.”

Eenmalige authenticatie

Het gebruik van de nieuwste release van Profit combineert gemak met een betere beveiliging, stelt Amri. “In de nieuwste versie volstaat een eenmalige authenticatie om toegang te krijgen tot alle onderdelen van het ERP-pakket. Vanaf dat moment kent het systeem de gebruiker, dus ook als hij of zij zich na een onderbreking weer aanmeldt.”

Vanwege het toenemende belang van databeveiliging wordt aan de eenmalige authenticatie een extra veiligheidsslot gekoppeld. Amri: “Naast het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord dient de gebruiker een zescijferige code in te voeren. Deze code ontvangt de gebruiker op zijn of haar smartphone. Deze manier van authenticatie is extra veilig. Zou iemands wachtwoord uitlekken of gekraakt worden, dan kan hiermee geen toegang verkregen worden tot zijn of haar account zonder de extra beveiligingslaag.”

AFAS Open 2017

Benieuwd naar alles wat er verteld is op de AFAS Open 2017? Bekijk dan de video's op de AFAS klantportal.

Over de auteur