Steeds meer onderwijsorganisaties werken met Jonas, de AI-assistent van AFAS. Daarom organiseerden we een inspiratiesessie waarin 7 scholen en roc’s hun kennis en ervaringen deelden.
Open en praktisch vertelden zij hoe zij Jonas inzetten in hun dagelijkse werk. Niet als experiment, maar als vast onderdeel van hun processen. Een mooie uitwisseling van ideeën, inzichten en concrete toepassingen uit de praktijk.
Voordat de scholen daadwerkelijk aan de slag gingen, moesten zij intern het gesprek aangaan. Hoe overtuig je de rest van de organisatie dat werken met AI veilig en verantwoord is? De deelnemers deelden de belangrijkste argumenten die zij gebruikten om intern groen licht te krijgen:
- Jouw data wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen: Jonas leert niet van jouw data, documenten, cv’s of workflows. Ingevoerde data blijft precies daar waar jij het hebt opgeslagen: in je eigen Profit-omgeving.
- Gehost in een gesloten, beveiligde AFAS-omgeving: er is geen koppeling met externe AI-platforms. Jonas draait binnen hetzelfde beveiligde landschap als de rest van je AFAS-data.
- Onder toezicht van een AI Compliance Officer (CAICO): AFAS heeft een team dat zich fulltime richt op veilige AI-toepassingen, zodat jij dat als onderwijsinstelling niet zelf hoeft te doen.
- Start klein en gecontroleerd: je hoeft niet meteen de hele organisatie mee te nemen. Begin met één veilige use-case, zoals ‘Vraag het HR’ of een Spraaktaak. Bevalt het? Dan schaal je verantwoord op.
Wat al snel duidelijk werd: Jonas is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel dat helpt om werk slimmer te doen. Mits je hem goed inricht en goed aanstuurt. Tijdens de sessie werden niet alleen successen gedeeld, maar vooral ook leerpunten uit de praktijk.
- Geef Jonas altijd een duidelijke rol
Functie (prompt) bijvoorbeeld met: “Je bent salarisadministrateur in het onderwijs” of “Je bent hr-medewerker”. Daardoor antwoordt Jonas vanuit de juiste context en met een passende toon. - Beperk Jonas tot één duidelijke bron
Laat Jonas niet zoeken in meerdere documenten tegelijk. Verwijs expliciet naar één cao, regeling of document. Dat voorkomt verwarring en zorgt voor betrouwbaardere antwoorden. - Gebruik liever tekstbestanden dan pdf’s
PDF’s bevatten vaak tabellen, kopjes en opmaak die Jonas minder goed leest. Tijdens de sessie werd gedeeld dat dit zelfs kan leiden tot verkeerde bedragen of schalen. Zet cao’s en regelingen daarom om naar eenvoudige tekstbestanden en haal overbodige onderdelen eruit. Dat maakt Jonas sneller en nauwkeuriger. - Geef context mee via velden in de workflow
Voeg gegevens toe zoals dienstverband, aantal uren, OP/OOP en ingangsdatum. Hierdoor kan Jonas gerichter antwoorden en voorkom je lange, algemene uitleg die niet past bij de situatie van de medewerker. - Laat Jonas expliciet zeggen als hij het antwoord niet weet
Zet in de instructie dat Jonas moet aangeven wanneer het antwoord niet in de bron te vinden is. Zo voorkom je aannames en vergroot je het vertrouwen in de antwoorden die hij geeft. - Stuur bewust op B1-taal
Vraag Jonas om te schrijven in begrijpelijk Nederlands op B1-niveau. Vermijd cao-taal en vakjargon. Zo blijven antwoorden duidelijk, vriendelijk en goed te begrijpen voor alle medewerkers. - Laat Jonas controles stap voor stap uitschrijven
Bij declaraties en vergoedingen werkt het goed om Jonas per controlepunt te laten beschrijven wat hij heeft gecontroleerd, met daaronder een korte conclusie. Een ROC gaf aan dat deze teksten direct kunnen worden gekopieerd naar een reactie aan de medewerker, wat veel tijd scheelt. - Laat altijd een medewerker meekijken
Gebruik Jonas live, maar laat HR of de salarisadministratie het antwoord controleren voordat het wordt verstuurd. Zo profiteer je direct van tijdwinst én verbeter je de instructie stap voor stap. - Gebruik feedback actief
Een duimpje omlaag is geen fout, maar waardevolle informatie. Leg vast waarom een antwoord niet klopte en pas de instructie daarop aan. Sommige organisaties gebruiken hiervoor een intern toelichtingsveld dat alleen zichtbaar is voor de administratie. - Hergebruik wat werkt
Goede instructies zijn vaak breder inzetbaar. Wat werkt bij HR-zaken, blijkt ook bruikbaar bij declaraties of andere processen. Sla succesvolle instructies op en bouw ze verder uit.