ruimte

Documenten in In- en OutSite

In het proces worden, via workflows, automatisch de juiste documenten gegenereerd, zodat het hele proces volledig digitaal afgehandeld kan worden inclusief digitaal ondertekenen.

Documenten in In- & OutSite in de praktijk brengen?



Voor wie bedoeld?

  • Applicatiebeheerder

Voor welke branches is dit relevant?

  • Accountancy
  • Bedrijfsleven
  • Bouw
  • Flex
  • Onderwijs
  • Overheid
  • Zorg

Vraag & antwoord

 Kunnen er documenten aangemaakt worden in InSite zoals het huidige dossieritem uitgaande post in Profit Windows werkt?

Ja, alleen voor één bestemming. Het huidige dossieritem uitgaande post in Profit Windows kun je ook naar meerdere bestemmingen sturen tegelijkertijd.

 Is het koppelen van deze documenten ook mogelijk aan de door AFAS geleverde dossieritems (de 'min' items), zoals Sollicitant in dienst of Medewerker in dienst?

Ja, deze gaan we standaard meeleveren en de klant kan ze aanpassen.

 Kan je meerdere (Word) documenten toevoegen die, na akkoord, direct in PDF worden omgezet?

Ja, dit is mogelijk.

 Wordt het Word document omgezet naar PDF waarna het Word document niet meer beschikbaar is, of blijven beide bestaan?

Het Word document wordt echt omgezet en blijft niet bestaan.

 Kun je het Word document opslaan om op een later moment verder te gaan?

Ja, het is mogelijk om op te slaan.

 Waarom is dit op type gemaakt en niet op kenmerkcombinatie?

Je kan een document toevoegen op type niveau bij vrije type dossieritems en bij de Profit types leveren we daar waar relevant zelf het document op type niveau. Je hebt ook de mogelijkheid om per actie een andere document te koppelen en daarmee maak je het mogelijk om in 1 flow meerdere varianten van een document te ondersteunen. Of werken met instuurprofielen (per profiel stuur je een kenmerkcombinatie in met een bepaald document).

 Wat gebeurt er als je zo'n dossiertype via een connector of signaal in zou sturen? Maakt hij dan ook het document aan?

Het document wordt aangemaakt.

 Hoeft data niet meer eerst geaccordeerd te worden alvorens je er een document op genereert? Als je bijvoorbeeld de toekomstig leidinggevende wil meegeven in een document en dit hang aan de overplaatsingsworkflow vóór accorderen, komt deze dan goed door? Of dienen dit soort muterende workflows nog steeds via profielen ingeregeld te worden?

Je kunt in de workflow een document voor accordering laten genereren of na accordering (afhankelijk wat voor document het is en wat de workflow doet). Als je in de workflow achter een actie een document genereert, wordt de op dat moment bekende data gebruikt bij het genereren van het document. Wijzigt deze data nog in de loop van de workflow, dan kun je beter na die wijzigingen het document genereren. Via de bestaande profielen genereer je documenten achteraf (nadat de workflow klaar is). Nu heb je de mogelijkheid dit ook naar voren te halen. Het document wordt aangemaakt.

 Kun je nu per type dossieritem slechts één document koppelen?

Het is mogelijk om in het type dossieritem zelf 1 document te koppelen, maar je kan per workflowactie ook 1 document koppelen. Zo kun je in één workflow dus meerdere documenten genereren.

 Klopt het dat je in het type dossieritem eerst het vinkje "Document opslaan als PDF" moet aanzetten om dit later bij een stap in de workflow in In/OutSite te kunnen doen? Of staan de twee los van elkaar?

Je hebt de mogelijkheid om op type dossieritem niveau een document te genereren, hiervan kun je aangeven of dat in Word of direct in PDF (zodat deze niet bewerkt kan worden). Bij de workflowstap(pen) heb je ook weer de mogelijkheid om andere documenten te generen en deze ook weer in Word of PDF.

Algemeen

Bekijk de hele reeks

Bekijk alles van de AFAS Open 2020

Algemeen | AFAS Pocket | Bouw | CRM | Financieel | Fiscaal | Flex | HRM | Ordermanagement | Payroll | Projecten