De verlofregistratie is binnen sommige organisatie een flinke kluif. Met de komst van digitalisering en automatisering is dit echter een stuk eenvoudiger en sneller geworden voor zowel de medewerkers als de HR-afdeling. Medewerkers verwachten nu een snelle reactie op hun verlofaanvraag, het liefst realtime. Hoe ga je daar als organisatie mee om? Een verlofapp welke geïntegreerd is met je HR-software is de oplossing.
Maar wat komt allemaal kijken bij het in gebruik nemen van zo'n verlofapp? En moeten medewerkers een losse app op hun telefoon installeren waar ze alleen hun verlof in kunnen doorgeven? Bij AFAS hebben we dit geïntegreerd in onze AFAS Pocket app.
Met de AFAS Pocket app heb je alle HR-processen voor de gewone medewerker in één app en via een medewerkersportaal op het web. Zo werk je in één compleet systeem voor je HR-administratie en niet met een los verlofregistratiesysteem.
Je kunt als medewerker zelf je verlof insturen. Dit noemen we Employee Self Service. Aan een verlofregistratie is doorgaans een workflow verbonden waarmee de manager geïnformeerd wordt over de verlofaanvraag van een medewerker. Deze kan beslissen of de verlofaanvraag goedgekeurd mag worden. Je kunt bijvoorbeeld ook instellen dat aanvragen van één dag of minder automatisch goedgekeurd worden.
Op het moment dat de verlofaanvraag ingestuurd wordt, gaat er op de achtergrond van alles gebeuren. De verlofaanvraag wordt vastgelegd in het medewerkersdossier, de leidinggevende kan op de hoogte worden gebracht met een workflow en ook het bezettingsoverzicht wordt automatisch bijgewerkt. Ook wordt er rekening gehouden met bijvoorbeeld bijzonder verlof.
Wanneer je gebruik maakt van een losse verlofapp, moet je deze data gaan koppelen aan je HR software, of andersom. Dit kost je niet alleen een extra softwareoplossing, met onderhoud, een tweede supportafdeling en een eigen werkwijze, maar ook nog eens een kostbare koppeling. Zonde toch?
Standaard worden er meer dan 200 cao's inclusief pensioenregelingen en salaristabellen meegeleverd en bijgehouden in de software. Dus of je nu in het onderwijs werkt of in de bouw, de verlofregistratie wordt altijd goed geregeld.
AFAS Pocket is een app waarmee je veel méér kunt dan alleen de verlofregistratie bijhouden. Deze app maakt deel uit van de AFAS HR- of ERP-suite. AFAS Pocket maakt de verlofregistratie makkelijk, geeft inzicht en is volledig geïntegreerd in de HRM software. Zo heb je als medewerker simpele voorkant en als administratie een geautomatiseerde achterkant.
Al je medewerkers hebben dan ook altijd en overal toegang tot de administratie en hun takenlijst. Ze kunnen verlof aanvragen en hun loonstrook bekijken. Alles wat ze in de app invoeren, wordt direct opgenomen in het systeem. En dat allemaal vanaf hun mobiel.
Ook wanneer je medewerkers uren moeten registreren, doen ze dat eenvoudig via de AFAS Pocket app. De urenregistratie werkt door in alle onderdelen van de organisatie, van HR tot de projectadministratie. Alle geregistreerde uren worden gekoppeld naar de backoffice, zodat ze door de leidinggevende kunnen worden geaccordeerd en direct door de financiële afdeling kunnen worden gefactureerd. Daar zit geen export of import tussen.
VerlofVerlofdagen boeken doe je simpel via de app. Ook zie je direct je resterende saldo. |
DeclaratiesStuur direct je declaratie in via de app. Bonnetje erbij? Maak gelijk een foto. |
Uren boekenUren gemaakt voor een klant? Boek ze direct op het juiste project. |
LoonstrokenBekijk via de app al je loonstrook en jaaropgaven. |
Ziek meldenJe hoeft je bed niet meer uit om je ziek te melden. |
TakenKrijg inzicht in openstaande taken en handel ze direct af. |
InsturenOp klantbezoek geweest? Stuur gelijk je notities in via de app. |
Contacten (CRM)Je (klant)relaties altijd bij de hand: het dossier, contacten en adresgegevens. |
NieuwsBlijf op de hoogte van het laatste nieuws van jouw organisatie. |
Dit kunnen de medewerkers (en jijzelf dus ook) met de AFAS Pocket app. De beheerder van de software bepaalt zelf welke functionaliteiten hij aan- of uitzet. De app werkt snel en makkelijk, en alles wordt meteen gekoppeld met het centrale systeem. De verlofregistratie wordt bijvoorbeeld meteen verwerkt in alle processen waar deze invloed op heeft, en ook opgenomen verlofdagen worden automatisch verwerkt.
Op het gebied van een verlofregistratiesysteem en verlofapps is er veel mogelijk. Veel softwareleveranciers bieden in de HR-software standaard de mogelijkheid om de verlofregistratie vast te leggen. Een aantal van deze leveranciers hebben daar ook een app bij. Daarnaast zijn er ook leveranciers die losse verlofapps aanbieden (soms gecombineerd met verzuim).
Voor grotere organisatie is het belangrijk dat informatie wordt gekoppeld met het achterliggende systeem. Jouw medewerkers verdienen het om hun bedrijfsadministratie zo makkelijk mogelijk te kunnen doen. De AFAS Pocket app en de software van AFAS helpen je daarbij. Kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing brengt je voor de lange termijn veel meer efficiency en kostenbesparing dan wéér een app voor een specifiek bedrijfsproces.
Ga je in de toekomst kijken voor bijvoorbeeld een nieuwe verzuim app, dan betekent dit weer een nieuw systeem. Met AFAS Pocket heb je alle belangrijke HR-administratie in één systeem.
Met de HRM software van AFAS automatiseer je de administratieve werkzaamheden, betrek je medewerkers en managers bij het correct registreren van HR-mutaties, en maak jij duurzame inzetbaarheid mogelijk dankzij de tientallen HR-dashboards die jou het inzicht geven die jij elke dag nodig hebt.