VMS ontving maandelijks per klant en productgroep aparte tekstbestanden van haar leveranciers, die handmatig werden verwerkt. Vanwege de snelle groei van VMS, bestond deze stroom uit vele honderden bestanden per maand. Elk bestand bevatte diverse regels die allemaal een andere handmatige bewerking nodig hadden; dit varieerde van regels die werden doorbelast zonder marge, tot het toepassen van complexe prijstabellen en variabele brandstoftoeslagen op andere regels. Voeg daarbij nog de registratie van creditaanvragen in de mailbox en u ziet de noodzaak om de facturatie volledig te automatiseren.
- De leveranciers leveren 2 keer per maand 1 bestand aan met alle facturatieregels. Deze facturatieregels worden met de Profit importtool verwerkt tot pakbon en gekoppeld aan de juiste verkoopprijzen. De controle is begonnen.
- Creditaanvragen worden aangeboden en direct verwerkt tot pakbon. Geen overvolle notitieblokken en te verwerken e-mails meer. De toekomst ziet er nog rooskleuriger uit door communicatie via de website en de klantportal.
- De facturen worden per klant automatisch aangemaakt op basis van de pakbonnen. Tijdens dit proces berekent AFAS Profit de brandstoftoeslagen op basis van rekenregels.
- De klant krijgt een zeer gespecificeerde nota: alle gegevens uit het proces zitten in AFAS Profit.
- De binnendienst registreert klachten en schademeldingen in Profit CRM voor verdere opvolging.