'Verzuimsoftware is slechts ondersteunend'

Software om verzuim tegen te gaan heeft vele voordelen, maar uiteindelijk gaat het om contact. De echte reductie vindt dan ook plaats door menselijke interventies, aldus P&O-manager Geert Nieland van AFAS Software in P&O Actueel.

Sinds bijna tien jaar is de Wet verbetering Poortwachter actief. Als je je daaraan houdt, ben je formeel gezien klaar, zegt Nieland. ‘Maar als je echt met het thema verzuim aan de slag wilt, moet je iets extra’s doen. De wet geeft mijns inziens het minimum aan als het gaat om verzuimbegeleiding, maar met aanvullende inspanningen kun je het verzuim echt terugdringen. Onze software komt daarbij zeker om de hoek kijken. Niet alleen om te registeren, het geeft onder andere inzicht in de actuele verzuimcijfers en de reden van verzuim waardoor ik bepaalde trends kan signaleren.

Verzuimsoftware

Verzuimsoftware werkt eigenlijk heel simpel: het houdt alle stappen bij die je wettelijk verplicht bent te

ondernemen bij een ziekmelding. Bovendien geeft  het een signaal af wanneer en door wie er actie moet worden ondernomen. Bij zo’n signaal zit een instructie van welke stappen de manager moet zetten en hoe hij informatie daarover kan vastleggen. Zo loopt het proces geen vertraging op en worden belangrijke stappen niet vergeten. ‘Na verloop van tijd krijg ik als P&O’er bijvoorbeeld het signaal dat er een probleemanalyse of een plan van aanpak gemaakt moet worden. Ook komt het voor dat de arbodienst iets vergeet te doen, waarvan ik een melding krijg. Daardoor ligt de regie altijd bij mij en zie ik niets over het hoofd.’

Torenhoge boetes

Op basis van de informatie in het systeem kun je dus vanaf de eerste dag actie ondernemen, als dat nodig is. ‘De software werkt voor mij ondersteunend: het helpt me de juiste dingen op het juiste moment te doen. Vergeten is geen optie meer. Het fijne is ook dat je veel minder risico loopt op torenhoge boetes omdat je niet aan de wet Poortwachter voldoet.’

Er zijn leveranciers van software die pretenderen dat met hun dienst het verzuim omlaag gaat. Maar dat kunnen ze nooit waarmaken, volgens Nieland. ‘Reductie van verzuim doe je door adequaat te handelen: de juiste interventies door kundige begeleiders. Verzuim dring je niet terug met software. Het helpt je op een fantastische manier de acties op elkaar af te stemmen en geeft veel inzicht, maar het gaat uiteindelijk om die persoonlijke begeleiding van de zieke werknemer.’

Innovaties

Als er íets veranderlijk is in het leven, dan is het wel de elektronica waarmee we werken. Hoe zit dat met verzuimsoftware? ‘Innovaties in software komen doorgaans door twee impulsen tot stand. De eerste impuls is vragen vanuit de klant. Een ontevreden klant, maar ook iemand die iets wil wat nog niet kan. Momenteel zijn klanten tevreden en zijn we niet met grote veranderingen bezig. Aanpassingen doen we ook bij verandering van de wet, maar ook dat verwacht ik niet binnen afzienbare tijd. De verzuimcijfers blijven vrijwel gelijk, dus er is weinig reden tot actie.’Wel kijkt AFAS naar de mogelijkheid om niet het bedrijf, maar de zieke medewerker de officiële melding te laten doen. ‘We zijn daarover aan het nadenken en wegen voor- en nadelen nog tegen elkaar af. Waar je voor op moet passen is dat je de drempel niet te laag legt. Het moet niet te makkelijk worden om je ziek te melden. Een ander nadeel is dat je het persoonlijke contact mist tussen leidinggevende of P&O en de zieke. Het voordeel van deze manier is dat je de verantwoordelijkheid voor de ziektmelding legt waar hij hoort, namelijk bij de werknemer. Met zo’n stap benadruk je die verantwoordelijkheid.’

HR is nog niet ver

Het gebruik van dergelijke software lijkt niet erg revolutionair, maar toch is er voor P&O-afdelingen nog heel wat te winnen, zegt Nieland. ‘Ik dacht dat HR anno 2011 toch wel behoorlijk was geautomatiseerd, maar toen ik laatst op een netwerkbijeenkomst was, schrok ik toch weer. Zo wordt er op veel afdelingen nog gewerkt met Excel. Of men werkt met gescheiden systemen die in het gunstigste geval een kleine koppeling met elkaar hebben. Blijkbaar zien P&O’ers hier nog steeds onvoldoende de meerwaarde van in.’De tip is dan ook om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die het systeem biedt: ‘Ik denk dat daar voor veel bedrijven nog wel winst te behalen valt. Als je de automatische meldingen bijvoorbeeld niet aanzet, loop je het risico dat de dagelijkse agenda toch weer belangrijker wordt dan het telefoontje naar de zieke. En ik blijf het zeggen, dat persoonlijke contact is uiteindelijk waar het om gaat. Niet de software.'

Bron: P&O Actueel

Meer weten over de HR software van AFAS: www.afas.nl/hr

Publicatie datum: 10 november 2011 15:05