"Automatiseren vanuit business visie"
Robert van Engelenburg is een ICT-er die graag alles wil automatiseren, maar dan wel vanuit een business visie. Bij veel bedrijven is er een kloof tussen de visie van de business en de IT. Door deze kloof zijn veel projecten bij bedrijven uitgelopen of mislukt. De aanpak van Van Engelenburg kenmerkt zich door veel samenwerking en het vormen van een juist projectteam vanuit de business. Robert van Engelenburg is IT-manager bij Verhoeve BV. Met 15 jaar ervaring in IT werkt hij aan complexe vraagstukken op het gebied van IT en wagenparkbeheer.
'Wat je vaak ziet bij de implementatie van een ERP-systeem, is dat het project gedragen wordt door een beperkt aantal mensen binnen de organisatie, maar de overige mensen er nauwelijks een rol in spelen.' Dat stelt Robert van Engelenburg, IT-Manager bij Verhoeve, een bureau gespecialiseerd in personeelsvoorziening en advisering. In 2008 was Van Engelenburg projectleider bij de invoering van AFAS Profit ERP in zijn eigen organisatie. 'Voor het implementatieproject is het belangrijk om alle disciplines, zoals Finance, Sales, HRM en Marketing, te betrekken in het projectteam. Zo worden de primaire processen goed geborgd. Als dat niet wordt gedaan neemt de kans op vertraging toe of worden delen van de organisatie over het hoofd gezien.'
Wie het project zou moeten trekken verschilt per bedrijf, denkt Van Engelenburg. In het geval van zijn eigen organisatie was hij het als IT-manager, maar ook de financieel directeur zou in aanmerking kunnen komen. De algemeen directeur is ook mogelijk, maar deze mist nog wel eens de technische kennis. Van Engelenburg: 'Algemeen directeuren hebben heel veel generalistische kennis en ook vaak een helikopterview, maar technologische kennis is zeer belangrijk bij de systeeminrichting. Dat voorkomt dat je onnodig blijft werken volgens achterhaalde processen. Draagvlak vanuit de directie is in ieder geval essentieel bij een implementatie om alle medewerkers mee te krijgen.'
Bij de selectie van een pakket is het vooral belangrijk om de core business goed in het oog te houden. Voor Verhoeve is dat het wegzetten van tijdelijk personeel. 'De uren die onze medewerkers bij klanten maken is de basis van ons ERP-pakket', zegt Van Engelenburg. 'We zorgen er daarom voor dat medewerkers zelf digitaal hun uren en vergoedingen inboeken. Deze overzichten gaan naar de opdrachtgever. Na goedkeuring verstuurt backoffice na controle de factuur. Dat vormt de basis van het systeem.'
'Binnen Verhoeve zijn we lang op zoek geweest naar het juiste ERP-pakket', gaat hij verder. 'Een ERP-pakket hoeft helemaal niet het beste financiële pakket te zijn, of het beste HRM of CRM pakket. Je hoeft niet altijd vooraan te lopen met alle functionaliteiten. Het belangrijkste is dat alle deeltjes samen moeten leiden tot het beste ERP-pakket. Individuele stukjes zijn dan misschien een 9 in plaats van een 10, maar samen scoort het pakket wel een dikke 10.'. Hierdoor is de keuze gevallen op de soft
ware van AFAS.
De implementatie In de voorbereidingsfase van een implementatie is het van belang om de einddoelen goed in kaart te brengen. Deze bestaan onder meer uit managementinformatie. Van Engelenburg heeft hier medewerkers uit verschillende disciplines bij betrokken om een inventarisatie te maken van wat het uiteindelijke pakket moest kunnen leveren. 'Zo'n inventarisatie helpt je om te zien hoe de medewerkers aankijken tegen de automatisering van hun dagelijkse processen. Medio 2007 zijn we gestart met de inventarisatie en het vormen van een projectteam.'
'Januari 2008 zijn we live gegaan', vervolgt Van Engelenburg zijn verhaal. 'We hebben toen eerst de hoofdprocessen – voor ons bedrijf zijn dat facturatie en verloning – in AFAS Profit geïntegreerd. Dat was de leidraad voor alle zaken die moesten gebeuren. Zaken die hier niet direct betrekking op hadden hebben we uit het oogpunt van focus en tijdsbesparing naar een later tijdstip verplaatst. We hebben dus gekozen om eerst de basis neer te zetten en daarna de details toe te voegen. Er zijn organisaties die alles in een keer automatiseren. Het risico is dat je dan verzandt in teveel details en de zaken die echt belangrijk zijn uit het oog verliest.'
Risico's en valkuilen Een risico dat bij ERP-implementaties komt kijken is teveel willen, zo luidt de visie van Robert van Engelenburg. 'Een nieuw pakket geeft al veel reuring omdat medewerkers hun vaste werkpatroon kwijt zijn. Als je in één keer alles gaat automatiseren wordt de onrust naar mijn mening te veel. Medewerkers zijn in tegenstelling tot het projectteam niet fulltime bezig met de implementatie, en ondanks voorlichting en training komt deze vaak als donderslag bij heldere hemel'. Een ander aspect van een ERP-traject is de overeenkomst met de leverancier. Regelmatig duiken verhalen op van verwachtingen die niet zijn waargemaakt. Hoe kijkt Van Engelenburg hier tegenaan? 'Maak een opleverdocument en maak duidelijke afspraken over waar het ophoud voor de leverancier en begint voor de klant. Leg alles goed vast. Kijk ook voor de aanschaf van een pakket goed naar wat voor eventuele nazorg er nodig is. Sommige leveranciers dragen de kennis over aan de gebruiker en bij andere heb je nog consultants van die leverancier nodig als er iets aan schort. Als afspraken tussen wal en het schip komen te liggen kan dat achteraf grote problemen geven.'