Het onderwijs kent een sterk bewustzijn waar het gaat om het belang van ICT. De sector loopt hierin zelfs voorop: meer nog dan elders beschouwen leidinggevenden in onderwijsorganisaties het bereiken van ‘digitale volwassenheid’ als een topprioriteit. Toch gaat het door een gebrek aan visie vaak mis bij ICT-aanbestedingen. Het schort daar met name aan een goede voorbereiding. Softwareleverancier AFAS stelde op basis van bevindingen uit deze trajecten een vijftal verbeterpunten op om onderwijsorganisaties te helpen bij het uitvoeren van een succesvolle aanbesteding. Het begint daarbij met een goede voorbereiding waarin de aanbestedende organisatie de scope van de aanbesteding bepaalt en vastlegt. Een solide toekomstvisie vormt de basis van deze duidelijk afgebakende uitvraag. “Onderwijsinstellingen baseerden hun aanbestedingsdocument voorheen vaak op hun bestaande softwareoplossing”, constateert Bas van der Veldt, CEO van AFAS Software. “Nu zien we dat ze dit steeds meer los durven te laten en een bestek schrijven dat hun toekomstvisie en strategie als uitgangspunt heeft.”
De vijf verbeterpunten voor aanbesteden met visie (zie kader) sluiten aan op onderzoek dat Coleman Parkes vorig jaar in opdracht van ICT-dienstverlener Ricoh uitvoerde in verschillende sectoren. Daaruit bleek dat het onderwijs voorop loopt in de volwassenheid van ICT, maar ook dat visie ontbreekt. Managers in onderwijsorganisaties zien wel degelijk de kansen die digitalisering biedt, zoals het aantrekken van nieuwe studenten en geavanceerde leermogelijkheden. Ook zien zij voordelen op het gebied van verbeterde bedrijfsprocessen, eenvoudige toegang tot informatie en minder benodigde tijd voor het voltooien van taken. Een obstakel om deze kansen te benutten vormen de doorgaans krappe onderwijsbudgetten voor ICT, maar evengoed is het ontbreken van een concrete toekomstvisie op ICT een belemmering. “Juist een focus op de scope van een aanbesteding is noodzakelijk”, ziet Van der Veldt. “Hoe beter de organisatie de kaders schetst, hoe beter een leverancier in staat wordt gesteld een oplossing te bieden die ook echt past bij de wensen en eisen van de aanbestedende organisatie.”
Binnen onderwijsinstellingen ontbreekt het vaak aan de benodigde deskundigheid als het gaat om ICT. Hierin valt een oorzaak te vinden voor het ontbreken van een toekomstvisie. In het eerdergenoemde onderzoek blijkt dat onderwijsmanagers vaker aangeven dat zij behoefte hebben aan externe kennis bij digitalisering. De onderzoekers onderschrijven dit belang ook: juist in een omgeving waar digitale middelen constant veranderen is een ‘robuust digitaal kader’ en ondersteuning door partners van belang, stellen zij. In dat licht bezien is het bevreemdend dat juist onderwijsinstellingen hun leveranciers in aanbestedingen gedetailleerd voorschrijven ‘hoe’ deze hun diensten moeten leveren. Gelukkig hechten steeds meer onderwijsorganisaties waarde aan het credo ‘schoenmaker, blijf bij je leest’. Vanuit de wens om beter aan te besteden en de expertise van leveranciers te benutten, is binnen deze organisaties een verandering gaande.
Als non-profitorganisaties kunnen onderwijsinstellingen veel leren van mislukte aanbestedingen bij de overheid. De afgelopen jaren werden daar miljarden euro’s verspild met falende ICT-projecten, iets dat zelfs aanleiding gaf tot een parlementaire enquête. De Kamercommissie die het onderzoek uitvoerde, oordeelde hard: behalve een gebrek aan deskundigheid ontbrak het ook aan focus en scope. Aanbesteders verloren regelmatig het eindresultaat uit het oog en aansturing en overzicht ontbrak mede daardoor vaak bij projecten. Een mooi voorbeeld van te weinig focus op de scope is misschien wel een aanbesteding in 2012 voor nieuwe front- en midoffice-software door een dertigtal samenwerkende gemeenten. Het gaandeweg verbreden van de scope in de aanbesteding met extra softwareoplossingen leidde hier tot het afhaken van vier van de zes geselecteerde partijen in de aanbesteding. De twee overgebleven leveranciers waren de twee leveranciers in de oude raamovereenkomst, wat doet vermoeden dat de gemeenten bij de aanbesteding vooral hebben gekeken naar de oplossing waar zij al over beschikten.
De in het onderwijs zo gevreesde ‘zesjescultuur’, al dan niet door gebrek aan tijd en expertise, leidt tot suboptimaal aanbesteden. Teksten uit oude aanbestedingen worden vaak klakkeloos geplakt in nieuwe documenten. Nieuwssite Computable, dat dit jaar voor het eerst de Computable Award uitreikt voor beste ICT-project in het onderwijs, vroeg aan een panel van experts waarom ICT-trajecten in de non-profitsector mislukken. Het panel, bestaande uit consultants en ICT-leveranciers, kwam met verschillende antwoorden. Zo worden aanbestedingen vaak te generiek uitgevraagd, waardoor veel interpretatieruimte voor de leveranciers ontstaat. Dit leidt achteraf tot misverstanden en frustratie aan beide zijden. Iets waar overigens ook rekening mee gehouden moet worden dat onderwijsinstellingen tegenwoordig meer keuze dan ooit hebben uit softwareoplossingen. Zo zijn er grote verbeteringen mogelijk op het gebied van beschikbare managementinformatie en ‘employee self service’ voor onderwijspersoneel. “Voorheen was er in de markt één softwarepakket waar onderwijsinstellingen mee konden werken. Omdat er nu meerde spelers actief zijn in de markt, kunnen scholen de mogelijkheden van uitgebreide HRM-systemen en –portalen ervaren. Dit is nieuw binnen de onderwijswereld.”
De case van onderwijsinstelling ROC West-Brabant is een goed voorbeeld van ‘aanbesteden met visie’. Bij de aanbesteding van een nieuw personeels- en salarisadministratiesysteem in 2011 gingen ze niet over één nacht ijs en werd er goed gekeken naar de toekomstvisie rondom ICT. Zo had het voorafgaand aan de aanbesteding de interne processen duidelijk in kaart gebracht en deze centraal gesteld in de aanbesteding. Iets dat aan de ‘voorkant’ van de aanbesteding weliswaar meer tijd kostte, maar tijdens het proces zelfs veel tijd en geld bespaarde. De onderwijsinstelling huurde daarbij onder meer een ICT-aanbestedingsspecialist in om de in eigen organisatie ontbrekende kennis in een dergelijk traject te complementeren. De organisatie kijkt mede daardoor terug op een traject dat succesvol werd afgerond met de contractering van een passende leverancier.
Een onderwijsinstelling die een heldere scope hanteert en deze duidelijk weet te communiceren tijdens het hele proces doet betere aanbestedingen. Veel relaties tussen opdrachtgevers en –nemers vertroebelen door een onduidelijke opdracht, verschuivende doelen en veranderende eisen. Misverstanden, die in elke samenwerking kunnen ontstaan, groeien dan al snel uit tot escalaties, verslechterende samenwerkingen en veel stress. Een gemiste kans, want juist door de kracht van de leverancier te gebruiken, bereikt een onderwijsinstelling digitale volwassenheid. Een grondige voorbereiding van de aanbesteding, focus op scope, oog voor de belangen van de leverancier, heldere afspraken en transparantie in het (gunnings)proces doen wonderen.