Ondernemingsprocesbeheer in de praktijk (1)

Ik werk nu ongeveer 15 jaar als consultant bij AFAS Software en krijg regelmatig de vraag om uit te leggen wat ondernemingsprocesbeheer (OPB) inhoudt. AFAS zelf heeft OPB tot in de puntjes doorgevoerd. Ik kan daarom dagelijkse voorbeelden uit de praktijk geven. Via deze weblog deel ik mijn ervaringen.

Help, mijn afspraak valt uit!

Een paar weken geleden werd ik onaangenaam verrast. Ik kreeg een sms dat mijn afspraken voor de volgende week door omstandigheden uitvielen. Op zich kan dit gebeuren, alleen als ik dit op vrijdagavond om 18:30 uur te weten kom, kan ik weinig meer regelen voor maandag.

Wat doe ik dan?

Natuurlijk baal ik in eerste instantie, maar na deze eerste emotie ga ik praktisch aan de slag. Ik leg in mijn planning vast dat ik geen afspraken voor de volgende week heb. Ik stuur een mail naar een aantal projectleiders. 

Wat doen collega’s hier mee?

De beschikbaarheid van consultants is inzichtelijk voor alle collega’s. En zo worden er op maandag afspraken ingepland bij een klant voor de rest van de week. Alleen voor de maandag zelf lukte dat niet.

Maandag 6:00 uur:

Mijn collega Maarten Pluim geeft vandaag volgens de planning een cursus Logistiek bij AFAS  maar hij heeft griep.
6:05 uur:
Maarten kijkt in de beschikbaarheidscockpit en hij ziet dat ik beschikbaar ben.
6:08 uur:
Maarten stuur mij een sms-je met de vraag of ik de cursus kan overnemen.
6:10 uur:
Ik sms naar Maarten dat ik het overneem.
6:11 uur:
Maarten meldt zich ziek bij zijn leidinggevende en geeft aan dat ik de cursus overneem. Zijn leidinggevende legt de ziekmelding vast in Profit.
6:55 uur:
Ik rijd naar AFAS (Leusden)
7:30 uur:
Ik kom aan in Leusden en kan tot 9:30 uur de cursus voorbereiden.
8:45 uur:
De afdeling Customer Service heeft een signaal gekregen dat Maarten ziek is en komt bij mij langs om te controleren of het goed gaat.
9:30 uur: De cursisten starten met de cursus logistiek. Ik leg natuurlijk uit hoe ‘het logistieke proces’ van mijn ochtend verliep. Beschikbaarheid delen is ook binnen logistiek immers een kernpunt.

Zonder het inzicht van de beschikbaarheid was de dag anders verlopen:
1. Ik had me niet goed kunnen voorbereiden
2. De cursisten kregen een docent die minder voorbereid was
3. Maarten wist om 6:10 uur niet dat het geregeld was

Ik weet zeker dat de beschikbaarheid van de AFAS consultants binnenkort voor klanten beschikbaar komt. Waarom niet?

Geïnteresseerd in OPB? Download het OPB-boek.

Eric Zaal
Business Consultant