Bent u ook in de ban van de Olympische winterkoorts? Gaat deze koorts de komende twee weken zorgen voor een dip in het (ziekte)verzuimcijfer bij u op de zaak? Het zou zo maar kunnen. Ook een lagere productiviteit zal met tegenzin 'aanvaard' worden.
Olympiërs leveren een ongekende prestatie. Vier jaar lang alles aan de kant zetten, zodat je in een korte tijd kan pieken. Veel bedrijven doen eigenlijk hetzelfde, maar dan jaarlijks. In dit geval met de jaarlijkse verantwoording aan belanghebbenden: de jaarrekening of het jaarverslag. Besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen moeten ieder boekjaar verplicht een financieel verslag deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het moet ervoor zorgen dat de financiële informatie beschikbaar is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is. Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken.
Veel bedrijven deponeren echter niet of niet op tijd. Raar eigenlijk, want het is in ieders belang om op tijd informatie te geven en te krijgen. Alleen dan kan deze informatie gebruikt worden om beslissingen te maken op basis van feiten. Wat mij nog meer bevreemdt, is dat veel bedrijven niet in staat zijn of het niet belangrijk vinden om dagelijks juiste informatie af te leveren. Vaak wordt er alleen maandelijks of per kwartaal een lijvig papieren rapport samengesteld. Ik heb in mijn carrière als ERP-(business)consultant bij veel bedrijven gezien dat dit een duur, eentonig en foutgevoelig proces is. Handmatig worden allerlei gegevens aan elkaar geknoopt en geanalyseerd. Groter nog is het probleem dat afdelingen en medewerkers onvoldoende hun werkzaamheden kunnen sturen, omdat simpelweg de juiste gegevens ontbreken. Het wordt op deze manier bijna een Olympische inspanning om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren.
Bij AFAS maken wij er een sport van om jaarlijks als één van de eerste bedrijven in Nederland ons jaarverslag te presenteren. Vier of vijf dagen nadat we einde van het boekjaar zijn gepasseerd, ligt het jaarverslag klaar. Gevolgd door de handtekening van de accountant eind januari, waarna het voor iedereen te downloaden is van onze website. Onmogelijk zegt u? Door optimale procesautomatisering produceert het systeem elke dag, elk uur of elke minuut automatisch alle gewenste informatie. De benodigde informatie is voor medewerkers realtime beschikbaar, niet alleen op het einde van het jaar. Het samenstellen van de jaarrekening is eigenlijk een druk op de knop. 'Het gevolg van', in plaats van een doel op zich. Het zorgt ervoor dat we als organisatie vanaf de start van het nieuwe jaar vooruit kunnen kijken in plaats van bezig te zijn met het verleden. Alleen zo kan iedereen ontspannen gebruik maken informatie. Het is elk moment van de dag beschikbaar. Niet alleen voor directie en aandeelhouders, maar voor iedereen.
Martijn Delahaye
Marketingmanager ERP