“Ruim twee jaar geleden kwam binnen onze organisatie de vraag op tafel of onze geautomatiseerde systemen nog wel in voldoende mate toekomstbestendig waren. We hadden te maken met een ICT-geschiedenis waarin losse componenten zijn aangekocht die op zich prima functioneerden, maar toch niet die integrale functionaliteit boden die we zouden wensen. De organisatie had primair behoefte aan versterking van de interne bedrijfsprocessen. En dan met name op het gebied van zaken als de ontsluiting van projectadministratie en -bewaking, productie en facturatie en de koppeling met het commerciële beheer van klantgegevens in het CRM-systeem. In de organisatie groeide het bewustzijn dat er iets moest gebeuren. Dan kun je twee kanten op: of je investeert in software waarmee je de best of breed pakketten aan elkaar knoopt, of je kiest voor een geïntegreerd ERP-systeem.
Wij betwijfelden sterk of het aan elkaar knopen van systemen voor ons de oplossing was. Het zou in ieder geval grote inspanningen gaan kosten en we vreesden bovendien dat er lacunes in onze informatiebehoeftes zouden ontstaan. Daar komt bij dat mijn persoonlijke overtuiging is dat de inzet van ICT voor een accountantskantoor absoluut van strategisch belang is. In mijn visie rust de bedrijfsvoering op twee cruciale pijlers: de professionals met hun vakkennis en vaardigheden aan de ene kant en ICT-systemen aan de andere kant. ICT is net als HR een strategische productiefactor, waarvan het belang in de toekomst alleen maar toeneemt. Dan is het misschien weinig verrassend dat we met ons bestuur kozen voor een geïntegreerd systeem.
“Het belang van ICT als strategische productiefactor neemt alleen maar toe”
Vervolgens hebben we een kernteam gevormd voor een marktoriëntatie. Uiteraard kennen we de belangrijkste leveranciers van ERP-systemen. Ze kunnen je stuk voor stuk zeer geavanceerde technologie bieden. Voor ons was en is het echter net zo belangrijk of deze aanbieders ervaring hebben in onze branche. Kennen ze onze werkprocessen en begrijpen ze wat we doen? Het prijsaspect telt natuurlijk ook mee, maar legt niet het grootste gewicht in de schaal. Je hebt het immers wel over de backbone van je organisatie.
Uiteindelijk kwamen we tot een shortlist met drie leveranciers. Elke leverancier heeft bij ons op kantoor een presentatie verzorgd, waarbij ze door een deel van onze partners en senior adviseurs zijn doorgezaagd over de belangrijkste functionaliteiten. Draagvlak onder onze praktijkmensen is uiteraard van cruciaal belang; zij moeten uiteindelijk met het systeem gaan werken. Daarnaast hebben we referenties nagetrokken en de mensen van ons kernteam hebben ieder in hun netwerk geïnformeerd naar ervaringen met de diverse leveranciers. Uiteindelijk viel eerst één leverancier af. De twee aanbieders die overbleven ontliepen elkaar qua functionaliteit niet zo heel veel. Wat vervolgens de doorslag gaf in onze keuze voor AFAS was een combinatie van kosten en branche-ervaring.
"Draagvlak onder onze praktijkmensen is uiteraard van cruciaal belang; zij moeten uiteindelijk met het systeem gaan werken."
Momenteel zijn we met een externe projectmanager druk bezig met de implementatie van het systeem. Ik voorzie geen onoverkomelijke problemen, maar soms lopen we wel tegen issues aan. Die lossen we op met de ERP-consultants van onze leverancier. Zij ondersteunen ons bovendien in de interne informatievoorziening over bijvoorbeeld nieuwe werkprocessen. Het is heel begrijpelijk dat medewerkers zich zorgen maken of bestaande functionaliteit in de toekomst nog wel beschikbaar is. Onze leverancier helpt ons uitleg te geven en informatie te verschaffen. Ze fungeren in dat opzicht echt als partner. Samen zijn we onderweg naar de daadwerkelijke ingebruikname van ons nieuwe ERP-systeem. Dat wordt echt een big bang situatie. Heel spannend natuurlijk, maar ik heb er het volste vertrouwen in.”