Geen outsourcing voor Alfa accountants dankzij Ricoh en AFAS

Ruim tachtig deelnemers waren getuige van de eerste AFAS partnersessie met Ricoh. Het doel van deze nieuwe evenementen is kennisdeling en kruisbestuiving tussen klanten van AFAS en klanten van de partners. Het seminar "Papierloos PROFITeren met Ricoh en AFAS" stond in het teken van besparen met digitale scan- en documentoplossingen.

Jules Plevier, partnermanager bij AFAS, verzorgde de aftrap en de introductie van Stephan Spies, directeur/eigenaar Dmansion. Dit Leusdense bedrijf heeft in 2007 gekozen voor de geïntegreerde ERP-software van AFAS. "Het digitaliseren en optimaliseren van de papierstroom, was een geleidelijk proces" aldus Spies. De gouden tips voor kleinere ondernemingen zijn wat Dmansion betreft: stap voor stap werken, na elke fase optimaliseren en tot slot digitalisering simpel houden.

Fou-Khan Tsang, directeur Alfa accountants en adviseurs, vertegenwoordigde de grote gedigitaliseerde onderneming. "Bij Alfa hadden we behoefte aan een dossiermanagementsysteem. Door de digitaliseringstap hebben we onze medewerkers kunnen ontzorgen, dé basis om je als accountant te kunnen richten op advisering." Een voorzichtige rekensom liet zien dat er bij Alfa veertig miljoen papieren documenten in omloop zijn. "Outsourcing was wat ons betreft geen optie, aan kwaliteit en locale wetgeving kleven veel nadelen. De efficiëntieslag ligt eerst bij jezelf" aldus Fouk. Voor Alfa waren de doelstellingen voor dit project duidelijk: plaats- en tijdonafhankelijk worden en loadbalancing per vestiging en over vestigingen heen mogelijk maken.

"Wat bespaart het nu?" Zo klonk een terechte vraag uit de zaal. "Tien procent van de panden was archiefruimte. Kostbare archiefsystemen zijn de afgelopen jaren niet meer aangeschaft. Ramen zijn nu teruggekomen in de archieven in de nieuwe panden. Deze ruimtes worden in de toekomst gebruikt als werkplekken. Minder zoeken zorgt direct voor meer werkplezier. Dat is op dit moment onze grootste besparing. Bij digitalisering is het twintig procent ICT, tachtig procent medewerkers instrueren en overtuigen. Digitalisering van documenten heeft echt de toekomst. De belastingdienst geeft nu al bij ons aan de voorkeur te hebben voor de digitale cliëntdossiers", zo zegt Fou-Khan Tsang.

Ricoh sloot af met een samenvatting van de besproken voordelen en toepassingen. Een succesvolle sessie, die naar verwachting een vervolg krijgt eind 2010.